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La communication dans une équipe projet

communication projet

Nous assistons surement à un changement dans notre mode de travail. Je pense notamment à l’intensification du télétravail (même si celui-ci existe depuis bien longtemps) ainsi qu’au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).

C’est pourquoi la communication prend tout son sens et devient primordiale dans notre quotidien.

 

Définir les rôles de l’équipe projet

Définir les rôles au sein de l’équipe permet à chaque membre de connaître son périmètre d’activité et les différents interlocuteurs à qui s’adresser.

Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode RACI qui se décompose en 4 rôles :

  • R: Réalise (celui qui réalise)
  • A: Approuve (celui qui valide / contrôle)
  • C: Consulté (contributeur / conseille)
  • I: Informé (informé du résultat)

Attention, il existe des variantes selon que l’on utilise la matrice en anglais ou en français.

Néanmoins, il y des règles de mise en place à respecter :

    • Un et un seul A
    • Chaque activité doit comporter au moins un R
    • Un acteur peut être A et R

méthode raci

 

Planifier la communication : le plan de communication

communication

La gestion de la communication doit assurer la satisfaction des besoins en information du projet et des parties prenantes.

La gestion de la communication nécessite d’élaborer une stratégie de communication :
Planifier la communication (fréquence, canaux)
Créer, distribuer, partager les éléments de communication
Maitriser la communication

Vers qui communiquer :
Interne : équipe projet, les comités, le management
Externe : concurrence, média

 

Définir vos objectifs de communication

Vos différentes communications répondent à des objectifs différents, pour cela vous n’allez pas transmettre les mêmes informations selon que vous souhaitez :

  • Faire adhérer au projet
  • Informer sur l’avancement du projet
  • Obtenir une prise de décision
  • Alerter sur un problème
  • Conduire le changement
  • Obtenir davantage de ressources

 

Déterminer le mode de communication dans votre gouvernance projet

La gouvernance projet sert aussi à mieux faire circuler l’information avec les canaux de communication connus et éprouvés.

L’utilisation de tous, des mêmes outils facilitera le partage et la consultation des documents.

A chaque outil son rôle mais attention à ne pas les dupliquer !

Pour vous donner des exemples :

 

Les réunions projet

réunion projet

Les réunions projet sont indispensables au pilotage des projets ainsi qu’au partage des informations et à la prise décision.

La réunion de lancement

 

Cette réunion se tient après la phase de planification du projet et avant l’exécution de celui-ci. Elle permet entre autres de :

  • Communiquer les objectifs du projet
  • Obtenir l’engagement de l’équipe
  • Expliquer les rôles et responsabilités

 

 La réunion d’avancement

 

Cette réunion a pour objectif de s’assurer de bon avancement du projet et le cas échéant déclencher les réunions de travail.

  • Quand : à intervalles réguliers après le lancement du projet
  • Qui : Équipe projet notamment les responsables des sous-projets
  • Quoi : valider l’avancement du projet (délais, coûts, ressources) et déclencher les réunions de travail

 

La réunion de travail

 

Cette réunion permet de travailler sur des problématiques précises du projet qui nécessitent d’être discutées avec des experts / métiers

  • Quand : dès que nécessaire
  • Qui : tous les contributeurs nécessaires à faire avancer les points à l’ordre du jour
  • Quoi : valider les plans d’action pour résoudre les problèmes

 

La réunion de revue de projet

 

Cette réunion permet de préparer la réunion de comité de pilotage et de suivre la vie du projet.

  • Quand : avant le comité de pilotage
  • Qui : cette réunion réunit tous les contributeurs au projet.
  • Quoi : le planning, les taches, les difficultés rencontrés et les changements qui seraient à envisager

 

La réunion du comité de pilotage

 

C’est la réunion qui permet de décider de la poursuite ou non d’un projet (Go/No Go), ou de valider des changements majeurs sur le projet

  • Quand : lors de l’atteinte de jalons majeurs ou en cas de changement majeur
  • Qui : cette réunion réunit le chef de projet, le sponsor et le comité de direction.
  • Quoi : Avancement – Risques – Changements majeurs (versus business case, budget …)

 

Les réunions sont clés et structurent l’avancement du projet mais elles ne remplacent pas les échanges informels qui contribuent à l’esprit d’équipe, ni les tableaux de bord réguliers qui sont également une source de communication.

Prodecys accompagne les entreprises dans leur gestion de projet et dans la mise en place de ces processus. Si vous avez des problématiques dans votre gestion de projet, n’hésitez pas à nous contacter.

Les thèmes que l’on aborde dans cet article font également partie de notre formation à la gestion opérationnelle de projet qui aborde tous les aspects de la gestion d’un projet de A à Z.

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Mettre en place une gestion de projet dans une Start-up

Relevé le défi d’entreprendre c’est avant tout s’organiser, collaborer et gérer ses nouveaux projets ! Pour cela, cet article va vous guider sur la mise en place d’une gestion de projet au sein d’une start-up même si vous n’y connaissez rien.
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La transformation digitale

La transformation digitale est en plein essor. Nous l’avons remarqué chez Prodecys car nous avons de plus en plus tendance à réaliser des projets de transformation digitale pour nos clients.

Nous avons interviewé Camille, consultante en gestion de projet chez Prodecys qui nous explique toutes les étapes pour assurer le succès de votre transformation digitale.
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7 Outils et Méthodes de Gestion de Projet

Entre les outils et les méthodes de gestion de projet il y a de quoi s’y perdre ! Cet article va vous aider à prendre connaissance des concepts que vous rencontrerez très souvent en gestion de projet et sur lesquels Prodecys a bâtit sont expertise pour vous accompagner.
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C’est quoi l’AMOA ? A quoi cela pourrait me servir ?

Vous dirigez les projets au sein d'une entreprise, en ce moment vous avez une flambée de projets mais vous n'avez pas forcément les ressources ou les compétences disponibles en interne. Alors vous pouvez déléguer ces activités en faisant appel à des consultants AMOA qui vont être capables de suivre la réalisation du projet.
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Comment et pourquoi prioriser vos projets ?

Bien faire les projets n’est pas suffisant pour assurer le succès des organisations, faire les bons projets est tout aussi important. Malgré le succès que peut être un projet vous comprendrez en lisant cet article comment celui-ci peut être un échec pour l’entreprise.
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L’importance des projets

Dans le monde professionnel la concurrence est rude, pour survivre il est nécessaire en permanence d’innover pour répondre aux attentes des consommateurs, des clients ou se différentier de la concurrence. Tout cela nécessite d’avoir des idées puis de les mettre en actions avec des femmes et des hommes qui vont se regrouper en mode projet pour avancer.
Une entreprise sans projet est une entreprise à l’arrêt qui disparaitra à plus ou moins court terme.
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Pourquoi externaliser la planification de vos projets ?

La planification est essentielle au pilotage des projets. Bien souvent professionnalisée dans les grandes entreprises elle est délaissée dans les plus petites que ce soit pour des raisons de manque de compétences ou d’outils adéquats.
L’externalisation de la planification vous permet d’avoir accès à ces outils et compétences jusque-là réservé aux plus grandes organisations. Voyez dans cet article tous les avantages que vous pourrez en tirer.
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Histoire et évolution de la gestion de projet

Vous êtes vous déjà demandé d'où vient la gestion de projet ?
De nos jours les méthodes Agiles sont à la mode, mais à quoi ressemblaient les méthodes de management avant ça ?

Dans cet article vous en apprendrez un peu plus sur l'histoire de la gestion de projet et sur son évolution jusqu'à aujourd'hui.
Externaliser gestion de projet - Prodecys

Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Logo Hermes

Connaissez-vous la méthodologie Hermès ?

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
shema-analyse-de-maturite-de projets

Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service de la gestion de projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.

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