Blog

Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

Enjeux de la gestion de portefeuille

La gestion de portefeuille de projets est liée à la stratégie de l’entreprise et donc à la sphère décisionnelle de l’organisation. Ses impacts opérationnels sont évidents et donnent tout son intérêt à la gestion de portefeuille de projets.

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.

Un portefeuille de projets bien équilibré devra présenter un niveau de risque en adéquation avec l’appétence au risque de votre organisation.

Pourquoi mettre en place une gestion de portefeuille de projets ?

Analyse de la gestion de portefeuille projet

La gestion de portefeuille de projets doit s’inscrire dans une stratégie afin de s’interroger sur les raisons de démarrer un projet, de le freiner ou de l’arrêter.

La gestion de portefeuille de projets répond à 4 questions fondamentales :

  • Alignement stratégique : est-ce que les programmes et projets du portefeuille sont en lien avec la stratégie de l’entreprise ?
  • Gestion des ressources : avez-vous les ressources nécessaires à la conduite de votre portefeuille de projets (ressources humaines, financières, matérielles) ?
  • Analyse des risques : est-ce que le niveau d’exposition aux risques de votre portefeuille de projets est acceptable ?
  • Arbitrage et décision : quels projets dois-je déprioriser et lesquels doivent être accélérés ?

Très rapidement, la gestion de portefeuille de projets vous permettra d’optimiser l’utilisation de vos ressources et de connaître la contribution de chacun des projets aux objectifs stratégiques. Vous serez capable de « tuer » les projets ou programmes à faible valeur ajoutée, ou encore d’éviter les projets redondants.

La gestion de portefeuille de projets vous donnera également un outil de communication pour diffuser la stratégie de l’entreprise à tous les niveaux de votre organisation.

Le portefeuille au service de votre stratégie

Les étapes de mise en place d’une gestion de portefeuille

Axelos dans sa méthodologie « Management of portfolio » décrit 5 principes dans la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets.  Prodecys, pour avoir accompagné plusieurs entreprises dans la mise en place de gestion de portefeuille de projets, atteste qu’il y a une forte corrélation entre le respect de ces principes et la robustesse de votre gestion de portefeuille :

  1. Engagement du top management: pour appuyer les arbitrages projets en ligne avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le processus d’arbitrage doit être transparent et connu des acteurs projets afin d’avoir une forte adhésion aux décisions prises. Nous rencontrons souvent des chefs de projets qui se sentent personnellement responsables d’un projet arrêté (« pourtant mon projet était dans les temps » ; « je respectais mon budget »).  Pensez-vous qu’une entreprise arrête un projet parce qu’il est mal conduit ou parce qu’il ne répond plus à sa stratégie ? Si vous avez un doute, demandez-vous si un projet stratégique mal mené serait arrêté ou confié à un chef de projet plus expérimenté ?
  2. Établir une gouvernance : votre gouvernance de gestion de portefeuille de projets est la structure qui va donner toute la légitimité aux arbitrages qui sortiront du groupe de portfolio management. Le processus décisionnel doit être partagé avec les acteurs projets : quels sont les organes décisionnels ? Quels critères sont considérés lors des arbitrages ? Quels sont les processus transverses qui doivent être suivis par toute l’organisation ? …
  3. En ligne avec la stratégie: une fois lancé un projet est soumis à de nombreux aléas et changements. Les changements majeurs doivent être validés au niveau du portefeuille de projets. Cette analyse permettra de réévaluer la rentabilité du projet et son bon alignement avec la stratégie (risques, ressources, délais, time to market …)
  4. Définir une structure de gestion de portefeuille: l’équipe de gestion de portefeuille de projets, ou la personne en charge, est une fonction à part entière. Elle est en charge de suivre les changements majeurs, de préparer les revues de portefeuilles stratégiques, de participer aux réunions de Stage & Gate (voir notre article qui explique ce qu’est le stage & gate), de préparer les dashboards, de s’assurer de la cohérence entre les processus, la stratégie et les livrables des projets.
  5. Changement de culture : ce fonctionnement est un changement de culture fort, il ne s’agit plus seulement de bien réaliser les projets « bien faire les projets », mais de « faire les bons projets ». Toutes l’organisation est orientée stratégie de l’entreprise, ce qui assure le succès des bons projets et l’engagement des équipes.

Les outils PMO

Les outils de la gestion de portefeuille de projets

Les entreprises souhaitent une plateforme commune pour la planification, la priorisation, l’évaluation et le suivi des projets. Elles souhaitent que ces applications soient collaboratives et remplacent les fichiers Excel de planification et d’analyse de projet.  Les plus importantes d’entre elles veulent intégrer ces outils PPM (Portfolio & Project Management) avec différentes sources de données, telles que les données financières issues de leur ERP. En contrepartie les systèmes deviennent moins flexibles et ne permettent plus d’avoir des planifications et replanifications sans conséquences sur les outils budgétaires. Pour y pallier, certains chefs de projets utilisent un outil indépendant pour la planification (Excel, Ms Project…), puis l’outil PPM centralisé pour y renseigner l’avancement du projet et les coûts.

Le succès des outils PPM au niveau de l’exécutif est étroitement lié à l’adoption de celui-ci par les décideurs. Un cercle vertueux va s’enclencher si l’adoption au niveau de l’organisation est bonne. Meilleures seront les données, plus les rapports seront précis et permettront de réaliser des arbitrages stratégiques. A contrario, si l’adoption est insuffisante, les données seront inexploitables et conduiront à une utilisation marginale de l’outil, voir à son abandon.

L’implémentation de ces solutions doit se faire en collaboration avec les éditeurs et des partenaires tels que Prodecys qui conjuguent une solide expérience outil PPM et PMO (Project Management Office). Seule cette condition vous permettra d’entrer dans ce cercle vertueux qui fera que votre solution deviendra un outil stratégique incontournable.

De nos jours la complexité des outils ne vous permet plus de se les approprier rapidement, et d’en effectuer la juste implémentation. Il vous faut faire converger les connaissances du métier, des experts PMO et des éditeurs PPM.

Chez Prodecys, tous nos consultants intervenant sur la gestion de portefeuille de projets sont certifiés MoP (Management of Portfolio) Foundation & Practitioner. Nous travaillons avec les meilleurs éditeurs d’outils PPM que nous avons sélectionnés pour la qualité de leurs outils mais également leur vision à long terme sur l’évolution des outils PPM.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question relative aux outils PPM et au fonctionnement des PMO.

 

Gestion des couts outils PPM - Prodecys

La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.
Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines et financières associées à ces activités.
Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.
En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Gérer les risques avec Planisware

Gérer les risques avec Planisware

Dans Planisware, les risques sont utilisés pour modéliser un potentiel coût supplémentaire ou un retard pouvant arriver dans un projet. Associé au processus de prise de décisions « Stage & Gate », cet outil permet de prendre des décisions éclairées.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
shema-analyse-de-maturite-de projets

Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service du projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.