Organiser et animer un workshop productif et engageant

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Organiser et animer un workshop productif et engageant
Prodecys 2 janvier 2024 0 Comments

Un workshop est bien plus qu’une simple réunion. C’est une séance de travail, pour stimuler la créativité, l’innovation, ou encore le renforcement d’une équipe. La résolution de problèmes et la collaboration sont au cœur des préoccupations. C’est pour cela qu’organiser un workshop productif et engageant va être dédié à la réflexion collective, à la recherche de solutions, et à la création d’un environnement propice à la cohésion d’équipe.

Sommaire

Organiser un workshop productif et engageant

l'organisation d'un workshop

Définir l’objectif

La première étape dans l’organisation est la définition de l’objectif. Avant même de choisir le lieu ou d’élaborer l’agenda, il faut comprendre ce que vous souhaitez accomplir grâce à ce workshop.

La clarté de l’objectif va guider les étapes suivantes de l’organisation. Cela permet d’orienter le contenu du workshop mais aussi de garantir que chaque activité, discussion et exercice contribue directement à la réalisation de l’objectif. Car c’est l’objectif qui définit la raison d’être du workshop et pour les participants, les aide à comprendre pourquoi ils sont là, pour les engager.

Petit rappel, votre objectif doit être SMART !

A la fin de cette étape, vous aurez réalisé la première fondation pour créer un cadre cohérent et aligné sur les besoins de l’équipe ou de l’organisation.

 

Identifier le public cible

Chaque groupe a des besoins, des niveaux d’expertise et des attentes différents. Adapter le contenu du workshop à ces caractéristiques individuelles va être pertinent pour une participation plus active. Vous pouvez diviser ou regrouper le groupe selon :

Le niveau d’expertise : rassembler des participants avec un niveau d’expertise homogène ou hétérogène (selon la problématique). Une fois fixé, on va adapter le contenu pour tenir compte de cette diversité pour que chacun puisse participer.

La place dans l’organisation : pourquoi ne pas mixer top management et opérationnel ? Chacun pourra évoquer ses perspectives, pour obtenir une vision équilibrée entre stratégie et processus quotidien ; briser les barrières organisationnelles et améliorer la compréhension mutuelle des enjeux et des objectifs ; rendre le workshop important et nécessaire avec le poids de la direction.

 

La durée du workshop

La durée d’un workshop va influencer son efficacité et l’engagement des participants. Bien que la durée optimale puisse varier en fonction de la nature du workshop, de l’objectif et du public cible, la durée moyenne est située entre 2h et une demi-journée. Les éléments principaux qui vont définir la durée sont : l’objectif, le nombre de participants, la complexité du sujet et les activités.

 

Favoriser l’interaction

L’interaction est la clé d’un workshop réussi ! Cela va bien au-delà de simples présentations, pour que les participants soient engagés, échangent des idées et favorisent la collaboration. Intégrer des activités de groupe et des discussions est un moyen d’encourager la dynamique :

  • Brainstorming : pour que chacun partage ses idées librement.
  • Ateliers Pratiques : pour que les participants appliquent les concepts abordés.
  • Discussions en petits groupes : pour des discussions plus approfondies.
  • Études de cas : pour se projeter sur des scénarios réels.
  • Débats structurés : pour encourager l’esprit critique et avoir une diversité d’opinions.
  • Outils interactifs : pour encourager une participation active s’il y a des personnes à distance.

Bien évidemment, l’interaction ne se limite pas à des activités ludiques mais contribue à l’engagement, à la rétention d’information et à la création d’une expérience collaborative. L’objectif est de créer un échange dynamique où chaque participant se sent valorisé et contribue à la richesse collective du workshop.

Animer un workshop productif et engageant

l'animation d'un workshop

Utiliser des supports visuels pour rendre le contenu plus accessible et attractif

L’intégration de supports visuels dans un workshop améliore la compréhension, maintient l’attention des participants et rend le contenu plus mémorable. Les supports visuels vont au-delà des simples diapositives PowerPoint, avec une gamme variée d’éléments graphiques et interactifs :

  • Diapositives : des visuels attrayants avec des images, des icônes et des couleurs pour rendre le contenu plus vivant.
  • Tableau blanc interactif : encourage la participation pour esquisser des idées.
  • Infographies : résume des informations ou des processus pour une compréhension rapide et visuelle.
  • Vidéos : permet d’illustrer des concepts, partager des témoignages ou démontrer des processus.
  • Mind map : des cartes mentales visuelles pour représenter graphiquement des relations entre des idées et des concepts.

Utiliser ces types d’outils va permettre de faciliter la compréhension, de maintenir l’attention, de renforcer la mémorisation et d’encourager l’interactivité et surtout rendre le workshop dynamique !

 

Encourager la pensée créative à travers des méthodes

Pendant un workshop tout le monde doit participer ! Dans un groupe de participant on retrouve toujours des moteurs, des détracteurs et ceux qui ne souhaitent pas s’exprimer. Le but étant de canaliser les moteurs, creuser les objections des détracteurs et faire parler les plus timides.

Pour cela, selon l’objectif du workshop et la phase du projet dans laquelle il se situe, mettre en place des ateliers va permettre à tout le monde de s’exprimer. Voici quelques exemples d’ateliers pour :

  • Briser la glace (icebreaker) : partager la perception d’un groupe ou d’un projet, mieux se comprendre, se connaitre et communiquer, etc.
  • Générer des idées : brainstorming, élaborer une proposition de valeur selon le profil client ou utilisateur, trouver des idées grâce à l’intelligence collective, etc.
  • Partager la vision : obtenir la vision d’un produit et la partager avec l’équipe chargée de le concevoir, représenter visuellement les impacts et hypothèses de développement d’un produit, etc.
  • Résoudre les problèmes : remonter à la cause racine, diagramme d’Ishikawa, etc.
  • Prioriser et décider : planning poker, story mapping, MoSWoW, etc.
  • Faire le bilan : feedback à chaud, partager visuellement les problèmes, etc.

 

Utiliser des méthodes de ce type au sein d’un workshop peut débloquer des idées, favoriser la résolution de problèmes et renforcer la collaboration, stimule l’expression créative des participants, nourrit l’innovation et contribue à la dynamique globale du workshop.

 

Recueillir les feedbacks

Le feedback va servir à améliorer la qualité et l’efficacité d’un workshop. Vous allez recueillir la perception des participants permettant d’ajuster, d’optimiser et d’adapter l’expérience en cours de route.

Cela offre une compréhension de la façon dont les participants réagissent aux activités, aux présentations et aux discussions, pour identifier ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien. Avec ces retours d’informations, les facilitateurs peuvent ajuster leur approche pour mieux répondre aux besoins et aux attentes des participants.

En recueillant leurs avis, les participants se sentent écoutés et voient que leurs contributions ont un impact direct sur le déroulement du workshop.

C’est une démarche proactive pour optimiser l’expérience des participants. Cela créer une culture d’écoute, d’ajustement constant et de d’amélioration continue dans l’organisation de workshops.

 

Le workshop est une expérience collaborative dédié à la stimulation, l’encouragement et au renforcement de l’équipe. Malgré tout, cela requiert une approche méthodique pour créer un cadre cohérent selon les besoins de l’équipe ou de l’organisation.

Exit les workshops où nous devons réfléchir dans le vide ! Aujourd’hui on veut quelque chose de dynamique et cadré avec un vrai facilitateur qui guide les participants.

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