Cet article met en lumière les 5 erreurs en gestion de projet que nous rencontronslors de nos missions d’accompagnement. Que vous soyez un acteur projet ou que vous représentiez une organisation, cet article peut vous aider.
Nous les partageons avec vous pour vous aider à les identifier et peut-être prendre conscience de l’origine des problèmes.
Erreur N°1 : Démarrer un projet sans cadrage
Représente 90 % de nos constats
Le lancement d’un nouveau projet est toujours quelque chose d’excitant, surtout si vous aimez relever les défis. Mais partir tête baissée, sans prendre le temps de cadrer votre projet peut entraîner des conséquences importantes, parmi lesquelles :
Des objectifs flous
Ne pas prendre le temps de travailler les objectifs du projet peut mener à des interprétations différentes par les membres de l’équipe quant aux attentes du projet. Ce qui peut conduire à des activités inutiles et à une dérive du projet.
Divergences des attentes des parties prenantes
En lien avec le point précèdent, le cadrage de projet permet d’impliquer les parties prenantes clés et de les aligner sur la compréhension des objectifs, des livrables et des contraintes du projet.
Risques non identifiés
Le cadrage doit aussi permettre, dès le début du projet, d’identifier et de gérer les risques majeurs. En l’absence de ce processus, les risques peuvent passer inaperçus, ce qui augmente les chances d’évènements imprévus et/ou d’impacts négatifs sur le projet.
Qualité inadaptée
En lien avec les objectifs et les attentes du projet, ne pas cadrer votre projet ne vous permettra pas d’appréhender correctement les attentes concernant la qualité de vos livrables. Ce qui engendrera des corrections ultérieures et donc des surcoûts.
Erreur N°2 : Fixer une date de fin irréaliste
Représente 85 % de nos constats (100% chez nos clients avant d’avoir un outil de planification)
Déterminer une date de fin pour un projet devrait toujours se faire en ligne avec les moyens financiers et humains mis à disposition pour le projet, le périmètre et le niveau de qualité souhaité.
Fixer une date non réaliste entraîne des conséquences néfastes :
Qualité dégradée
Une date trop courte risque d’imposer une pression aux équipes pour accélérer le travail, et pourrait compromettre la qualité des livrables. Les membres de l’équipe seront peut-être contraints de ne pas consacrer suffisamment de temps aux contrôles, ou de sauter des étapes dans les processus.
Stresser votre équipe
Démarrer un projet déjà en retard, rien de pire pour le moral de vos équipes. Au mieux ils seront en retard, au pire ils seront très en retard, ce qui dans tous les cas entraînera leur démobilisation. Gardez en tête qu’un objectif non atteignable démobilise !
Insatisfaction du client
Faire croire que l’impossible est réalisable apportera, à un moment donné, une déception de votre client. La satisfaction du client est pourtant l’une des principales préoccupations du chef de projet.
Trop souvent, pour répondre à des injonctions, nous subissons des dates incohérentes au vu des activités à réaliser. Que vous deviez faire du rétroplanning ou de la planification, il est indispensable de réaliser un diagramme de Gantt pour mettre en évidence ces incohérences et défendre votre vision du projet.
Erreur N°3 : Ne pas attribuer les moyens nécessaires
Représente 67 % de nos constats
Pourquoi accepter un projet sans obtenir les moyens nécessaires à sa réussite ?
Par “moyens” en gestion de projet, nous incluons :
Les ressources humaines
Elles réalisent les tâches pour faire avancer le projet : chef de projet, membres de l’équipe projet, experts ou encore sponsor.
Les ressources financières
Celles-ci doivent couvrir les dépenses liées au projet.
Les ressources matérielles
Ce sont les équipements, les infrastructures et tous les outils nécessaires au déroulement des activités du projet.
Il est crucial de s’assurer que tous les moyens nécessaires sont identifiés etalloués de manière adéquate, dès le début du projet. En veillant à ce qu’ils soient disponibles, vous augmentez les chances de mener à bien le projet dans les délais, tout en respectant les exigences de qualité et de satisfaction des parties prenantes.
Erreur N°4 : Ne pas définir de budget au projet
Représente 48 % de nos constats
Un projet sans budget est toujours un projet mal réfléchi au démarrage !
Pour être rentable et ne pas être un gouffre financier, avant de lancer un projet, se pose la question des objectifs de rentabilité : diminution de coûts, réduction de risques, alignement réglementaire, etc.
Initialement, le projet a un sens, avec une enveloppe budgétaire qui lui est attribuée, même si celle-ci pourra varier en fonction des aléas. Il n’est pas concevable que le chef de projet ne connaisse pas la limite des moyens financiers qu’il peut engager sur son projet.
Les risques d’un projet sans budget sont multiples : dépenses incontrôlées, incapacité à mesurer l’efficacité financière du projet ou difficultés de négociation du fait de l’absence de base solide.
Erreur N°5 : Ne pas nommer d’équipe projet
Représente 46 % de nos constats
Ne pas définir une équipe projet présente de gros inconvénients pour le succès de votre projet.
Vous allez très rapidement le ressentir avec l’implication des acteurs projet qui vont être dans une confusion quant à leurs rôles et responsabilités. De par une communication inefficace, la coordination des activités va se complexifier, votre équipe ne se sentant pas investie ni responsable de la réussite du projet.
Pour assurer la gestion efficace et cohérente du projet, il est recommandé de définir une équipe projet, avec l’attribution de rôles et responsabilités clairs. Le cadrage du projet doit permettre d’identifier les compétences nécessaires puis de définir de façon nominative les acteurs qui participeront au projet.
D’ailleurs, nous abordons ces thèmes dans notre formation pour vous aider à aller plus loin dans la mise en place de votre gestion de projet. Il est à noter que la mise en place de votre méthodologie projet décrit les processus pour éviter ces erreurs, à condition qu’elle soit bien appliquée et connue de tous.
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Cet article met en lumière les 5 erreurs en gestion de projet que nous rencontrons lors de nos missions d’accompagnement. Que vous soyez un acteur projet ou que vous représentiez une organisation, cet article peut vous aider.
Nous les partageons avec vous pour vous aider à les identifier et peut-être prendre conscience de l’origine des problèmes.
Erreur N°1 : Démarrer un projet sans cadrage
Représente 90 % de nos constats
Le lancement d’un nouveau projet est toujours quelque chose d’excitant, surtout si vous aimez relever les défis. Mais partir tête baissée, sans prendre le temps de cadrer votre projet peut entraîner des conséquences importantes, parmi lesquelles :
Des objectifs flous
Ne pas prendre le temps de travailler les objectifs du projet peut mener à des interprétations différentes par les membres de l’équipe quant aux attentes du projet. Ce qui peut conduire à des activités inutiles et à une dérive du projet.
Divergences des attentes des parties prenantes
En lien avec le point précèdent, le cadrage de projet permet d’impliquer les parties prenantes clés et de les aligner sur la compréhension des objectifs, des livrables et des contraintes du projet.
Risques non identifiés
Le cadrage doit aussi permettre, dès le début du projet, d’identifier et de gérer les risques majeurs. En l’absence de ce processus, les risques peuvent passer inaperçus, ce qui augmente les chances d’évènements imprévus et/ou d’impacts négatifs sur le projet.
Qualité inadaptée
En lien avec les objectifs et les attentes du projet, ne pas cadrer votre projet ne vous permettra pas d’appréhender correctement les attentes concernant la qualité de vos livrables. Ce qui engendrera des corrections ultérieures et donc des surcoûts.
Erreur N°2 : Fixer une date de fin irréaliste
Représente 85 % de nos constats (100% chez nos clients avant d’avoir un outil de planification)
Déterminer une date de fin pour un projet devrait toujours se faire en ligne avec les moyens financiers et humains mis à disposition pour le projet, le périmètre et le niveau de qualité souhaité.
Fixer une date non réaliste entraîne des conséquences néfastes :
Qualité dégradée
Une date trop courte risque d’imposer une pression aux équipes pour accélérer le travail, et pourrait compromettre la qualité des livrables. Les membres de l’équipe seront peut-être contraints de ne pas consacrer suffisamment de temps aux contrôles, ou de sauter des étapes dans les processus.
Stresser votre équipe
Démarrer un projet déjà en retard, rien de pire pour le moral de vos équipes. Au mieux ils seront en retard, au pire ils seront très en retard, ce qui dans tous les cas entraînera leur démobilisation. Gardez en tête qu’un objectif non atteignable démobilise !
Insatisfaction du client
Faire croire que l’impossible est réalisable apportera, à un moment donné, une déception de votre client. La satisfaction du client est pourtant l’une des principales préoccupations du chef de projet.
Trop souvent, pour répondre à des injonctions, nous subissons des dates incohérentes au vu des activités à réaliser. Que vous deviez faire du rétroplanning ou de la planification, il est indispensable de réaliser un diagramme de Gantt pour mettre en évidence ces incohérences et défendre votre vision du projet.
Erreur N°3 : Ne pas attribuer les moyens nécessaires
Représente 67 % de nos constats
Pourquoi accepter un projet sans obtenir les moyens nécessaires à sa réussite ?
Par “moyens” en gestion de projet, nous incluons :
Les ressources humaines
Elles réalisent les tâches pour faire avancer le projet : chef de projet, membres de l’équipe projet, experts ou encore sponsor.
Les ressources financières
Celles-ci doivent couvrir les dépenses liées au projet.
Les ressources matérielles
Ce sont les équipements, les infrastructures et tous les outils nécessaires au déroulement des activités du projet.
Il est crucial de s’assurer que tous les moyens nécessaires sont identifiés et alloués de manière adéquate, dès le début du projet. En veillant à ce qu’ils soient disponibles, vous augmentez les chances de mener à bien le projet dans les délais, tout en respectant les exigences de qualité et de satisfaction des parties prenantes.
Erreur N°4 : Ne pas définir de budget au projet
Représente 48 % de nos constats
Un projet sans budget est toujours un projet mal réfléchi au démarrage !
Pour être rentable et ne pas être un gouffre financier, avant de lancer un projet, se pose la question des objectifs de rentabilité : diminution de coûts, réduction de risques, alignement réglementaire, etc.
Initialement, le projet a un sens, avec une enveloppe budgétaire qui lui est attribuée, même si celle-ci pourra varier en fonction des aléas. Il n’est pas concevable que le chef de projet ne connaisse pas la limite des moyens financiers qu’il peut engager sur son projet.
Les risques d’un projet sans budget sont multiples : dépenses incontrôlées, incapacité à mesurer l’efficacité financière du projet ou difficultés de négociation du fait de l’absence de base solide.
Erreur N°5 : Ne pas nommer d’équipe projet
Représente 46 % de nos constats
Ne pas définir une équipe projet présente de gros inconvénients pour le succès de votre projet.
Vous allez très rapidement le ressentir avec l’implication des acteurs projet qui vont être dans une confusion quant à leurs rôles et responsabilités. De par une communication inefficace, la coordination des activités va se complexifier, votre équipe ne se sentant pas investie ni responsable de la réussite du projet.
Pour assurer la gestion efficace et cohérente du projet, il est recommandé de définir une équipe projet, avec l’attribution de rôles et responsabilités clairs. Le cadrage du projet doit permettre d’identifier les compétences nécessaires puis de définir de façon nominative les acteurs qui participeront au projet.
D’ailleurs, nous abordons ces thèmes dans notre formation pour vous aider à aller plus loin dans la mise en place de votre gestion de projet. Il est à noter que la mise en place de votre méthodologie projet décrit les processus pour éviter ces erreurs, à condition qu’elle soit bien appliquée et connue de tous.
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