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La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Gestion financière des projets

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.

 

Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines (voir notre article : Comprendre les concepts de la gestion des ressources) et financières associées à ces activités.

Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.

En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !

 

S’appuyer sur les opérationnels et le chef de projet

Certes, il faut déjà avoir une bonne connaissance les activités à mener et de celles qui devront être sous-traitées, les achats de fournitures à réaliser, les formations à prévoir, les infrastructures à mettre en place (achat ou location) …
Dans le cadre d’un projet long, il est important de savoir à quel moment ces coûts vont être engagés pour définir à la fois le budget total du budget mais également savoir à quel moment, sur quel exercice les coûts seront engagés. Un outil de gestion de projet pourra vous apporter une vision sur ces éléments. Il permettra de suivre les décalages de coûts directement corrélés au décalage d’activités.

 

La mise en place d’un outil PPM pour vous aider.

Par exemple, si initialement une machine coûteuse doit être achetée et opérationnelle pour le démarrage d’un lot de production de tests en Octobre 2020, il est important de savoir que, suite à un événement extérieur survenu sur le projet, la production de ce lot sera décalée d’un an. L’investissement, dans ce cas, peut être reporté (ou pas) sur le budget de l’année n+1.

Les outils de gestion de projet permettent de suivre ces décalages et d’analyser leurs impacts afin de piloter au mieux les aspects financiers du projet et de procéder aux arbitrages nécessaires sur le portefeuille.

En choisissant le bon outil de gestion de projet, vous pourrez estimer le budget projet nécessaire, distinguer :

  • les budgets investissements (CAPEX)
  • de fonctionnement (OPEX)
  • les coûts prévisionnels
  • les coûts engagés par contrat, ou réalisés en lien avec la facturation.

La gestion financière peut même être poussée beaucoup plus loin. Certains outils peuvent gérer les comptes de résultat des projets (P&L) (Planisware) ou permettre une intégration avec le système financier pour automatiser les échanges d’informations.

Il est envisageable de prévoir les budgets dans l’outil PPM (gestion de projet, par exemple avec Sciforma), et d’envoyer ces données prévisionnelles au système financier. Dans l’autre sens, le système financier pourra renvoyer les montants comptabilisés dans l’outil de gestion de projet.

Un outil de reporting interne au logiciel de gestion de projet ou externe peut permettre de définir tous les rapports de suivi pertinents.

Mais attention ! il ne faut pas aller trop loin. La balance est à trouver pour chaque organisation, il n’y a pas de solution toute faite !

 

En résumé, pourquoi un outil PPM peut aussi être un outil de pilotage pour les financiers.

Un outil PPM vous aidera à monitorer les investissements financiers associés à vos projets, à suivre les décalages d’investissements dus à des changements dans les délais des activités.
Il vous permettra de prendre des « photos » de votre projet et de son budget à différents moments (création, revue budgétaire périodique, plans à x ans…) pour comparer l’évolution des coûts entre deux périodes.
Vous pourrez suivre la progression de la consommation de votre budget, entre les coûts liés aux dépenses d’investissement et aux coûts de fonctionnement, d’exploitation.
Toutefois, la mise en œuvre de cette gestion des coûts doit être mûrement réfléchie, il faut donc bien savoir au départ ce que l’organisation souhaite suivre (KPIs)
Pas de panique ! à chaque organisation sa solution et nous pouvons vous apporter notre expertise en gouvernance et implémentation de votre solution..

 

Pourquoi Coacher Acteurs Projet

Comment et pourquoi coacher les acteurs projets ?

Coacher les acteurs projets c’est tout d’abord : optimiser l’outil essentiel d’une entreprise : l’humain.
La réussite de vos projets dépend grandement de la capacité de vos équipes à gérer leurs forces et leurs faiblesses que ce soit de manière individuelle mais également dans le collectif.
Dans cet article vous comprendrez comment et pourquoi coacher les acteurs projets.
Histoire et évolution gestion de projet

Histoire et évolution de la gestion de projet

Vous êtes vous déjà demandé d'où vient la gestion de projet ?
De nos jours les méthodes Agiles sont à la mode, mais à quoi ressemblaient les méthodes de management avant ça ?

Dans cet article vous en apprendrez un peu plus sur l'histoire de la gestion de projet et sur son évolution jusqu'à aujourd'hui.
Externaliser gestion de projet - Prodecys

Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Choisir Son Outil de gestion de projet -Prodecys

Comment choisir son outil de gestion de projet

« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »
Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil PPM pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.
Logo Hermes

La méthode Hermès

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Gérer les risques avec Planisware

Gérer les risques avec Planisware

Dans Planisware, les risques sont utilisés pour modéliser un potentiel coût supplémentaire ou un retard pouvant arriver dans un projet. Associé au processus de prise de décisions « Stage & Gate », cet outil permet de prendre des décisions éclairées.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Enjeux de la gestion de portefeuille

Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.
Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
shema-analyse-de-maturite-de projets

Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service du projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.

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