Choisir un outil de gestion de projet

Entre les outils et les méthodes de gestion de projet il y a de quoi s’y perdre !  Cet article va vous aider à prendre connaissance des concepts que vous rencontrerez très souvent en gestion de projet et sur lesquels Prodecys a bâti son expertise pour vous accompagner.

Les méthodes Agile

Elles mettent en avant la collaboration, la flexibilité et la réactivité des équipes afin qu’elles puissent immédiatement s’adapter aux besoins du client.

Dans le manifeste Agile on retrouve plusieurs méthodes qui ont en commun :

4 valeurs :

• L’interaction des individus au détriment des processus et des outils.
• Un logiciel de gestion de projet adapté (Sciforma, Planisware, MSProject).
• La collaboration avec les clients.
• S’adapter au changement aux dépens du plan.

12 principes :

• La satisfaction client.
• Accepter les changements de dernière minute.
• Fournir un logiciel opérationnel sur des cycles (de préférence) courts.
• La collaboration permanente des acteurs tout au long du projet.
• Confier le ou les projets à des personnes motivées.
• Le dialogue en face à face est plus efficace.
• Le logiciel de gestion de projet va être un repère dans le temps pour situer l’avancement du projet.
• Un rythme de conduite du projet régulier.
• Une rigueur dans la technique et la création.
• Faire simple.
• Responsabiliser les équipes.
• Être plus efficace en adaptant les processus à intervalles réguliers.

Dans leur fonctionnement, les méthodes Agiles reposent sur la collaboration et la flexibilité des équipes qui devront s’adapter régulièrement à des évolutions dans leur plan du projet. Les acteurs du projet devront établir une relation favorable avec le client de façon à être réactifs face aux changements et aux imprévus.

Le diagramme de GANTT

C’est l’outil qui va vous permettre de représenter graphiquement les tâches de votre projet, leur enchaînement et les durées. Le graphique du Gantt se compose de 2 éléments : la colonne de gauche liste toutes les tâches du projet et l’axe horizontal avec l’unité de temps qui correspond à votre projet (jour, mois, semaine…).

Les composantes du diagramme sont les suivantes :

• Les tâches qui sont représentées par un rectangle horizontal sa longueur va dépendre de sa durée en y indiquant la date de début et la date de fin.
• Les jalons, symbolisés par des losanges qui se traduisent par une étape, un événement (exemple : signature d’un contrat).
• Les liensde dépendances vont indiquer les tâches qui sont dépendantes : l’une ne pouvant être réalisée que si la précédente a été accomplie par exemple, ou deux taches devant commencer ou terminer en même temps.

Cet outil va vous apporter une visibilité sur les différentes tâches qui composent votre projet, les dates de début et fin de chaque tâche et leur durée, les tâches interdépendantes et la date de début et de fin du projet.

La méthode Kanban

Le Kanban permet une représentation visuelle de l’avancement du flux de travail et une meilleure gestion des tâches dans une équipe.

Kanban, en japonais signifie étiquette. Une étiquette représente une tâche à réaliser qui est positionnée dans un tableau sur une colonne va dépendre de son avancement (par exemple « à faire », « en cours », « à tester » « terminées »).

Ainsi, chaque membre de l’équipe sait ce qu’il a à faire et partage avec les autres membres son état d’avancement, sa réussite ou pas et les problématiques rencontrées.

La méthode PERT : Program Evaluation and Review Technic

Cette méthode, qu’il ne faut pas confondre avec le diagramme de GANTT, vise à gérer les composants d’un projet sous forme de graphique en un réseau de tâches qui va mener à atteindre les objectifs du projet.

Comme pour le GANTT, vous devez au préalable découper le projet en tâches et estimer leur durée.

Le réseau PERT se compose de 3 éléments :

• Les tâches représentées par des flèches correspondant à un code et une durée.
• Les étapes qui sont le début et la fin des tâches. Sauf les étapes initiales et finales car chaque étape de fin est le début de la tâche suivante. Les étapes sont numérotées et représentées par un cercle.
• Les tâches fictives représentées par des flèches en pointillés qui représentent les contraintes d’enchaînement entre les étapes.

L’objectif de la méthode PERT est d’identifier le chemin critique qui représente l’ensemble des tâches qui font la durée minimale du projet. Ce sont les tâches ou le chef de projet doit porter toute son attention.

La méthode Prince 2

C’est un processus d’approche qui met l’accent sur l’organisation et le contrôle du projet.

Chaque phase est soigneusement planifiée et les étapes sont structurées

La méthode Prince 2 repose sur 7 thèmes :

1. Business Case : terminologies (output, résultat, bénéfice…), plan de revue des bénéfices, objectifs du Business Case.
2. Organisation : enjeux, structure de management projet, parties prenantes, enjeux d’une stratégie de communication.
3. Qualité : enjeux du thème, rôles de l’équipe revue qualité, technique de revue qualité, différences entre assurance qualité et assurance projet, entre attentes client et critères d’acceptation, description du produit du projet, description produit, registre qualité, stratégie de management qualité.
4. Plans : enjeux, planning basé sur le produit, plan projet, plans d’une séquence, plans d’équipe, plan d’exception.
5. Risque : terminologies (risque, menace et opportunité), types de réponse, procédure de gestion des risques, budget risque, cause, évènement et effet d’un risque, registre des risques, tolérance au risque.
6. Changement : enjeux, gestion des configurations, budget changement, rapport des incidents, registre des incidents, contrôle du changement, procédure.
7. Progression : enjeux, les 4 niveaux de management et reporting, contrôles basés sur les événements et le temps, séquence de management vs séquence technique, facteurs d’identification des séquences de management, tolérance/exception, journal projet, retours d’expérience, rapport de fin de séquence et de fin de projet.

Concrètement, cette méthode est faite pour garantir la livraison du projet dans les temps impartis, respecter le budget alloué et gérer au mieux les risques.

Vous avez aussi la possibilité de passer la certification Prince 2.

Les objectifs SMART

Avant de lancer le projet, vous allez obligatoirement définir ses objectifs. Les objectifs SMART sont là pour vous aider à les définir.

Afin que vos objectifs soient :

Spécifique : l’objectif doit être clairement défini et précis.

Mesurable : l’objectif doit pouvoir être quantifiable.

Atteignable : l’objectif doit pouvoir être atteint selon les moyens mis à disposition.

Réalisable : l’objectif est-il rentable ? Que va-t-il nous apporter ?

Temporellement défini : l’objectif doit pouvoir être atteint en un temps défini.

La méthode Waterfall

La méthode Waterfall (ou cascade) consiste à suivre une succession d’étapes, chaque étape menant à la suivante sans retour en arrière.

Ce modèle suit une série de six étapes :

• Exigences : les besoins du client sont identifiés au démarrage du projet, afin de planifier les étapes suivantes sans l’implication du client jusqu’à sa livraison.
• Analyse : les exigences sont analysées afin d’établir un cahier des charges fonctionnel.
• Conception : planifier les étapes nécessaires à la réalisation du projet.
• Mise en œuvre : réalisation du projet en suivant les besoins du client.
• Validation : on test le projet de sorte qu’ils correspondent aux exigences du client.
• Mise en service : le projet est mis en œuvre.

La méthode Waterfall est simple et logique, son organisation stricte facilite la détermination du budget, du temps et du travail requis pour le projet. Il s’agit d’une méthode séquentielle logique pour créer le meilleur produit final.

Il n’y a pas d’interaction avec le client, il recevra son projet une fois terminé.

En revanche, il est très complexe de prendre en compte les changements qui auront un impact sur toutes les phases en cours et à venir du projet, mais aussi sur les phases déjà validées, ce qui engendrera des retards et des coûts supplémentaires.

Par conséquent, il est préférable de l’utiliser lorsque le projet a une vision claire dès le début et que le client n’a pas la flexibilité de modifier la portée du projet une fois qu’il est lancé.

Dernier petit conseil, vous pouvez tester ces méthodes pendant un certain temps afin de trouver celle qui vous correspond le mieux selon le type de projets que vous devez mener.

Les équipes de Prodecys espèrent que cet article vous sera utile dans votre gestion projet. Nous pouvons aussi vous aider à optimiser vos méthodes avec nos formations