Les Laboratoires Besins-Healthcare sont spécialisés dans la production et la commercialisation de thérapies innovantes pour la gynécologie et l’andrologie. Tout au long de leur histoire, ils ont été pionniers dans le développement de médicaments en thérapie hormonale. Parmi ces découvertes, on retient notamment l’estradiol par voie transdermique, la progestérone naturelle micronisée ou encore la testostérone par voie transdermique.
Les thérapeutiques proposées couvrent des domaines variés allant de la ménopause à l’infertilité en passant par le microbiote vaginal, l’endométriose et le déficit en testostérone, ce qui fait des Laboratoires Besins le spécialiste reconnu de la sphère uro-génitale.
L'importance du PMO
Au sein des Laboratoires Besins, la gestion de projet (PMO) a été lancée fin 2018 avec l’objectif de piloter efficacement l’ensemble des projets de l’entreprise au niveau global.
Initialement, les directeurs de départements et les directeurs de filiales remontaient les informations projets au niveau de la Direction. L’enjeu était de centraliser ces informations au niveau du PMO, d’harmoniser la communication et de faciliter la prise de décision.
Les défis étaient donc :
- Avoir une organisation PMO pour centraliser la gestion des projets.
- Prendre en main la gestion budgétaire.
- Mettre en place une planification professionnelle.
- Faire ressortir la vision à moyen et long terme.
- Mettre en place un outil de gestion de projet pour centraliser les informations (gestion de portefeuilles de projets, roadmap, gestion budgétaires, gestion des opportunités).
- Fournir un reporting projet mensuel à la Direction.
Mettre en place le PMO
- Les processus
Des ateliers de travail ont été organisés avec l’équipe PMO et l’équipe Finance de Besins-Healthcare afin de définir le processus de gestion budgétaire des projets en accord avec les besoins du département Finance. Les autres sujets ont uniquement été traités avec l’équipe PMO, comme la mise en place et la description des méthodes de gestion de projet. Un processus de fixation des objectifs projets a également été proposé.
- La sélection d’un outil de gestion de projet
Afin de consolider ces données projets et d’avoir une vision à moyen et à long terme du portefeuille, différents outils PPM ont été présentés pour sélectionner le plus adapté à la taille et aux besoins de l’entreprise. Parmi eux : MSProject, Sciforma et Teamwork avec la comparaison de ces outils et les démonstrations des éditeurs.
Le choix s’est porté sur Sciforma et nous avons eu la charge de l’implémenter puis de former les équipes.
- Les dashboards projet
Des dashboards mensuels ont été créés pour répondre à des besoins de reporting projets et à destination de la Direction et des équipes projet.
(Pour le respect de notre client, les données ont été anonymisées)
Le premier tableau de bord permet principalement d’avoir un Gantt Chart global sur les activités et des informations budgétaires sur les projets par département.
Le second, découpe les coûts par projets et par départements avec la timeline des projets par étape de développement.
Toutes les données de ces rapports sont historisées, cela permet aux chefs de projet de pouvoir rééditer les rapports antérieurs. En plus, ces reporting sont des outils de suivi pendant les réunions projet.
L’outil de PowerBI étant disponible au sein des Laboratoires Besins. Nous avons établi une connexion entre l’outil PPM Sciforma et l’outil de data visualisation Power BI pour la mise en place de ces reporting. Ainsi, les données extraites de Sciforma alimentent le tableau de bord Power BI permettant aux chefs de projets de disposer de données actualisées tout en pouvant consulter les données des extraits précédents (notion d’historisation).
Les bénéfices
Depuis 3 ans, avec le support de Prodecys, l’équipe PMO de Besins-Healthcare développe ses outils de planification et de reporting à destination de la Direction, avec pour objectif de développer la culture projet au sein des Laboratoires.
Le reporting automatisé est un réel gain de temps et évite les sources d’erreur liées à la retranscription manuelles d’informations (rien de plus préjudiciable qu’une date erronée…). On estimait 1h de consolidation de données manuelle par projet et par mois, soit plusieurs jours de travail pour l’ensemble des projets. A présent, l’automatisation permet d’avoir les données à jour instantanément cela autant de fois que nécessaire.
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