La gestion de projet est une activité présente dans tous les secteurs d’activités et dans tous les pôles d’une société. A différentes échelles, elle peut être plus au moins complexe selon les domaines.
Et, pour la centraliser, avoir un outil est souvent un « must to have ». Mais aujourd’hui, ce marché est devenu tellement large, qu’on peut les catégoriser.
Tous ces outils se disent « outil de gestion de projet ». Mais qu’en est-il réellement ? Que se cache-t-il derrière ce terme ? C’est ce que nous allons voir ensemble.
Sommaire
Les outils collaboratifs
C’est la catégorie qui a explosé depuis l’émergence du télétravail. Bien évidemment, la collaboration c’est LA BASE en gestion projet. Ce type d’outil offre des fonctionnalités comme le partage de fichiers, la messagerie instantanée, les tableaux blancs virtuels, les calendriers partagés, etc.
Ils favorisent la communication, la coordination et la collaboration entre les membres d’une équipe. Pour certains d’entre eux, ils permettent par exemple de travailler simultanément sur les mêmes documents. Ce sont des outils très simples d’utilisation, d’installation et très intuitifs.
Domaines d’applications :
Gains de productivité dans tous les domaines où la collaboration et l’interaction sur des documents est nécessaire.
Adaptés aux équipes de projet, aux équipes de développement de logiciels, aux équipes créatives, aux équipes de support client, etc.
Exemples d’outils collaboratifs :
Slack : messagerie instantanée, discussion de groupe et partage de fichiers.
Microsoft Teams : messagerie instantanée, appel audio et vidéo, partage de fichiers ou gestion des tâches.
Google Workspace ou Office365 : ensemble d’outils de productivité avec la possibilité de collaborer en temps réel.
Dropbox : plateforme de stockage et de partage de fichiers qui facilite la collaboration sur des documents, avec des fonctionnalités de commentaires et de synchronisation automatique.
Les outils de gestion de projet
Un outil de gestion de projet aide à planifier, organiser, suivre et contrôler les différentes étapes d’un projet. Dans les fonctionnalités principales, vous retrouverez le diagramme de GANTT, la gestion des tâches, des ressources, des budgets, etc.
Ce type d’outil est parfait pour garder une vision d’ensemble du projet.
Domaines d’applications :
Tous secteurs et industries qui mènent des projets.
Adaptés aux équipes projet, aux chefs de projet et aux gestionnaires de projet.
Gérer efficacement les projets et atteindre les objectifs.
Exemples d’outils de gestion de projet et suivi des tâches :
Trello : outil de gestion des tâches basé sur des tableaux Kanban, qui permet de suivre les tâches, d’affecter des membres d’équipe, de définir des échéances et de visualiser l’état d’avancement.
Asana : aide au suivi des tâches qui permet de créer des projets, d’assigner des tâches, de gérer les dépendances et de suivre les progrès.
Jira : suivi des problèmes et de gestion de projet utilisé notamment dans le développement logiciel, qui permet de gérer les tâches, les bugs, les demandes de fonctionnalités, etc.
Les outils PPM
On rentre dans le dur du sujet ! Un outil PPM (Portfolio Project Management) est conçu pour une gestion plus globale et stratégique des projets au sein d’une organisation, tandis que les outils collaboratifs se concentrent davantage sur la collaboration et la coordination des tâches au sein des projets.
Ils sont destinés aux bureaux de gestion de projet d’une organisation pour gérer un périmètre très large. Ils permettent de planifier, de prioriser et de suivre les projets, d’allouer les ressources, de gérer les budgets et de prendre des décisions stratégiques sur l’ensemble du portefeuille.
Ces outils offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des ressources, la gestion des budgets, la gestion des risques, le suivi des KPI, la planification stratégique, les tableaux de bord et les rapports pour fournir une vue d’ensemble de l’état des projets et du portefeuille. Les outils de PPM aident les dirigeants et les responsables à gérer l’ensemble de leur portefeuille de projets de manière efficace.
Leur processus de sélection doit être bien cadré selon votre méthodologie et vos besoins. Car c’est à l’outil de s’adapter à votre fonctionnement, et non pas l’inverse.
Les utilisateurs cibles sont :
Les gestionnaires de projet, des chefs de projet et des responsables de portefeuille de projets, qui ont une vue d’ensemble et une responsabilité sur plusieurs projets.
Les dirigeants, les cadres supérieurs, les responsables de portefeuille de projets pour aider à la prise de décisions stratégiques en matière d’investissement et d’allocation des ressources.
Les équipes de gestion de projets pour renseigner les informations de pilotage et de suivi d’avancement
Cela dépend de vos besoins ! Illustrons 2 cas, au plus proche de la réalité :
« Je suis responsable marketing, avec mon équipe nous menons des campagnes publicitaires à la télévision, l’organisation de salons, etc. Nous rencontrons souvent des retards, des dépassements de budgets et je n’ai pas vraiment de visibilité sur les éléments bloquants. J’aimerais avoir un outil dans lequel je puisse suivre tous nos projets et pouvoir prendre des décisions, lorsque nous rencontrons des obstacles en cours de route. »
Si on analyse la situation :
Retards et dépassement budgétaire.
Difficulté à anticiper les taches critiques.
Manque de visibilité sur les projets en cours.
Outil de gestion de projet.
Ce n’est qu’un exemple court. Un outil de gestion de projet pourra aussi permettre de suivre les budgets, faire de la gestion de ressources, etc. Tant que cela reste dans le périmètre d’une équipe de 10 personnes.
2.« Je suis DSI (directeur des systèmes d’informations) de mon organisation. Nous sommes 90 personnes. Nous avons une roadmap sur 5 ans avec des programmes stratégiques, des investisseurs qui demandent de la visibilité et notre comité de direction a besoin de se focaliser sur de la prise de décision stratégique. »
Si on analyse la situation :
Visibilité avec une vision macro sur l’organisation.
Consolidation du portefeuille de projets.
Coordination de la stratégie avec les projets et opportunités à venir.
Seul un outil PPM permet de donner une vision macro et faciliter les arbitrages.
Il convient de noter que certaines solutions peuvent combiner des fonctionnalités de gestion de projet et de collaboration, offrant ainsi une approche plus holistique. Cependant, la distinction fondamentale réside dans l’objectif des outils PPM axés sur la gestion stratégique des projets et du portefeuille, tandis que les outils collaboratifs se concentrent davantage sur la collaboration et la coordination des tâches au sein des projets individuels. Tandis qu’un outil de PPM, permet une gestion globale et stratégique de l’ensemble du portefeuille de projets d’une organisation.
Notre retour d’expérience
Chez Prodecys, nous sommes souvent sollicités pour une sélection « d’outil de gestion de projet ». Ce que l’on entend par là, sont les outils PPM. Le choix et l’adoption d’un outil collaboratif et de gestion de projet, peut facilement se mener en interne.
Tandis que, choisir un outil PPM est moins évident. Voici les principaux aspects à ne surtout pas négliger :
Vos besoins : ceux du Top Management et ceux des acteurs projets. Il faut réussir à faire coïncider tout ça, définir les besoins prioritaires et secondaires.
Votre vision à long terme : il ne faut pas se limiter à ce qu’on veut gérer aujourd’hui, penser à votre gestion de projet de demain. Un outil ne se change pas tous les 4 matins. « Vous ne voulez pas faire de gestion des opportunités aujourd’hui ? Mais peut-être d’ici 1 an ? » Une fois que vous avez toutes vos données dans un outil et que les personnes y sont habituées, changer va être plus « lourd » que mettre en place un outil pour la première fois.
Le risque d’un mauvais choix : une perte d’argent et des acteurs projet perdus tout simplement.
L’humain : avoir un outil c’est bien, mais il faut penser au « bouleversement » que cela va entrainer dans le quotidien des personnes impactées par ce nouvel outil.
Connaitre le marché : Le marché est abondé de solutions, toutes différentes et il est difficile pour vous, de comprendre les subtilités existantes entre chaque éditeur. Notamment, comme expliqué dans cet article : faire la distinction sur les types d’outils.
C’est souvent pour cela que ce type de projet est mené par une société de conseil. Vous challengez sur vos besoins, vous poser les bonnes questions, intégrer l’humain et surtout apporter la connaissance du marché.
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La gestion de projet est une activité présente dans tous les secteurs d’activités et dans tous les pôles d’une société. A différentes échelles, elle peut être plus au moins complexe selon les domaines.
Et, pour la centraliser, avoir un outil est souvent un « must to have ». Mais aujourd’hui, ce marché est devenu tellement large, qu’on peut les catégoriser.
Tous ces outils se disent « outil de gestion de projet ». Mais qu’en est-il réellement ? Que se cache-t-il derrière ce terme ? C’est ce que nous allons voir ensemble.
Sommaire
Les outils collaboratifs
C’est la catégorie qui a explosé depuis l’émergence du télétravail. Bien évidemment, la collaboration c’est LA BASE en gestion projet. Ce type d’outil offre des fonctionnalités comme le partage de fichiers, la messagerie instantanée, les tableaux blancs virtuels, les calendriers partagés, etc.
Ils favorisent la communication, la coordination et la collaboration entre les membres d’une équipe. Pour certains d’entre eux, ils permettent par exemple de travailler simultanément sur les mêmes documents. Ce sont des outils très simples d’utilisation, d’installation et très intuitifs.
Domaines d’applications :
Exemples d’outils collaboratifs :
Les outils de gestion de projet
Un outil de gestion de projet aide à planifier, organiser, suivre et contrôler les différentes étapes d’un projet. Dans les fonctionnalités principales, vous retrouverez le diagramme de GANTT, la gestion des tâches, des ressources, des budgets, etc.
Ce type d’outil est parfait pour garder une vision d’ensemble du projet.
Domaines d’applications :
Exemples d’outils de gestion de projet et suivi des tâches :
Les outils PPM
On rentre dans le dur du sujet ! Un outil PPM (Portfolio Project Management) est conçu pour une gestion plus globale et stratégique des projets au sein d’une organisation, tandis que les outils collaboratifs se concentrent davantage sur la collaboration et la coordination des tâches au sein des projets.
Ils sont destinés aux bureaux de gestion de projet d’une organisation pour gérer un périmètre très large. Ils permettent de planifier, de prioriser et de suivre les projets, d’allouer les ressources, de gérer les budgets et de prendre des décisions stratégiques sur l’ensemble du portefeuille.
Ces outils offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des ressources, la gestion des budgets, la gestion des risques, le suivi des KPI, la planification stratégique, les tableaux de bord et les rapports pour fournir une vue d’ensemble de l’état des projets et du portefeuille. Les outils de PPM aident les dirigeants et les responsables à gérer l’ensemble de leur portefeuille de projets de manière efficace.
Leur processus de sélection doit être bien cadré selon votre méthodologie et vos besoins. Car c’est à l’outil de s’adapter à votre fonctionnement, et non pas l’inverse.
Les utilisateurs cibles sont :
Exemples d’outils PPM : Planisware, Planview, Sciforma, etc.
Comment choisir ?
Cela dépend de vos besoins ! Illustrons 2 cas, au plus proche de la réalité :
Si on analyse la situation :
Ce n’est qu’un exemple court. Un outil de gestion de projet pourra aussi permettre de suivre les budgets, faire de la gestion de ressources, etc. Tant que cela reste dans le périmètre d’une équipe de 10 personnes.
2.« Je suis DSI (directeur des systèmes d’informations) de mon organisation. Nous sommes 90 personnes. Nous avons une roadmap sur 5 ans avec des programmes stratégiques, des investisseurs qui demandent de la visibilité et notre comité de direction a besoin de se focaliser sur de la prise de décision stratégique. »
Si on analyse la situation :
Seul un outil PPM permet de donner une vision macro et faciliter les arbitrages.
Il convient de noter que certaines solutions peuvent combiner des fonctionnalités de gestion de projet et de collaboration, offrant ainsi une approche plus holistique. Cependant, la distinction fondamentale réside dans l’objectif des outils PPM axés sur la gestion stratégique des projets et du portefeuille, tandis que les outils collaboratifs se concentrent davantage sur la collaboration et la coordination des tâches au sein des projets individuels. Tandis qu’un outil de PPM, permet une gestion globale et stratégique de l’ensemble du portefeuille de projets d’une organisation.
Notre retour d’expérience
Chez Prodecys, nous sommes souvent sollicités pour une sélection « d’outil de gestion de projet ». Ce que l’on entend par là, sont les outils PPM. Le choix et l’adoption d’un outil collaboratif et de gestion de projet, peut facilement se mener en interne.
Tandis que, choisir un outil PPM est moins évident. Voici les principaux aspects à ne surtout pas négliger :
C’est souvent pour cela que ce type de projet est mené par une société de conseil. Vous challengez sur vos besoins, vous poser les bonnes questions, intégrer l’humain et surtout apporter la connaissance du marché.
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