Les nouvelles technologies dans la gestion de projet

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L’intégration des nouvelles technologies dans la gestion de projet est un processus stratégique mais, il doit aussi être judicieux sur son utilisation pour pouvoir l’implémenter dans les phases d’un projet : de sa conception jusqu’à sa réalisation.
Prodecys 11 décembre 2023 0 Comments

L’intégration des nouvelles technologies dans la gestion de projet est un processus stratégique mais, il doit aussi être judicieux sur son utilisation pour pouvoir l’implémenter dans les phases d’un projet : de sa conception jusqu’à sa réalisation.

L’objectif de ces intégrations va être par exemple : d’augmenter l’efficacité, la productivité, la transparence, la traçabilité et la rapidité dans l’exécution des tâches du projet.

Cela permet aussi aux équipes et aux managers de disposer d’informations en temps réel.

Sommaire

L’évolution des technologies et leur impact

Avant de parler du futur, voici quelques méthodes et outils qui sont apparus dans le temps :

  • 1910 : Diagramme de GANTT (Henry Laurence Gantt).
  • Années 50 : Méthode PERT, initialement utilisée pour la gestion de projet liée à des programmes militaires et industriels (fusée militaire Polaris).
  • Années 80 : les premiers outils informatiques :

o   PERT Chart EXPERT (1985) : un des premiers logiciels conçus pour la gestion de projet informatique, il a aidé à automatiser la création de diagrammes de PERT et de calendriers de projet.

o   Microsoft Project (1984) : un des premiers logiciels de gestion de projet grand public.

  • 2022 : Démocratisation de l’IA pour le grand public, notamment avec l’arrivée de ChatGPT.

La plupart des outils que nous retrouvons dans un PMO digital sont :

outils pour le pmo digital

  • Les outils collaboratifs :

    Leur développement a commencé il y a quelques années mais a été boosté par la crise Covid.

    Les avantages des outils collaboratifs sont nombreux. Voici quelques exemples :

    • Amélioration des échanges de documents et versionning.
    • Centralisation des informations.
    • Gain de temps.

    Ils permettent d’améliorer la productivité de l’équipe projet. Mais, il est important de noter que ces outils ne sont pas une solution miracle et qu’ils ne peuvent pas remplacer la bonne communication entre les membres de l’équipe.

  • Les outils de communication :

    Ces outils permettent aux membres de l’équipe, surtout s’ils ne sont pas sur le même lieu, de communiquer de manière plus fluide et plus efficacement.

    Des exemples d’outils de collaboration en ligne : Slack, Microsoft Teams et Zoom ou Webex pour les réunions.

  • Les outils de BI

outil de bi pour le pmo digitalLe volume des données, dispersées dans plusieurs fichiers et systèmes, fait que nous n’avons pas forcément toujours la visibilité nécessaire pour piloter les portefeuilles de projets. Le chef de projet a souvent besoin d’utiliser des données en temps réel pour surveiller l’avancement et pouvoir détecter les problèmes au plus tôt et prendre des mesures correctives.

Ils autorisent le partage sur le même support des données de planification en temps, ressources et coûts, avec des données réelles issues des systèmes opérationnels et financiers, sans avoir à jongler entre différents logiciels.

Les tableaux de bord peuvent afficher des graphiques, des tableaux et des indicateurs de performance clés pour aider à suivre et surveiller l’avancement du projet et à identifier les problèmes potentiels.

Voici quelques avantages de l’utilisation de rapports BI en gestion de projet :

    • Suivre les progrès du projet en temps réel, ce qui permet aux parties prenantes de rester informées de l’état du projet.
    • Identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs, ce qui permet aux équipes de projet de prendre des mesures correctives rapidement.
    • Fournir des informations précieuses qui vont aider les entreprises à prendre des décisions de manière plus éclairées.
    • Identifier les tendances et les modèles dans les données, pour aider les entreprises à améliorer leurs processus et à augmenter leur productivité.

Intelligence artificielle et gestion de projet

Aujourd’hui, le chef de projet passe 30% de son temps à faire du reporting et 10 à 20% de son temps, à collecter l’information (Source : Antonio Nieto Rodriguez).

D’après le Gartner d’ici 2030, 80% des tâches de gestion réalisées aujourd’hui seront prises en charge par l‘IA pour faciliter la vie des chefs de projet.

L’IA va-t-elle nous permettre d’optimiser ce temps pour travailler davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée ?

Si l’application de l’IA et d’autres innovations technologiques à la gestion de projet pouvait améliorer le taux de réussite des projets de seulement 25 %, cela équivaudrait à des milliards de dollars gagnés pour les organisations, les sociétés et les individus.

Pour de nombreux chefs de projet, automatiser une grande partie de leurs tâches actuelles peut sembler effrayant, mais ceux qui réussiront à appréhender ces outils en tirerons un avantage :

Prévision et planification

L’IA est capable de générer des prévisions précises concernant les délais, les coûts et les résultats des projets grâce à ses capacités de traitement de données et d’apprentissage automatique.

Elle peut analyser les données historiques des projets pour identifier les tendances et les modèles, et utiliser ces informations pour prédire les résultats futurs.

Les algorithmes vont permettre la création de planning en langage naturel et le type de projet que l’on souhaite créer.

Nous avons eu une présentation de ces prémices en octobre 2023 lors du congrès de l’éditeur d’outil PPM Planisware. Sur des projets encore simples, vous indiquez le type de projet et le système vous propose une liste de tâches et son enchainement, et vous dessine le GANTT initial que vous ajustez.

L’IA peut aider les gestionnaires de projet à générer des prévisions précises, à identifier les risques et les problèmes, à optimiser les processus de planification et de gestion de projet et à automatiser certaines tâches.

Cependant, l’utilisation de l’IA dans la gestion de projet peut également introduire des biais dans les prévisions et les résultats des projets, en fonction des données utilisées pour entraîner les modèles d’IA.

Il est donc important de s’assurer que les données utilisées pour entraîner les modèles sont représentatives et fiables.

Gestion des ressources

L’IA peut aider à optimiser l’utilisation des ressources et à éviter les goulots d’étranglement, en identifiant les domaines qui nécessitent une attention particulière et en fournissant des recommandations pour améliorer l’efficacité et la rentabilité du projet :

  • Analyser de grandes quantités de données pour recommander la meilleure allocation des ressources en fonction des besoins du projet, des compétences des membres de l’équipe et des contraintes budgétaires.
  • Ajuster automatiquement les affectations en cas de changements dans le projet.
  • Anticiper plus précisément les besoins futurs avec des modèles prédictifs.
  • Gérer la charge de travail en proposant des alternatives pour lisser cette charge (planification alternative et scénario automatique).

Détection des risques

C’est l’un des domaines les plus développés de l’automatisation : la gestion des risques. En analysant les données et en identifiant les modèles ou les indicateurs prédictifs de risques, elle est capable d’alerter les responsables du PMO sur les problèmes émergents ou les tendances négatives pour prendre des mesures préventives :

  • Identifier et évaluer les risques : analyser de grandes quantités de données pour identifier des risques (données historiques, de marchés, environnementales…).
  • Développer des réponses aux risques : par rapport aux données historiques et aux situations déjà vécues.
  • Surveiller des risques : anticiper l’apparition d’un risque quand un certain nombre de facteurs convergent.
 

Automatiser les tâches répétitives

Comme dit précédemment, 80 % des tâches de gestion de projet seront exécutées par l’IA, alimentées par le Big Data, l’apprentissage automatique (ML) et le traitement du langage naturel.

Des solutions de test automatisées pour les projets logiciels permettront bientôt une détection précoce des défauts et des processus d’autocorrection avec pour conséquence une meilleure fiabilité des produits.

Par exemple, La ligne Elizabeth (Crossrail Integration Facility) qui traverse Londres, est une voie ferrée complexe avec de nouvelles gares, de nouvelles infrastructures, de nouvelles voies et de nouveaux trains. Il est donc important que chaque élément du projet passe par un processus de test et de mise en service rigoureux pour garantir la sécurité et la fiabilité. Cela nécessite une combinaison inédite de matériel et de logiciel. L’équipe projet a mis en place un processus de test complètement automatique. Les bénéfices de pouvoir exécuter des scénarios de test autonomes incluent une utilisation accrue du système et la facilité d’exécution des tests répétitifs, combinés à la facilité de mise en œuvre de solutions de contournement et recherche de pannes avec la journalisation supplémentaire fournie.

Analyse de données avancées

47% des chefs de projet font état d’un gain de temps pour analyser de grandes quantités de données, identifier des modèles, des tendances ou des insights. Identifier les relations de cause à effet entre des variables (Source : PMI 2023 : L’IA au travail).

Voici une petite vidéo de présentation de Copilot pour des rapports automatisés produits avec moins de main d’œuvre.

Et le chef de projet dans tout ça ?

L’intégration de ces nouvelles technologies représente sûrement une transformation, suscitant des changements significatifs dans le rôle traditionnel du chef de projet. Face à cette transformation, le chef de projet doit s’adapter et redéfinir ses responsabilités pour maximiser les avantages offerts par ces innovations.

  • Moins de travail administratif : les chefs de projet vont donc passer moins de temps sur la gestion quotidienne du projet (compte rendu, consolidation de données, reporting, collecte d’information …) libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Capacité de réflexion stratégique : libéré des tâches opérationnelles, il peut se concentrer davantage sur la livraison des avantages attendus du projet et sur leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette capacité de réflexion stratégique permet une gestion plus globale et orientée vers les résultats.
  • Sens aigu des affaires : être plus se focaliser à l’analyse et la rentabilité des bénéfices attendus des livrables du projet pour évaluer l’impact financier et stratégique de chaque décision.
  • De nouvelles compétences : une bonne compréhension de ces technologies. Il est loin des tâches « robotisables » et délégables à IA.

La révolution est clairement en route et celle-ci va impacter la productivité de nombreuses tâches, les chefs de projet vont donc et se focaliser davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée nécessitant leurs soft skills.

Bien que les nouvelles technologies transforment le paysage de la gestion de projet, le chef de projet conserve un rôle central en évoluant vers des fonctions plus stratégiques et en capitalisant sur ses compétences humaines pour assurer le succès du projet dans un environnement de plus en plus automatisé. La clé réside dans la capacité à intégrer judicieusement ces technologies pour optimiser les processus tout en préservant l’aspect humain de la gestion de projet.

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