Notre client est une maison de luxe française.
Contexte & Enjeux
La Direction des systèmes d’informations de notre client s’est fixée pour objectif d’améliorer la gestion de ses activités et le pilotage de ses projets informatiques et services d’infrastructure IT.
Dans un environnement en pleine expansion et en constante évolution, elle a implémenté la solution PPM (Portfolio Project Management) Planisware Enterprise pour atteindre cet objectif.
L'accompagnement Prodecys
Notre accompagnement s’est basé sur une expertise de l’outil Planisware Enterprise et une expérience terrain pour une bonne compréhension fonctionnelle.
Pour relever ce défi, Prodecys est intervenu durant 2 périodes clés :
1. Période pré-implémentation, constituée :
- Phase de conception de la solution, pendant laquelle la solution est spécifiée précisément de façon à répondre aux besoins du client.
- Phase de développement pendant laquelle les personnalisations identifiées ainsi que les interfaces et les reprises des données ont été réalisées.
- Phase d’implémentation menée parallèlement à la phase précédente, qui a consisté à installer l’environnement de production, à réaliser le recettage et à fournir l’accès aux utilisateurs qui ont pu ensuite être formés à l’utilisation du nouvel outil.
2. Période post-implémentation : est un accompagnement visant à bâtir des bases solides, grâce à un soutien au quotidien auprès des utilisateurs métiers et à une administration fonctionnelle pour assurer le fonctionnement et l’exploitation des données de l’application.
Implémentation de Planisware Enterprise
L’objectif principal était d’obtenir un outil fonctionnel et efficace.
La gestion des demandes :
Nous avons commencé par mettre en place le module de gestion des demandes. Cette étape impliquait de comprendre en détail les besoins et les exigences spécifiques de notre client, concernant la gestion des demandes de projets.
Nous avons pris en compte les spécificités de l’entreprise et ses besoins uniques pour concevoir un processus sur mesure, adapté aux contraintes et aux objectifs de l’organisation.
A partir de ce processus nous avons construit sa représentation visuelle, qui permet aux utilisateurs de comprendre facilement le flux des demandes et les différentes étapes du processus.
La mise en place d’un processus de gestion des demandes personnalisé a permis d’assurer une intégration fluide de Planisware Enterprise dans le flux de travail de l’entreprise.
La gestion de projet :
Concernant la gestion de projet, nous les avons accompagnés dans la définition des projets modèles (Stage&Gate) et dans la structuration des projets. Cela a permis de définir des procédures claires pour la gestion des projets, avec le souci d’améliorer ainsi l’efficacité opérationnelle de l’entité. Nous avons également fait des configurations diverses, personnalisant l’outil en fonction des leurs besoins spécifiques.
Nous avons organisé des sessions de découverte pour le client, afin de présenter les fonctionnalités de Planisware Enterprise de manière détaillée. Cela a permis aux acteurs du projet de mieux comprendre les possibilités offertes par l’outil et de prendre des décisions concernant la configuration de fonctionnalités en adéquation avec leurs besoins.
Les tests :
La mise en œuvre des plans de test est une étape a cruciale pour garantir la qualité et la fiabilité de l’outil, avant sa pleine adoption au sein de l’entreprise.
Pour commencer, nous avons élaboré une stratégie de test complète en collaboration avec les parties prenantes. Cette stratégie a été spécialement conçue pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et garantir que toutes les fonctionnalités et configurations de Planisware Enterprise répondent aux exigences métiers et aux objectifs de l’organisation.
Ensuite, nous l’avons déclinée en scénarios de test détaillés. Chaque scénario a été élaboré pour tester différentes fonctionnalités et cas d’utilisation de l’outil.
La gestion des campagnes de test a été un processus méthodique et organisé. Un environnement de test dédié a été installé pour permettre de reproduire fidèlement le contexte réel d’utilisation de l’outil. Pour chaque scénario de test, les résultats ont été enregistrés et analysés de manière détaillée. Nous avons recueilli les retours de chaque acteur, pris en compte leurs préoccupations et intégré leurs commentaires pour optimiser la qualité de l’outil et garantir une pleine satisfaction des utilisateurs. Tout défaut ou problème détecté a été documenté et corrigé pour assurer une version stable et performante de l’outil.
Cela nous a permis de couvrir un large éventail de situations possibles et de garantir que Planisware Enterprise était robuste et performant dans toutes les circonstances. C’est une étape essentielle pour évaluer l’efficacité de l’outil dans des conditions similaires à celles de l’entreprise, tout en minimisant les risques lors du passage en production.
L’équipe :
Cette intervention s’est menée avec une équipe de quatre personnes. Parmi eux, César, notre expert solution. Il a joué un rôle essentiel dans la mise en œuvre de Planisware Enterprise : mener le développement de configurations personnalisées et orienter des choix méthodologiques stratégiques pour adapter l’outil aux besoins spécifiques de l’entreprise. Sur la base de cette compréhension approfondie, César a pu élaborer des configurations qui répondaient précisément aux exigences de chaque département et équipe de projet.
Son expertise avancée de Planisware a été un atout majeur. Il a été en mesure de traduire les exigences métiers en processus techniques adaptés à Planisware Enterprise, de s’assurer de la mise en œuvre technique, et des choix méthodologiques déclinés dans l’outil.
En parallèle, le chef de projet a joué un rôle essentiel dans la gestion du changement auprès des différentes équipes métiers. Il a agi en tant que facilitateur, aidant à sensibiliser les équipes aux avantages et aux bénéfices de l’utilisation de Planisware Enterprise. Grâce à ses compétences en communication et en gestion, il a réussi à obtenir un haut niveau d’adhésion et d’engagement des utilisateurs tout au long du processus d’implémentation.
La synergie entre notre chef de projet et César a été la clé du succès de l’implémentation. Cette approche complémentaire a permis d’optimiser le processus d’implémentation et de garantir une transition en douceur vers l’utilisation de l’outil pour toutes les équipes de l’entreprise.
Ce début d’implémentation réussie a eu un impact majeur sur l’efficacité et la performance de l’entreprise. Elle a permis une meilleure coordination entre les équipes de projet, une gestion plus transparente des demandes et une prise de décision plus rapide et éclairée. Dans cet esprit, cela a contribué à renforcer la capacité de l’entreprise à livrer des projets de manière efficace et dans les délais impartis.
En conclusion, notre intervention au démarrage de l’implémentation de Planisware Enterprise a été un succès. Grâce à cette implémentation réussie, notre client est désormais mieux équipé pour gérer ses projets de manière efficace, renforçant ainsi sa compétitivité et sa capacité à atteindre ses objectifs stratégiques avec succès.
C’est d’ailleurs la raison pour laquelle nous continuons à les accompagner.
Administration de Planisware Enterprise
L’administration de Planisware Enterprise est une étape cruciale qui intervient après l’implémentation de l’outil. Cette phase nécessite une prise en charge de l’administration fonctionnelle, qui inclut la gestion des données essentielles. L’administrateur fonctionnel joue un rôle central dans cette démarche, en garantissant la qualité et la structuration des données au sein du système.
Le premier objectif de l’administration fonctionnelle est de s’assurer que les données sont de qualité, fiables et cohérentes. Pour cela, l’administrateur fonctionnel doit maintenir les différents référentiels du système, en veillant à ce qu’ils soient à jour et conformes aux besoins de l’entreprise. Cela implique de collaborer avec les utilisateurs pour comprendre leurs besoins en matière de données et les aider à structurer leurs informations de manière optimale.
En tant que garant de la structuration des données, l’administrateur fonctionnel joue également un rôle clé dans la conduite du changement. Après l’implémentation de l’outil, il est essentiel de continuer à accompagner les utilisateurs au quotidien pour s’assurer qu’ils exploitent pleinement les fonctionnalités de Planisware Enterprise. L’administrateur fonctionnel doit être un facilitateur et un formateur, aidant les utilisateurs à tirer le meilleur parti de l’outil dans leur travail quotidien.
Au fil du temps, il prend progressivement en charge les évolutions de l’application. Il sera responsable de mettre en œuvre les changements et les améliorations demandés par les utilisateurs ou nécessaires pour répondre aux nouvelles exigences de l’entreprise. Cette capacité d’adaptation est essentielle pour maintenir la pertinence et la performance de l’outil dans un environnement en constante évolution.
Son expertise et son implication permettent de maintenir la dynamique positive créée pendant l’implémentation et de maximiser les bénéfices de Planisware Enterprise sur le long terme.
Les bénéfices
Nous avons proposé un accompagnement flexible et réactif. Nous avons compris que les projets évoluent rapidement et que les besoins peuvent changer du jour au lendemain. C’est pourquoi nous avons mis en place une structure qui nous permet de répondre rapidement aux demandes de notre client. Notre équipe est prête à intervenir rapidement pour résoudre les problèmes, apporter des ajustements ou fournir des conseils, garantissant ainsi une gestion fluide des projets.
Pour ce qui est de l’administration fonctionnelle, nous avons proposé une présence 5 jours sur 5, pour fournir un soutien continu et répondre aux questions de notre client.
Nous continuons de l’accompagner pour aller encore exploiter les performances de l’outil, ce qui est synonyme de confiance de sa part.
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