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Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

Enjeux de la gestion de portefeuille

La gestion de portefeuille de projets est liée à la stratégie de l’entreprise et donc à la sphère décisionnelle de l’organisation. Ses impacts opérationnels sont évidents et donnent tout son intérêt à la gestion de portefeuille de projets.

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.

Un portefeuille de projets bien équilibré devra présenter un niveau de risque en adéquation avec l’appétence au risque de votre organisation.

Pourquoi mettre en place une gestion de portefeuille de projets ?

Analyse de la gestion de portefeuille projet

La gestion de portefeuille de projets doit s’inscrire dans une stratégie afin de s’interroger sur les raisons de démarrer un projet, de le freiner ou de l’arrêter.

La gestion de portefeuille de projets répond à 4 questions fondamentales :

  • Alignement stratégique : est-ce que les programmes et projets du portefeuille sont en lien avec la stratégie de l’entreprise ?
  • Gestion des ressources : avez-vous les ressources nécessaires à la conduite de votre portefeuille de projets (ressources humaines, financières, matérielles) ?
  • Analyse des risques : est-ce que le niveau d’exposition aux risques de votre portefeuille de projets est acceptable ?
  • Arbitrage et décision : quels projets dois-je déprioriser et lesquels doivent être accélérés ?

Très rapidement, la gestion de portefeuille de projets vous permettra d’optimiser l’utilisation de vos ressources et de connaître la contribution de chacun des projets aux objectifs stratégiques. Vous serez capable de « tuer » les projets ou programmes à faible valeur ajoutée, ou encore d’éviter les projets redondants.

La gestion de portefeuille de projets vous donnera également un outil de communication pour diffuser la stratégie de l’entreprise à tous les niveaux de votre organisation.

Gestion de portefeuille de projets

Les étapes de mise en place d’une gestion de portefeuille

Axelos dans sa méthodologie « Management of portfolio » décrit 5 principes dans la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets.  Prodecys, pour avoir accompagné plusieurs entreprises dans la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets, atteste qu’il y a une forte corrélation entre le respect de ces principes et la robustesse de votre gestion de portefeuille :

  1. Engagement du top management: pour appuyer les arbitrages projets en ligne avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le processus d’arbitrage doit être transparent et connu des acteurs projets afin d’avoir une forte adhésion aux décisions prises. Nous rencontrons souvent des chefs de projets qui se sentent personnellement responsables d’un projet arrêté (« pourtant mon projet était dans les temps » ; « je respectais mon budget »).  Pensez-vous qu’une entreprise arrête un projet parce qu’il est mal conduit ou parce qu’il ne répond plus à sa stratégie ? Si vous avez un doute, demandez-vous si un projet stratégique mal mené serait arrêté ou confié à un chef de projet plus expérimenté ?
  2. Établir une gouvernance : votre gouvernance de gestion de portefeuille de projets est la structure qui va donner toute la légitimité aux arbitrages qui sortiront du groupe de portfolio management. Le processus décisionnel doit être partagé avec les acteurs projets : quels sont les organes décisionnels ? Quels critères sont considérés lors des arbitrages ? Quels sont les processus transverses qui doivent être suivis par toute l’organisation ? …
  3. En ligne avec la stratégie: une fois lancé un projet est soumis à de nombreux aléas et changements. Les changements majeurs doivent être validés au niveau du portefeuille de projets. Cette analyse permettra de réévaluer la rentabilité du projet et son bon alignement avec la stratégie (risques, ressources, délais, time to market …)
  4. Définir une structure de gestion de portefeuille: l’équipe de gestion de portefeuille de projets, ou la personne en charge, est une fonction à part entière. Elle est en charge de suivre les changements majeurs, de préparer les revues de portefeuilles stratégiques, de participer aux réunions de Stage & Gate (voir notre article qui explique ce qu’est le stage & gate), de préparer les dashboards, de s’assurer de la cohérence entre les processus, la stratégie et les livrables des projets.
  5. Changement de culture : ce fonctionnement est un changement de culture fort, il ne s’agit plus seulement de bien réaliser les projets « bien faire les projets », mais de « faire les bons projets ». Toutes l’organisation est orientée stratégie de l’entreprise, ce qui assure le succès des bons projets et l’engagement des équipes.

Les outils PMO

gestion de portefeuille de projets

Les entreprises souhaitent une plateforme commune pour la planification, la priorisation, l’évaluation et le suivi des projets. Elles souhaitent que ces applications soient collaboratives et remplacent les fichiers Excel de planification et d’analyse de projet.  Les plus importantes d’entre elles veulent intégrer ces outils PPM (Portfolio & Project Management) avec différentes sources de données, telles que les données financières issues de leur ERP. En contrepartie les systèmes deviennent moins flexibles et ne permettent plus d’avoir des planifications et replanifications sans conséquences sur les outils budgétaires. Pour y pallier, certains chefs de projets utilisent un outil indépendant pour la planification (Excel, Ms Project…), puis l’outil PPM centralisé pour y renseigner l’avancement du projet et les coûts.

Le succès des outils PPM au niveau de l’exécutif est étroitement lié à l’adoption de celui-ci par les décideurs. Un cercle vertueux va s’enclencher si l’adoption au niveau de l’organisation est bonne. Meilleures seront les données, plus les rapports seront précis et permettront de réaliser des arbitrages stratégiques. A contrario, si l’adoption est insuffisante, les données seront inexploitables et conduiront à une utilisation marginale de l’outil, voir à son abandon.

L’implémentation de ces solutions doit se faire en collaboration avec les éditeurs et des partenaires tels que Prodecys qui conjuguent une solide expérience outil PPM et PMO (Project Management Office). Seule cette condition vous permettra d’entrer dans ce cercle vertueux qui fera que votre solution deviendra un outil stratégique incontournable.

De nos jours la complexité des outils ne vous permet plus de se les approprier rapidement, et d’en effectuer la juste implémentation. Il vous faut faire converger les connaissances du métier, des experts PMO et des éditeurs PPM.

Chez Prodecys, tous nos consultants intervenant sur la gestion de portefeuille de projets sont certifiés MoP (Management of Portfolio) Foundation & Practitioner. Nous travaillons avec les meilleurs éditeurs d’outils PPM que nous avons sélectionnés pour la qualité de leurs outils mais également leur vision à long terme sur l’évolution des outils PPM.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question relative aux outils PPM et au fonctionnement des PMO.

 

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