Blog

Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

Externaliser gestion de projet - Prodecys

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.

 

Internalisation ou externalisation de la conduite de projet ?

Le choix d’internalisation ou d’externalisation d’une activité est stratégique pour une entreprise. Il est primordial avant de pouvoir choisir un prestataire de bien connaître le périmètre de la mission qui sera confiée en sous-traitance.
Une fois la mission définie il faudra choisir de confier tout ou partie de la mission.
Le choix d’internaliser ou d’externaliser la conduite de vos projets répond tout d’abord à 2 questions :
• Ai-je les compétences disponibles en interne ?
• Suis-je prêt à intégrer ces compétences au cœur de mon organisation ?
Si vous répondez non à ces 2 questions, le choix d’un prestataire extérieur s’impose à vous.
Un des freins que vous allez rencontrer est la réticence à externaliser votre fonction de chef de projet. Vous vous verrez souvent opposer la question « Mais pourquoi externaliser votre chef de projet ? ». Il y a des idées reçues qui ont la vie dure, et externaliser la fonction chef de projet peut faire craindre la perte de contrôle sur ses projets.
N’oublions pas que le chef de projet est avant tout un facilitateur pour faire travailler vos équipes ensemble et consolider les informations pour vous donner toute la visibilité nécessaire sur l’avancement du projet (risques, délais, budget …).
Bien trop souvent l’externalisation est envisagée au moment où le projet dérape et n’est plus contrôlé. Le fait d’évaluer en amont sa capacité à internaliser ou pas ces activités permettra de s’économiser bien des soucis, du temps et du budget !

 

Comment recourir à l'externalisation de projet ?

Consultant gestion de projet - Prodecys

 

Ça y est c’est décidé, vous allez externaliser votre suivi de projet !

Mais comment procéder ?
Le marché de l’externalisation offre pléthore de services, il va falloir identifier ceux bien dimensionnés à vos besoins.
La façon de conduire l’externalisation de vos activités dépendra de la raison pour laquelle vous envisagez cette sous-traitance :

 

1. Pour gagner du temps : vous avez l’expertise pour pouvoir superviser, mais pas les ressources à mobiliser sur ces activités. Vous allez donc opter pour un chef de projet en externe qui documentera les activités et vous fera un reporting de suivi (maintien de planning, suivi de budget …). cf. nos solutions de « Planification externalisée »)

2. Parce que vous n’avez pas les compétences en interne (ou pas disponibles) : dans ce cas vous cherchez un expert avec lequel vous devez mettre en place une relation de confiance. Il pilotera aussi bien la gestion administrative qu’opérationnelle de vos projets. On parle de délocalisation de la fonction « chef de projet » cf. nos solutions AMOA/Gestion de projet externalisée )

Ce choix va définir le niveau de service et d’expertise sur lequel vous souhaitez vous appuyer pour vous aider dans l’atteinte des objectifs de votre projet.

 

 

Comment réussir son projet d'externalisation de projet ?

Vous avez cherché sur Internet des sociétés de gestion de projet, ou faisant de l’AMOA et vous avez des dizaines de sites qui vous sont proposés. Au bout du 3ème site vous ne savez déjà plus quelle est la différence avec le premier …

Vous ne savez pas comment mener un projet d’externalisation de projet ? Et internet ne va pas vous aider beaucoup sur ce coup.

La société à sélectionner : Tout d’abord il va falloir que vous vous assuriez du niveau d’expertise de la société que vous allez contacter, et également des consultants qui interviennent sur les missions. Bien souvent, dans le doute, il est tentant de sélectionner une société ayant pignon sur rue qui vous fera un prix très compétitif avec un catalogue de consultants long comme le bras.

Mais attention, cela n’est pas signe d’expertise, exigez des profils ayant déjà eu une expérience autre que consultant. La confrontation au terrain de l’entreprise, les réticences aux changements, les intérêts « politiques » de chacun dans l’entreprise sont des éléments qui s’apprennent avec l’expérience au cœur des organisations.

 

Les certifications, un critère d’engagement qualité des consultants : Revalorisez dans vos critères de sélection le positionnement des certifications en gestion de projet, PMI®, Prince2®, Agile®…, souvent décriées par les commerciaux comme faisant des consultants rigides, arcboutés sur une méthodologie, cela pour mieux dissimuler le refus de leur société à investir sur l’expertise de leurs chefs de projet.

Ils sont le gage d’un certain niveau d’expérience, et même la garantie d’heures de conduite de projet pour des certifications comme le PMI®. Chez Prodecys, nous avons opté pour que tous nos consultants soient certifiés sur plusieurs référentiels afin de leur assurer la plus grande culture projet et leur permettre de s’adapter à toutes les situations.

 

Leader plutôt qu’un expert du métier : Ne vous laissez pas enfermer par votre secteur d’activité, la gestion de projet a quelque chose d’universelle, dans le sens où quelle que soit l’activité, la connaissance du métier n’est pas discriminante pour la bonne conduite d’un projet. L’organisation des projets pour tous les métiers a pour vocation de mettre en place une organisation des équipes pour atteindre les objectifs, respecter les coûts et répondre aux besoins du client. Il vous faudra avant tout un bon Leadership, et cela est d’autant plus vrai que le consultant arrivera vierge de notoriété dans votre entreprise.

 

L’externalisation de la gestion de projet, tout à y gagner !

La construction d’une relation de confiance sur le moyen long terme permet de mettre en place un partenariat gagnant / gagnant, où les compétences seront adaptées tout au long du projet en fonction de la vie de celui-ci.
Ce partenariat permet également d’améliorer votre réactivité avec des ressources dédiées pour vous accompagner.
Prodecys vous propose des solutions innovantes dans ce domaine. Notre structure à taille humaine nous permet à tout moment de mobiliser l’expertise nécessaire pour répondre à un besoin ponctuel sur un projet. Nos consultants, tous certifiés, viennent du monde de l’Industrie et sont toujours en lien avec les équipes de Prodecys pour produire ensemble le meilleur pour vous.

Nous pouvons vous aider et simplement répondre à vos questions en nous contactant directement ou sur notre groupe privé LinkedIn « Project Management – Le club »

Choisir Son Outil de gestion de projet -Prodecys

Bien choisir son outil PPM

« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »
Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil PPM pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.
Logo Hermes

La méthode Hermès

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion des couts outils PPM - Prodecys

La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.
Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines et financières associées à ces activités.
Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.
En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Gérer les risques avec Planisware

Gérer les risques avec Planisware

Dans Planisware, les risques sont utilisés pour modéliser un potentiel coût supplémentaire ou un retard pouvant arriver dans un projet. Associé au processus de prise de décisions « Stage & Gate », cet outil permet de prendre des décisions éclairées.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Enjeux de la gestion de portefeuille

Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.
Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
shema-analyse-de-maturite-de projets

Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service du projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.