L’Etablissement d’assurance contre l’incendie et les éléments naturels du Canton de Vaud (ECA – Canton de Vaud) est en charge de la sécurité contre l’incendie et les dangers naturels pour le Canton de Vaud, en Suisse. En déployant une stratégie de gestion intégrale du risque, il prend simultanément en charge la prévention des sinistres et la protection des personnes et des biens, l’organisation et l’intervention des services de défense incendie et de secours et la couverture d’assurance des biens immobiliers et mobiliers, garantissant une solidarité étendue, quel que soit le niveau d’exposition aux risques.
Améliorer la gestion de projet : optimiser et faire adopter
L’outil de gestion de projet Sciforma est utilisé depuis 2020 à l’ECA, mais son utilisation reste encore hétérogène. Il y a donc un besoin de conseils pratiques quant à la bonne utilisation de l’outil et la nécessité d’avoir une perspective avec l’élaboration d’une feuille de route pour l’évolution de Sciforma au sein de l’entreprise.
Nous avons donc défini ensemble 3 objectifs :
- Améliorer la qualité des données des projets dans Sciforma.
- Mettre en place des fonctionnalités permettant de faciliter son adoption.
- Accompagner les chefs de projet dans l’utilisation de Sciforma.
Mettre en place la gestion de projet dans Sciforma
Pour répondre à ces objectifs, nous avons choisi de diviser l’accompagnement en 2 phases :
- Une première phase d’adaptation de l’outil.
- Une deuxième phase de formation des équipes, une fois l’outil répondant aux attente.
1. Paramétrer Sciforma aux attentes des utilisateurs
Identifier les données des projets nécessaires au PMO
Identifier les attentes du PMO envers les chefs de projets, pour pouvoir consolider celles-ci au niveau des portefeuilles de projets, était l’élément essentiel. Cela consiste à définir les activités minimales qui doivent être conduites dans Sciforma, par les chefs de projet pour avoir des rapports robustes. Nous avons listé avec Nolwen, en charge du portefeuille de projets les types de données à récupérer pour obtenir des rapports cohérents afin de définir le niveau d’information minimal requis.
Echanger avec les chefs de projets sur leur utilisation de Sciforma
Afin que chacun y trouve son intérêt, la prise en compte de la perception de l’outil par les chefs de projet était un aspect crucial. L’utilisation de Sciforma étant hétérogène entre les chefs de projet, il fallait comprendre ce qui les freinaient pour l’utiliser davantage.
En faisant converger les besoins du PMO et des chefs de projet, nous avons pu créer des « user stories » pour adapter l’outil à certaines problématiques rencontrées par les chefs de projets. Dès le paramétrage de l’outil aligné avec les exigences de tous les utilisateurs, nous avons élaboré une formation sur mesure pour favoriser les bonnes pratiques.
2. Formation des utilisateurs sur l’outil Sciforma
Une formation sur mesure mélangeant standard et paramétrage spécifique a été réalisée avec tous les chefs de projets, l’administrateur et le PMO. Pour mieux accompagner les chefs de projet aux nouveaux processus, un coaching individuel leur a été proposé. Chaque chef de projet est venu avec ses problématiques pour obtenir un support à la mise en place des projets dans Sciforma. Ensemble, nous les avons accompagnés pour prendre en main leurs projets et les aligner sur les exigences initialement définies.
Les bénéfices
Travailler sur les processus de gestion de projet est la meilleure façon de faire adopter l’outil aux contributeurs des projets. Sans processus de gestion de projet clairs et partagés, les contributeurs aux projets ne parviennent pas à mettre en perspective leurs actions à réaliser et les impacts sur le pilotage des autres acteurs. Par exemple, le travail de mise à jour des équipiers projet impactent le travail des chefs de projet et ces derniers impactent le PMO. C’est à partir des processus que l’on a pu définir la bonne utilisation de Sciforma et mettre en exergue ses bénéfices pour les contributeurs projet.
Être à l’écoute des utilisateurs est indispensable pour favoriser l’adoption de l’outil. Parfois, les freins peuvent être liés à une mauvaise compréhension des attentes ou à une méconnaissance de l’outil, mais également à quelques ajustements à réaliser pour faciliter la vie des utilisateurs.
![](https://www.prodecys.com/wp-content/uploads/2023/12/LinkedIn.png")
