La réalisation d’un projet repose aussi sur la qualité de la collaboration entre les différentes parties prenantes impliquées. La capacité à travailler en équipe est un élément de succès. La collaboration créer une synergie qui capitalise sur les compétences complémentaires de chacun, c’est aussi le moteur essentiel de l’innovation et de la productivité.
Mais, une collaboration réussie ne se fait pas au hasard. Cela demande une préparation et une compréhension des besoins du projet ainsi que des dynamiques d’équipe.
La préparation avant le démarrage d’un projet revêt une importance cruciale, car elle établit les fondations nécessaires à la réussite de la collaboration. Cette phase initiale ne se limite pas à la planification logistique ; elle représente un investissement stratégique dans la création d’un environnement propice à l’efficacité, à la créativité et à la résolution efficace des défis.
Sommaire
Comprendre les besoins du projet
Comprendre les objectifs et les exigences du projet, va permettre de comprendre la trajectoire du projet et de s’assurer que toutes les parties prenantes partagent cette vision commune. La compréhension partagée réduit les malentendus et renforce la confiance au sein de l’équipe.
Ensuite, identifier les parties prenantes va permettre d’avoir une vision de l’écosystème du projet et définir leur rôle va permettre à l’équipe de comprendre l’implication de chacun et leurs tâches :
Cartographier les parties prenantes : établir une cartographie complète des parties prenantes du projet, en identifiant les individus, les groupes ou les entités externes qui seront affectés par le projet. Cette cartographie offre une vision holistique de l’écosystème du projet.
Définir les rôles spécifiques : pour chaque partie prenante identifiée, définir ses responsabilités et son rôle dans le projet.
Promouvoir la collaboration interfonctionnelle : en définissant des interfaces entre les différents rôles, nous allons favoriser la synergie entre les membres de l’équipe et minimiser les risques de chevauchement ou de lacunes dans les responsabilités.
Impliquer activement les parties prenantes : les parties prenantes doivent être engagées dès le début du projet pour obtenir leurs perceptions, clarifier leurs attentes et garantir leur adhésion aux objectifs. Une communication dès cette étape renforce l’alignement global et la motivation de l’équipe.
Établir des canaux de communication : la mise en place de canaux de communication assure une circulation fluide de l’information entre les différentes parties prenantes : réunion d’équipe, comité de pilotage, réunion avec l’équipe projet, etc.
La compréhension partagée des objectifs, des exigences du projet et l’identification des parties prenantes va favoriser l’exécution fluide du projet, pour la contribution de chacun.
Le plan de communication projet
La gestion de la communication assure la satisfaction des besoins en information du projet et des parties prenantes. Le plan de communication projet est la stratégie de communication : planifier la communication, créer, distribuer et partager les éléments de communication pour la maitriser.
Les différentes communications répondent à des objectifs différents :
Faire adhérer au projet
Informer sur l’avancement
Obtenir une prise de décision
Alerter sur un problème
Conduire le changement
Obtenir davantage de ressources
La connaissance des interlocuteurs va jouer sur les informations à communiquer :
La direction générale : avancement, risques et obstacles.
Les instances de pilotage : avancement, points à arbitrer, livrables réalisés, mesures correctives à mettre en place.
L’équipe projet : actions à venir, sujets pour donner de la visibilité et faire avancer le projet.
Les managers : utilisation des ressources, visibilité sur la charge à venir.
Le contrôleur de gestion : consommation budgétaire.
Le plan de communication garantit la transmission de l’information, pour collaborer et coordonner les membres.
Evaluer les performances
L’évaluation consolide la culture collaborative. Évaluer la performance de l’équipe permet de mesurer les progrès réalisés, mais également d’identifier les forces et les axes d’amélioration. Cette évaluation régulière contribue à maintenir un niveau de qualité du projet et favorise l’atteinte des objectifs fixés. Pour cela, vous pouvez mettre en place :
Des indicateurs de performance (KPIs) : en lien avec les objectifs du projet, cela peut être le respect des délais, le montant déjà dépensé pour le projet, le taux de participation aux réunions, etc.
Des réunions : comme le visual management par exemple, pour suivre le respect des livrables, identifier des problèmes et mettre à jour les KPIs.
Des retours de l’équipe : planifier des sessions de feedback, pour mesurer la performance à des points critiques ou pour ajuster les stratégies au besoin.
L’évaluation des performances, s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Cela favorise la transparence, stimule la responsabilité individuelle et collective et renforce la capacité de l’équipe à évoluer tout au long du projet.
Selon ce qu’on veut partager le choix de l’outil sera différent et chaque outil répond à des besoins spécifiques :
Suivre le projet : pour la gestion de projet, les outils PPM (Project and Portfolio Management), offrent une vue centralisée sur les portefeuilles, projets, coûts, ressources, risques, etc.
Partager des documents : les packages collaboratifs comme Office 365 ou GSuite sont parfaits pour stocker des documents, les partager et les modifier.
Communiquer : pour chatter ou faire des visioconférences, des outils comme Teams ou Slack sont des plateformes de messageries instantanée pour une communication rapide.
Regrouper des données : pour la visualisation et l’analyse de données, les outils comme Power BI, Qlik, Tableau ou encore Looker sont incontournables. Vous retrouvez des fonctionnalités avancées de regroupement, d’analyse et de présentation des données, pour faciliter votre prise de décision.
La réussite d’un projet, c’est aussi la collaboration et cela se prévoit avant le démarrage ! La collaboration entre les parties prenantes est la clé du succès du projet, en créant une synergie et en capitalisant sur les compétences complémentaires de chacun.
Mais, une collaboration réussie ne s’improvise pas. C’est pour cela, qu’ilfaut la préparer et c’est un investissement pour bien comprendre les besoins, créer le plan de communication, évaluer les performances et choisir les outils de collaboration.
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La réalisation d’un projet repose aussi sur la qualité de la collaboration entre les différentes parties prenantes impliquées. La capacité à travailler en équipe est un élément de succès. La collaboration créer une synergie qui capitalise sur les compétences complémentaires de chacun, c’est aussi le moteur essentiel de l’innovation et de la productivité.
Mais, une collaboration réussie ne se fait pas au hasard. Cela demande une préparation et une compréhension des besoins du projet ainsi que des dynamiques d’équipe.
La préparation avant le démarrage d’un projet revêt une importance cruciale, car elle établit les fondations nécessaires à la réussite de la collaboration. Cette phase initiale ne se limite pas à la planification logistique ; elle représente un investissement stratégique dans la création d’un environnement propice à l’efficacité, à la créativité et à la résolution efficace des défis.
Sommaire
Comprendre les besoins du projet
Comprendre les objectifs et les exigences du projet, va permettre de comprendre la trajectoire du projet et de s’assurer que toutes les parties prenantes partagent cette vision commune. La compréhension partagée réduit les malentendus et renforce la confiance au sein de l’équipe.
Ensuite, identifier les parties prenantes va permettre d’avoir une vision de l’écosystème du projet et définir leur rôle va permettre à l’équipe de comprendre l’implication de chacun et leurs tâches :
La compréhension partagée des objectifs, des exigences du projet et l’identification des parties prenantes va favoriser l’exécution fluide du projet, pour la contribution de chacun.
Le plan de communication projet
La gestion de la communication assure la satisfaction des besoins en information du projet et des parties prenantes. Le plan de communication projet est la stratégie de communication : planifier la communication, créer, distribuer et partager les éléments de communication pour la maitriser.
Les différentes communications répondent à des objectifs différents :
La connaissance des interlocuteurs va jouer sur les informations à communiquer :
Le plan de communication garantit la transmission de l’information, pour collaborer et coordonner les membres.
Evaluer les performances
L’évaluation consolide la culture collaborative. Évaluer la performance de l’équipe permet de mesurer les progrès réalisés, mais également d’identifier les forces et les axes d’amélioration. Cette évaluation régulière contribue à maintenir un niveau de qualité du projet et favorise l’atteinte des objectifs fixés. Pour cela, vous pouvez mettre en place :
L’évaluation des performances, s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Cela favorise la transparence, stimule la responsabilité individuelle et collective et renforce la capacité de l’équipe à évoluer tout au long du projet.
Choisir les outils de collaboration
Selon ce qu’on veut partager le choix de l’outil sera différent et chaque outil répond à des besoins spécifiques :
En fonction de vos exigences projet, vous n’aurez peut-être pas besoin de tous ces outils. Attention à bien faire une analyse de vos besoins pour sélectionner le bon outil.
La réussite d’un projet, c’est aussi la collaboration et cela se prévoit avant le démarrage ! La collaboration entre les parties prenantes est la clé du succès du projet, en créant une synergie et en capitalisant sur les compétences complémentaires de chacun.
Mais, une collaboration réussie ne s’improvise pas. C’est pour cela, qu’il faut la préparer et c’est un investissement pour bien comprendre les besoins, créer le plan de communication, évaluer les performances et choisir les outils de collaboration.
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