Qu'est-ce que la planification projet ?

La planification d’un projet est une étape clé et incontournable pour réussir son projet.

La planification consiste donc à déterminer et à ordonnancer les tâches de notre projet étape par étape. Il s’agit d’identifier les tâches à réaliser, puis de les hiérarchiser en définissant leur durée et leur échéance tout en leur attribuant des ressources. Cela revient donc à établir le calendrier du projet afin d’y voir plus clair.

La planification va également nous servir à anticiper certains risques en priorisant certaines tâches.

Cette planification permet de gérer de façon optimale le projet afin d’atteindre les objectifs en termes de délais, de coûts, de ressources et de maximiser les bénéfices apportés par le projet.

Quels sont les objectifs de la planification ?

La planification d’un projet vise à atteindre plusieurs objectifs qui peuvent varier en fonction de la nature et de la complexité du projet. Parmi ces objectifs du planning nous pouvons citer :

• Identifier les dates clés des différents livrables du projet (intermédiaires et finaux), ainsi que les jalons qui marquent une étape importante pour le projet.
• Estimer les besoins en ressources et identifier les périodes critiques en termes de capacité à faire.
• Créer un calendrier des activités à réaliser en identifiant les dépendances entre les différentes tâches du projet.
• Communiquer et coordonner efficacement les activités entre les différents participants.
• Faciliter le suivi et le contrôle des écarts liés aux retards ou aux changements sur le projet (prise de références).

Qu’est-ce qu’une tâche ?

La tâche d’un projet représente une seule et même unité de travail, soit une action à accomplir. Cette action permet d’obtenir un livrable. Cette tâche aura une date au plus tôt (date à laquelle l’activité pourra démarrer) ainsi qu’une date de fin (date à laquelle l’activité devra se terminer au plus tard) afin de ne pas prendre de retard sur le projet.

La planification d’une tache peut être plus ou moins complexe.

• Méthodes de planification : on peut trouver des tâches dites « au plus tôt », « au plus tard », « Hamac »
• Les dépendances : il s’agit des liens qui existent entre les tâches par exemple « fin – début » indique que pour démarrer la tache suivante, il faut avoir terminé la précédente, « début – début », « fin – fin » …
• Notion de « lag » et de « lead » : une dépendance pouvant être anticipée (lead) ou au contraire avec un délai (lag). Par exemple une tâche « fin -début » avec un lag de 3 jours signifie qu’il faudra attendre de terminer la tâche précédente + 3 jours pour démarrer la tâche suivante.
• Les contraintes de date : les dates sur les tâches sont calculées par le réseau de dépendance mis en place, mais il est possible d’y appliquer des contraintes pour imposer des limites. Par exemple « ne pas démarrer avant le », ou « doit démarrer le », ou encore « doit se terminer le » cela va impliquer des contraintes fortes sur la planification des tâches.

Bien planifier vos tâches permettra à votre planning d’être dynamique et mesurer l’impact de tout changement sur votre projet.

Comment définir les jalons « Gates » ?

Les « gates » d’un projet, également connus sous le nom de jalons ou points de décision, sont des points clés dans le calendrier du projet pour déterminer si le projet peut passer à l’étape suivante. Ces points de décision servent à évaluer la performance du projet et à prendre des décisions quant à la suite du projet.

Pour définir un jalon il vous faut :

• Identifier les différentes phases du projet et la fin de chacune.
• Définir les critères d’évaluation permettant de mesurer l’atteinte des objectifs de la phase.
• Préciser les résultats attendus pour chacun des jalons.
• Documenter les décisions qui seront prises lors du passage de chaque jalon.

Qu’est-ce que le chemin critique ?

Le chemin critique d’un projet va nous éclairer sur la durée totale que le projet va prendre. Il s’agit de la durée la plus courte que peut avoir votre projet (durée incompressible).

Ce chemin est celui qui va retenir toute l’attention du chef de projet. Tout retard sur l’une des tâches présentes sur le chemin critique entraînera une répercussion sur la date de fin du projet. Cela veut dire que si une tâche critique prend du retard, le projet lui-même sera retardé.

En contrepartie si un chemin critique existe, cela implique qu’il y a des tâches qui ne sont pas sur le chemin critique et qui auront donc des marges. Certains outils vous permettent également d’identifier ces tâches où vous avez de la marge pour vous aider à piloter votre projet.

Comment planifier ?

La planification d’un projet va se décliner en 4 étapes :

1. Définir les Work Breakdown Structure (WBS)

Le WBS est un organigramme des tâches du projet (soit la structure de découpage du projet). C’est donc une décomposition hiérarchique des tâches qui sont nécessaires afin de réaliser les objectifs de son projet.

2. Indiquer la durée des tâches

Pour chacune des tâches, indiquer sa durée estimée.

3. Attribuer les coûts et les ressources aux tâches

Chaque tâche peut se voir attribuer des coûts et/ou des ressources nécessaires à produire les livrables de la tâche.

4. Mettre en place les dépendances

Mettre en place les dépendances des tâches entre elles afin de voir se dessiner l’enchainement du planning et le calcul du chemin critique. La planification d’un projet se fait idéalement avec un logiciel de gestion de projet. Celui-ci va aider à l’organisation du planning. Le logiciel permettra de disposer d’informations claires et évolutives. Un gain de temps de 40% environ est estimé en planifiant son projet via un logiciel de gestion de projet.

Externaliser la planification

Vous pouvez choisir d’externaliser votre planification des projets pour différentes raisons :

• Vous n’avez pas l’expertise ou le projet est complexe et vous souhaitez bénéficier d’outils et/ou de compétences spécialisées.
• Décharger vos équipes de cette activité qui peut être complexe et chronophage, et leur permettre de se focaliser sur d’autres activités.
• Obtenir un planning impartial et objectif, sans être influencé par des intérêts internes à l’entreprise.

Vous l’aurez compris, la planification va permettre d’avoir une vision claire à court et à long terme sur le projet, d’anticiper les risques, de respecter les livrables, les dates, les budgets ainsi que les ressources.

Tous les aspects du projet seront donc pris en compte et cela devrait permettre d’anticiper nos actions pour agir sans être dans la précipitation.

Vous pouvez aussi être formé ou accompagné à la planification de projet.