Une fois l’outil sélectionné, place à l’implémentation d’un outil PPM tout en s’imprégnant des spécificités de votre organisation.
Les outils paramétrables
La plupart des outils de gestion de projet sont dit « paramétrables ». Cela signifie qu’il est possible de les adapter au fonctionnement de votre entreprise. On entend souvent dire que le logiciel doit s’adapter à l’organisation et non l’inverse. Mais qu’est-ce que cela implique vraiment ?
2 facteurs pour réussir l’implémentation de son outil PPM
Connaître sa gouvernance de gestion de projet
Tout d’abord, si l’on souhaite faire une implémentation s’adaptant à l’entreprise, il est impératif de connaître sa gouvernance de gestion de projet. Il faut pouvoir se projeter dans la future utilisation de l’outil. A quel moment sera-t-il utilisé, pour quoi faire et par qui ? Quels processus devront être suivis par chaque utilisateur ? Par exemple, certains types d’utilisateurs peuvent être définis avec comme rôle de valider les feuilles de temps.
Durant cette période de réflexion, il ne faut pas se limiter à comprendre ce qui pourrait être réellement fait ou non. Il faut imaginer ce qui sera utile à la réalisation de vos tâches.
Analyse d’écarts : Standard vs Spécifique
Certains besoins ne peuvent pas être satisfaits seulement grâce au paramétrage. Il faut alors peut-être penser à faire une implémentation spécifique. Mais qu’est-ce que ça veut dire ?
Le besoin spécifique
Une implémentation spécifique est une mise en place de système réalisé pour répondre aux besoins particuliers d’une organisation. Par opposition au standard, défini par l’éditeur et disponible pour tous.
C’est à ce moment-là que l’on compare les besoins aux fonctions disponibles en standard. Et si ce n’est pas le cas, attention c’est ici que le piège arrive ! On ne passe pas tout de suite à une implémentation spécifique !
Il faut à ce moment donné, commencer par se demander s’il n’existe pas une manière détournée de répondre au besoin grâce au standard. Si cela vous paraît inhabituel comme démarche, c’est que vous ne challengez pas assez les besoins spécifiques. Faire une implémentation sur mesure c’est comme réaliser un gros achat, il faut que ce soit réfléchi !
Pendant longtemps, les éditeurs de logiciels de gestion de projets se sont vantés de la capacité de leurs outils à répondre à n’importe quel besoin grâce à l’implémentation spécifique. Cette dernière était réalisée à tout va sans prendre en compte les difficultés que cela engendre par la suite.
Les difficultés que peut engendrer le développement spécifique
L’utilisateur de l’outil sera sûrement très satisfait de l’implémentation spécifique jusqu’au moment où arrive le besoin de maintenance. Les premiers effets indésirables du spécifique vont faire surface au moment de la maintenance.
La montée de version risque d’être compliquée à cause d’une non-compatibilité de l’implémentation spécifique réalisée avec la nouvelle version de l’éditeur. Cela va donc demander des tests plus longs, peut-être des développements à refaire et donc un effort de maintenance plus coûteux, voire trop coûteux.
Intégrer les besoins spécifiques au standard ?
Depuis peu, les mentalités sont en train de changer. Chez de plus en plus d’éditeurs de logiciels, une implémentation proche du standard est recommandée et la prévention à propos du spécifique est constante.
Chez certains éditeurs, pour chaque user story (expression du besoin d’un client), l’éditeur juge si ce besoin peut être intégré au standard dans une prochaine version.
Par exemple, l’éditeur d’outil PPM Sciforma sort de nouvelles versions tous les mois en y intégrant une grande majorité des users stories.
Cela permet au logiciel d’évoluer au fur et à mesure des mois et de répondre en standard aux besoins de plus en plus de clients.
Pour conclure, une implémentation d’outil ppm réussie, est une mise en œuvre qui répond au mieux aux besoins de l’entreprise en s’y adaptant tout en restant au plus proche du standard du logiciel. Prodecys réalise les implémentations de vos outils de gestion de projets (Planisware Enterprise, Orchestra, Sciforma, MS Project), n’hésitez pas à nous contacter.
![](http://www.prodecys.com/wp-content/uploads/2023/08/Sans-titre.jpg")
Une fois l’outil sélectionné, place à l’implémentation d’un outil PPM tout en s’imprégnant des spécificités de votre organisation.
Les outils paramétrables
La plupart des outils de gestion de projet sont dit « paramétrables ». Cela signifie qu’il est possible de les adapter au fonctionnement de votre entreprise. On entend souvent dire que le logiciel doit s’adapter à l’organisation et non l’inverse. Mais qu’est-ce que cela implique vraiment ?
2 facteurs pour réussir l’implémentation de son outil PPM
Connaître sa gouvernance de gestion de projet
Tout d’abord, si l’on souhaite faire une implémentation s’adaptant à l’entreprise, il est impératif de connaître sa gouvernance de gestion de projet. Il faut pouvoir se projeter dans la future utilisation de l’outil. A quel moment sera-t-il utilisé, pour quoi faire et par qui ? Quels processus devront être suivis par chaque utilisateur ? Par exemple, certains types d’utilisateurs peuvent être définis avec comme rôle de valider les feuilles de temps.
Durant cette période de réflexion, il ne faut pas se limiter à comprendre ce qui pourrait être réellement fait ou non. Il faut imaginer ce qui sera utile à la réalisation de vos tâches.
Analyse d’écarts : Standard vs Spécifique
Certains besoins ne peuvent pas être satisfaits seulement grâce au paramétrage. Il faut alors peut-être penser à faire une implémentation spécifique. Mais qu’est-ce que ça veut dire ?
Le besoin spécifique
Une implémentation spécifique est une mise en place de système réalisé pour répondre aux besoins particuliers d’une organisation. Par opposition au standard, défini par l’éditeur et disponible pour tous.
C’est à ce moment-là que l’on compare les besoins aux fonctions disponibles en standard. Et si ce n’est pas le cas, attention c’est ici que le piège arrive ! On ne passe pas tout de suite à une implémentation spécifique !
Il faut à ce moment donné, commencer par se demander s’il n’existe pas une manière détournée de répondre au besoin grâce au standard. Si cela vous paraît inhabituel comme démarche, c’est que vous ne challengez pas assez les besoins spécifiques. Faire une implémentation sur mesure c’est comme réaliser un gros achat, il faut que ce soit réfléchi !
Pendant longtemps, les éditeurs de logiciels de gestion de projets se sont vantés de la capacité de leurs outils à répondre à n’importe quel besoin grâce à l’implémentation spécifique. Cette dernière était réalisée à tout va sans prendre en compte les difficultés que cela engendre par la suite.
Les difficultés que peut engendrer le développement spécifique
L’utilisateur de l’outil sera sûrement très satisfait de l’implémentation spécifique jusqu’au moment où arrive le besoin de maintenance. Les premiers effets indésirables du spécifique vont faire surface au moment de la maintenance.
La montée de version risque d’être compliquée à cause d’une non-compatibilité de l’implémentation spécifique réalisée avec la nouvelle version de l’éditeur. Cela va donc demander des tests plus longs, peut-être des développements à refaire et donc un effort de maintenance plus coûteux, voire trop coûteux.
Intégrer les besoins spécifiques au standard ?
Depuis peu, les mentalités sont en train de changer. Chez de plus en plus d’éditeurs de logiciels, une implémentation proche du standard est recommandée et la prévention à propos du spécifique est constante.
Chez certains éditeurs, pour chaque user story (expression du besoin d’un client), l’éditeur juge si ce besoin peut être intégré au standard dans une prochaine version.
Par exemple, l’éditeur d’outil PPM Sciforma sort de nouvelles versions tous les mois en y intégrant une grande majorité des users stories.
Cela permet au logiciel d’évoluer au fur et à mesure des mois et de répondre en standard aux besoins de plus en plus de clients.
Pour conclure, une implémentation d’outil ppm réussie, est une mise en œuvre qui répond au mieux aux besoins de l’entreprise en s’y adaptant tout en restant au plus proche du standard du logiciel. Prodecys réalise les implémentations de vos outils de gestion de projets (Planisware Enterprise, Orchestra, Sciforma, MS Project), n’hésitez pas à nous contacter.
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