KPI signifie « Key Performance Indicators » (indicateurs clés de performance), ils sont utilisés dans le suivi des projets, pour mesurer leur performance. Le chef de projet et son équipe choisissent conjointement les KPI, avant de démarrer le projet. Chaque indicateur est associé à un objectif précis.
Les KPI aident à mieux gérer les projets. Pour cela, définir au moins un KPI pour chacun des objectifs choisis peut être intéressant.
Quelles sont les caractéristiques d’un bon KPI ?
Lorsque vous mettez en place un KPI, vous devez vous interroger sur la pertinence de celui-ci par rapport aux objectifs du projet et aux critères de réussite définis au départ. Un KPI, doit permettre de mesurer les résultats attendus et donc la performance globale du projet.
Un KPI doit être mesurable, pour cela il faut le baser sur des données objectives et simples à collecter (exemple le pourcentage de livrables produits). Des KPI mesurables assurent l’objectivité de ceux-ci.
Les KPI doivent être discutés et acceptés par toutes les parties prenantes du projet, pour éviter toute contestation une fois le projet démarré.
Les KPI doivent être suivis régulièrement tout au long du projet, pour détecter rapidement les écarts et apporter les actions correctrices nécessaires.
Une bonne communication sur les KPI doit être transparente, inclure toutes les parties prenantes et sur les aspects les plus importants du projet. Il ne faut pas surcharger vos rapports avec trop de KPI mais choisir les plus significatifs.
Bien sûr, vos KPI peuvent évoluer au fur et à mesure de l’avancement du projet. Il faudra les revoir, en fonction des changements et du contexte de votre projet afin de toujours rester pertinents.
6 catégories que l’on retrouve fréquemment pour les KPI :
Les délais : réaliser le projet dans un temps imparti.
Écart de durée : mesurer l’écart entre la durée initialement prévue d’une tâche ou d’une phase.
Écart de délai : montrer si une tâche est en avance ou en retard et de combien de temps par rapport à la date initiale.
Taux de dépassement : donner un pourcentage du dépassement de temps pour une tâche donnée ou pour tout le projet.
Le budget : ne pas dépasser le budget alloué.
Écart de coût de projet : mesurer la différence entre le budget prévu initialement et le coût effectif du projet.
Coût actuel du projet : montant déjà dépensé pour le projet.
La qualité : afin de mesurer la qualité des livrables produits.
Taux de conformité aux spécifications
Nombre de plaintes du client ou son niveau de satisfaction.
Nombre de défauts ou d’erreurs (pour des produits).
Nombre d’anomalies remontées lors de tests utilisateurs.
Etc.
L’efficacité : utiliser le temps et l’argent de façon efficiente.
Pourcentage des tâches réalisées : obtenir une vue d’ensemble des performances du projet.
Heures de travail planifiées vs situation actuelle : indiquer le nombre d’heures de travail planifiées pour le projet, comparé au temps réellement passé.
Le taux d’utilisation des ressources du projet.
La communication : l’effort de communication mis en place.
Nombre de réunions projet réalisées – annulées.
Taux de participation aux réunions.
Pourcentage de réponses aux questionnaires.
Les risques : mesurer l’anticipation des risques.
Combien de risques identifiés sur le projet (par criticité).
Quel est le pourcentage de risques critiques sans plan d’atténuation ou de contingence.
Quel est le taux de résolution de problèmes avec des risques avérés.
La mise en place de KPI permet de juger l’évolution du projet, d’identifier rapidement les écarts par rapport aux objectifs émis et de prendre les mesures qui s’imposent.
Suivre et mettre à jour les KPI projet
Pour collecter vos KPI et les maintenir à jour, il faut déterminer les sources de données nécessaires à leurs mesures (rapport d’avancement, suivi des temps, outil PPM, ERP, fichier Excel …). Il faudra ensuite, définir la fréquence de mise à jour souhaitée pour remonter les résultats de ces KPI.
Une fois cela défini, il faudra mettre en place les rapports (tableau de bord), qui permettront d’agréger ces données et de les communiquer aux parties prenantes. Nous vous recommandons de mettre en place un système d’historisation, afin de pouvoir analyser les tendances de vos indicateurs. En effet, l’analyse des résultats sur des projets longs doit se faire sur une période représentative, et non pas sur un résultat unique à un instant donné.
Il faudra mettre en place des actions correctives, pour améliorer les écarts de performances identifiés, afin de pouvoir améliorer vos KPI sur la suite du projet. C’est un processus itératif, qui devra être répété tout au long du projet, pour assurer une surveillance continue de sa performance.
Comment industrialiser le suivi des KPI ?
L’industrialisation des KPI, nécessite de mettre en place des processus et des outils automatisés, qui facilitent la collecte, l’analyse et le reporting des données.
Pour cela, il y a bien évidemment les outils de gestion de projet et de portefeuille de projet (PPM), qui intègrent des fonctionnalités de suivi des KPI. Ces outils peuvent faciliter la collecte des données, en utilisant directement les données du projet (planning, avancement, plan de charge …), générer des rapports, visualiser les données sous forme de graphiques ou de tableaux de bord, et faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
Si vous disposez également de systèmes ou d’outils d’entreprise, tels que des systèmes de gestion des ressources humaines, des outils financiers ou des systèmes de gestion de la qualité, il faudra consolider ces données, pour pouvoir en faire un tableau de bord. Pour fiabiliser vos KPI et éviter un travail fastidieux, évitez les rapports manuels en automatisant la génération des rapports de suivi des KPI. Les tableaux de bord interactifs, permettent de visualiser et d’analyser les données des KPI de manière conviviale. Ils offrent une vue d’ensemble des performances du projet, permettent de filtrer les données, d’explorer les détails et de détecter rapidement les tendances ou les écarts. Utilisez des outils de création de tableaux de bord pour concevoir des interfaces interactives adaptées à vos besoins spécifiques.
La Business Intelligence (BI) joue un rôle essentiel dans la création de tableaux de bord, pour le suivi des KPI. Le BI permet de collecter et de consolider des données provenant de différentes sources, comme des bases de données, des outils de gestion de projet, des systèmes financiers, etc. Ces données peuvent être utilisées pour alimenter les tableaux de bord dynamiques, avec de nombreuses visualisations possibles et facilitent leur analyse en incorporant des fonctionnalités, comme le forage (drill-down), le tri, le filtrage et d’autres techniques pour explorer les données en profondeur et obtenir des insights précieux sur les performances du projet.
Ces tableaux de bord peuvent être publiés sur des portails en libre-service, envoyés par mail et être mis à jour automatiquement à une fréquence définie.
La Business Intelligence offre des fonctionnalités avancées pour la création de tableaux de bord des KPI, permettant de présenter les données, de manière à prendre des décisions éclairées basées sur ces données. Prodecys, spécialiste en gestion de projet, a développé une expertise particulière dans la mise en place de rapports BI.
Vous pouvez retrouver à titre d’exemple sur notre site des tableaux de bord réalisés avec différents outils de BI pour différents acteurs projet :
![](https://www.prodecys.com/wp-content/uploads/2023/12/LinkedIn.png")
Nous vous recommandons de télécharger notre guide sur le suivi de projet avec la Business Intelligence, pour la création de vos tableaux de bord.
KPI signifie « Key Performance Indicators » (indicateurs clés de performance), ils sont utilisés dans le suivi des projets, pour mesurer leur performance. Le chef de projet et son équipe choisissent conjointement les KPI, avant de démarrer le projet. Chaque indicateur est associé à un objectif précis.
Les KPI aident à mieux gérer les projets. Pour cela, définir au moins un KPI pour chacun des objectifs choisis peut être intéressant.
Quelles sont les caractéristiques d’un bon KPI ?
6 catégories que l’on retrouve fréquemment pour les KPI :
La mise en place de KPI permet de juger l’évolution du projet, d’identifier rapidement les écarts par rapport aux objectifs émis et de prendre les mesures qui s’imposent.
Suivre et mettre à jour les KPI projet
Pour collecter vos KPI et les maintenir à jour, il faut déterminer les sources de données nécessaires à leurs mesures (rapport d’avancement, suivi des temps, outil PPM, ERP, fichier Excel …). Il faudra ensuite, définir la fréquence de mise à jour souhaitée pour remonter les résultats de ces KPI.
Une fois cela défini, il faudra mettre en place les rapports (tableau de bord), qui permettront d’agréger ces données et de les communiquer aux parties prenantes. Nous vous recommandons de mettre en place un système d’historisation, afin de pouvoir analyser les tendances de vos indicateurs. En effet, l’analyse des résultats sur des projets longs doit se faire sur une période représentative, et non pas sur un résultat unique à un instant donné.
Il faudra mettre en place des actions correctives, pour améliorer les écarts de performances identifiés, afin de pouvoir améliorer vos KPI sur la suite du projet. C’est un processus itératif, qui devra être répété tout au long du projet, pour assurer une surveillance continue de sa performance.
Comment industrialiser le suivi des KPI ?
L’industrialisation des KPI, nécessite de mettre en place des processus et des outils automatisés, qui facilitent la collecte, l’analyse et le reporting des données.
Pour cela, il y a bien évidemment les outils de gestion de projet et de portefeuille de projet (PPM), qui intègrent des fonctionnalités de suivi des KPI. Ces outils peuvent faciliter la collecte des données, en utilisant directement les données du projet (planning, avancement, plan de charge …), générer des rapports, visualiser les données sous forme de graphiques ou de tableaux de bord, et faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
Si vous disposez également de systèmes ou d’outils d’entreprise, tels que des systèmes de gestion des ressources humaines, des outils financiers ou des systèmes de gestion de la qualité, il faudra consolider ces données, pour pouvoir en faire un tableau de bord. Pour fiabiliser vos KPI et éviter un travail fastidieux, évitez les rapports manuels en automatisant la génération des rapports de suivi des KPI. Les tableaux de bord interactifs, permettent de visualiser et d’analyser les données des KPI de manière conviviale. Ils offrent une vue d’ensemble des performances du projet, permettent de filtrer les données, d’explorer les détails et de détecter rapidement les tendances ou les écarts. Utilisez des outils de création de tableaux de bord pour concevoir des interfaces interactives adaptées à vos besoins spécifiques.
La Business Intelligence (BI) joue un rôle essentiel dans la création de tableaux de bord, pour le suivi des KPI. Le BI permet de collecter et de consolider des données provenant de différentes sources, comme des bases de données, des outils de gestion de projet, des systèmes financiers, etc. Ces données peuvent être utilisées pour alimenter les tableaux de bord dynamiques, avec de nombreuses visualisations possibles et facilitent leur analyse en incorporant des fonctionnalités, comme le forage (drill-down), le tri, le filtrage et d’autres techniques pour explorer les données en profondeur et obtenir des insights précieux sur les performances du projet.
Ces tableaux de bord peuvent être publiés sur des portails en libre-service, envoyés par mail et être mis à jour automatiquement à une fréquence définie.
La Business Intelligence offre des fonctionnalités avancées pour la création de tableaux de bord des KPI, permettant de présenter les données, de manière à prendre des décisions éclairées basées sur ces données. Prodecys, spécialiste en gestion de projet, a développé une expertise particulière dans la mise en place de rapports BI.
Vous pouvez retrouver à titre d’exemple sur notre site des tableaux de bord réalisés avec différents outils de BI pour différents acteurs projet :
Pour aller plus loin, découvrez comment suivre un projet et les principaux KPI pour vos tableaux de bord.
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