Blog

Mettre en place une gestion de projet dans une Start-up

gestion projet startup

Relevé le défi d’entreprendre c’est avant tout s’organiser, collaborer et gérer ses nouveaux projets ! Pour cela, cet article va vous guider sur la mise en place d’une gestion de projet au sein d’une start-up même si vous n’y connaissez rien.

Si vous n’êtes toujours pas convaincu de l’importance des projets dans une entreprise, je vous invite à consulter cet article.

 

Un petit rappel de ce qu’est la gestion de projet

C’est un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

Les projets ont des caractéristiques, sans lesquels il ne peut pas être considéré comme un projet…

On doit y retrouver des contraintes (délais, qualité et coûts), il doit être unique, avec une durée limitée (donc une date de début et une date de fin), avec des objectifs clairs, être nouveau et incertain du à l’environnement extérieur (c’est ce qu’on appelle les risques).

Pour vous aider, vous pouvez vous référez à la méthode SMART :

  • Spécifique : précisément défini et clair
  • Mesurable : inclut des KPIs
  • Atteignable : inclut des moyens réalistes pour l’atteindre
  • Réalisable : il ne doit pas être trop ambitieux
  • Temporel : inclut une date de début et une date de fin

Ensuite, ces projets se conduisent selon une gouvernance à chaque entreprise. On va définir un cadre et des règles de fonctionnement qui doivent être partagées par tous. Ce qui va nous permettre d’éviter des litiges ou conflits organisationnels et ainsi mieux faire circuler l’information selon les canaux connus des acteurs projets.

Pour une gouvernance efficace, je vous conseille de choisir une méthodologie qui va être adaptée à votre entreprise et selon le niveau de maturité que vous voulez atteindre (choisir une méthodologie complexe pour gérer des activités simples ne les optimisera pas).

Ensuite, il faut homogénéiser le reporting de vos projets pour que chacun puisse retrouver les informations. Pour cela, il existe des outils que nous verrons plus loin dans l’article.

 

Comment trouver sa méthode de gestion de projet ?

Maintenant que vous avez intégré ces quelques notions, faisons un tour des méthodes de gestion de projet qui peuvent être mises en place dans un start-up !

Le diagramme de GANTT

C’est l’outil qui va vous permettre de représenter graphiquement les tâches de votre projet, leur enchaînement et les durées.

Car, le planning est la première chose indispensable en gestion de projet ! Sans planning, pas d’activités, pas de dates et donc pas SMART…

Le graphique du Gantt se compose de 2 éléments : la colonne de gauche liste toutes les tâches du projet et l’axe horizontal avec l’unité de temps qui correspond à votre projet (jour, mois, semaine…).

Les composantes du diagramme sont les suivantes :

  • Les tâches qui sont représentées par un rectangle horizontal sa longueur va dépendre de sa durée en y indiquant la date de début et la date de fin.
  • Les jalons, symbolisés par des losanges qui se traduisent par une étape, un événement (exemple : signature d’un contrat).
  • Les liensde dépendances vont indiquer les tâches qui sont dépendantes : l’une ne pouvant être réalisée que si la précédente a été accomplie par exemple, ou deux tâches devant commencer ou terminer en même temps.
  • Le chemin critique, qui va vous permettre de savoir ou focaliser votre attention

Diagramme de gantt

Cet outil va vous apporter une visibilité sur les différentes tâches qui composent votre projet, les dates de début et fin de chaque tâche et leur durée, les tâches interdépendantes et la date de début et de fin du projet.

La méthode Kanban

Le Kanban permet une représentation visuelle de l’avancement du flux de travail et une meilleure gestion des tâches dans une équipe.

Kanban, en japonais signifie étiquette. Une étiquette représente une tâche à réaliser qui est positionnée dans un tableau sur une colonne va dépendre de son avancement (par exemple « à faire », « en cours », « terminées »).

Ainsi, chaque membre de l’équipe sait ce qu’il a à faire et partage avec les autres membres son état d’avancement, sa réussite ou pas et les problématiques rencontrées.

méthode Kanban

La méthode Kanban a pour but d’installer une bonne communication au sein d’une équipe (tout le monde sait ce qu’il a à faire et tout le monde sait ce que les autres font), améliorer la rapidité de l’exécution des tâches, faciliter la définition des priorités. Tout ça en visualisant de manière claire et simple l’enchaînement des tâches et leur avancement.

Le Visual Management

Sous forme de tableau, il doit regrouper toutes les informations relatives aux projets pour permettre aux parties prenantes d’en assurer un suivi global :

  • Objectifs
  • Livrables attendus
  • Indicateurs clés
  • Plans d’actions
  • Problèmes/irritants

méthode Visual Management

Le suivi est assuré lors de réunions périodiques qui permet de partager le statut et l’avancement des projets, vérifier le respect des engagements et recaler si besoin les activités, examiner les problèmes et animer l’amélioration continue.

En savoir plus sur le Visual Management ?

Ces 3 méthodes sont selon moi les plus simples à mettre en place et à intégrer pour chaque acteur projet et surtout les plus collaboratives qui vous faciliteront le partage d’informations !

 

Comment organiser la collaboration ?

Les méthodes de gestion de projet vues ci-dessus organise déjà grandement la collaboration des équipes autour du projet. Pour aller plus loin, dans la gouvernance projet je vous propose ces astuces et outils qui peuvent faire parti de votre culture projet. Nous abordons tout cela de manière très détaillé dans notre formation complète à la gestion de projet.

  • Nommer des rôles
    • Le Sponsor : c’est celui qui a les moyens (financiers et ressources) pour réaliser le projet
    • Le chef de projet : c’est lui qui dirige le projet
    • L’équipe projet : réalise le projet
  • Définir les indicateurs, vos KPIs du projet pour qu’il soit SMART !
    • Quels livrables pour quelles dates
    • Combien de livrables en ligne avec les objectifs du projet
    • Les écarts de délais ou de coûts …
  • Regrouper les outils 

Prenons un exemple simple : le traitement de texte. Imaginez si chacun utilise un outil différent, comment voulez-vous que votre équipe se partage des documents, consulte et/ou modifie les documents… Par exemple, installer Office365 est un bon début pour collaborer et même commencer la mise en place de votre gestion de projet.

Je vous ai parlé du Kanban, avec l’application Planner dans Office365 vous pouvez le réaliser et même le partager avec les acteurs projets !

De plus, à l’heure du télétravail, Microsoft Teams vous sera grandement utile.

  • Fixer des instances

Si vous décider de mettre en place le Visual Management, il vous faut fixer des instances régulières pour faire son suivi. Vous choisissez d’un point régulier, au même jour et à la même heure. Ainsi, cela ancrera votre culture projet.

 

Prodecys accompagne les entreprises dans leur gestion de projet et dans la mise en place de ces processus. Si vous avez des questions ou si vous voulez mettre en place de la gestion de projet au sein de votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis d’échanger avec vous et de vous partager notre expérience. Il existe des méthodes très simples à mettre en place et qui peuvent vous apporter des gains importants.

Et n’oubliez pas nous sommes organisme de formation et vous pouvez à ce titre vous les start-up, bénéficier d’accompagnement financier (plan de formation et OPCO ) pour bénéficier de notre expertise.

 

 

transformation digitale

La transformation digitale

La transformation digitale est en plein essor. Nous l’avons remarqué chez Prodecys car nous avons de plus en plus tendance à réaliser des projets de transformation digitale pour nos clients.

Nous avons interviewé Camille, consultante en gestion de projet chez Prodecys qui nous explique toutes les étapes pour assurer le succès de votre transformation digitale.
Outils Méthodes gestion projet

7 Outils et Méthodes de Gestion de Projet

Entre les outils et les méthodes de gestion de projet il y a de quoi s’y perdre ! Cet article va vous aider à prendre connaissance des concepts que vous rencontrerez très souvent en gestion de projet et sur lesquels Prodecys a bâtit sont expertise pour vous accompagner.
pourquoi amoa

C’est quoi l’AMOA ? A quoi cela pourrait me servir ?

Vous dirigez les projets au sein d'une entreprise, en ce moment vous avez une flambée de projets mais vous n'avez pas forcément les ressources ou les compétences disponibles en interne. Alors vous pouvez déléguer ces activités en faisant appel à des consultants AMOA qui vont être capables de suivre la réalisation du projet.
prioriser projet

Comment et pourquoi prioriser vos projets ?

Bien faire les projets n’est pas suffisant pour assurer le succès des organisations, faire les bons projets est tout aussi important. Malgré le succès que peut être un projet vous comprendrez en lisant cet article comment celui-ci peut être un échec pour l’entreprise.
importance projets

L’importance des projets

Dans le monde professionnel la concurrence est rude, pour survivre il est nécessaire en permanence d’innover pour répondre aux attentes des consommateurs, des clients ou se différentier de la concurrence. Tout cela nécessite d’avoir des idées puis de les mettre en actions avec des femmes et des hommes qui vont se regrouper en mode projet pour avancer.
Une entreprise sans projet est une entreprise à l’arrêt qui disparaitra à plus ou moins court terme.
planification projet

Pourquoi externaliser la planification de vos projets ?

La planification est essentielle au pilotage des projets. Bien souvent professionnalisée dans les grandes entreprises elle est délaissée dans les plus petites que ce soit pour des raisons de manque de compétences ou d’outils adéquats.
L’externalisation de la planification vous permet d’avoir accès à ces outils et compétences jusque-là réservé aux plus grandes organisations. Voyez dans cet article tous les avantages que vous pourrez en tirer.
Histoire et évolution gestion de projet

Histoire et évolution de la gestion de projet

Vous êtes vous déjà demandé d'où vient la gestion de projet ?
De nos jours les méthodes Agiles sont à la mode, mais à quoi ressemblaient les méthodes de management avant ça ?

Dans cet article vous en apprendrez un peu plus sur l'histoire de la gestion de projet et sur son évolution jusqu'à aujourd'hui.
Externaliser gestion de projet - Prodecys

Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Logo Hermes

Connaissez-vous la méthodologie Hermès ?

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
shema-analyse-de-maturite-de projets

Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service de la gestion de projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.

INSCRIVEZ-VOUS

Recevez un mail pour tout nouvel article publié !

Votre inscription à la newsletter a bien été prise en compte.

Une erreur s'est produite lors de l'envoi de votre demande. Veuillez réessayer.