Diagnostiquer son logiciel de gestion de projet avant d'en changer

Au sein d’une organisation il arrive que votre logiciel de gestion de projet devienne obsolète (et c’est bien, cela veut dire que vous évoluez) pour différentes raisons. Selon vous, la meilleure chose à faire est d’en changer. Alors que pas forcément ! Nous allons évoquer différentes raisons et voir ensemble comment et pourquoi diagnostiquer son logiciel de gestion de projet.

Les différentes raisons qui vous poussent à choisir un nouvel outil de gestion de projet

1. Trop de développements spécifiques

Vous faites partie des organisations qui ont eu un outil PPM très tôt et il y a fort longtemps. Vous vous êtes laissé envouter par un outil qui pouvait répondre à n’importe quel besoin grâce à des fonctionnalités spécifiques…

Au fil du temps, vous avez remarqué que ces développements spécifiques engendrent une maintenance compliquée et onéreuse. De plus, les montées de versions préconisées par la roadmap de l’éditeur deviennent compliquées à appliquer, et de ce fait perdez la possibilité d’utiliser les dernières fonctionnalités, ou pire, votre solution n’est plus maintenue par l’éditeur.

2. Une utilisation trop complexe

L’utilisation trop complexe d’un outil de gestion de projet engendre souvent des protestations quant à son utilisation, un refus ou un abandon de la part des utilisateurs. Cela peut venir de dysfonctionnements, d’une lenteur de l’application ou encore de processus projet trop exigeants rendant l’utilisation de l’outil incompatible avec vos contraintes terrain.

3. Vous avez de nouveaux besoins

Votre organisation s’agrandit, votre stratégie évolue, vous avez de nouveaux besoins à gérer dans votre outil… Par exemple, au vu du grand nombre de projets que vous devez gérer, vous devez mettre en place une gestion de portefeuille, ou encore déployer le suivi du temps passé sur les projets pour alimenter votre ERP. Effectivement, vous allez tout de suite penser qu’un nouvel outil PPM est nécessaire.

Les raisons citées ci-dessus peuvent vous amener à raisonner différemment. Un simple audit de votre outil de gestion de projet peut tout à fait conduire à trouver des solutions simples pour résoudre vos problématiques.

Tirer parti de l’audit

1. Migrer vers une nouvelle version de l’éditeur

Ensemble, nous évaluons la nouvelle version de votre outil. Car les approches chez les éditeurs d’outils PPM évoluent, certains recommandent désormais une implémentation au plus proche du standard.

Il est tout à fait possible que sur une version plus récente, l’éditeur ait pris en compte une majorité de vos exigences. Ainsi, vos besoins émis par le passé sont directement disponibles en standard.

Dans ce cas, nous vous accompagnons dans la migration vers une nouvelle version où vous pourrez bénéficier en standard de modules  que vous aviez fait développer en spécifique par le passé. La maintenance et les montées de versions seront moins complexes et moins onéreuses.

C’est une solution plus simple que de choisir un nouvel outil ! Chez Prodecys, nous prenons en charge la migration et la formation des utilisateurs à la nouvelle version.

2. Analyser les dysfonctionnements

La réalisation d’un audit permet de comprendre d’où viennent les dysfonctionnements de l’outil. En collaborant avec vos équipes pour prendre en compte votre utilisation actuelle, nous réalisons un diagnostic technique et opérationnel de votre application.

Ainsi, le rapport d’analyse permettra de dresser un état des lieux de l’utilisation de l’outil actuel (acteurs et profils, actions réalisées, comment sont-elles réalisées, workflows et contraintes) avec des recommandations quant à l’utilisation de votre outil (bonnes pratiques de gestion de projet et de gestion des outils). Nous vous transmettons également les bonnes pratiques d’utilisation en vue de sa pérennisation.

3. Comprendre sa non-utilisation

Les dysfonctionnements ne sont pas uniquement techniques, ils peuvent aussi venir du côté humain. Le rôle d’un audit permet aussi de comprendre pourquoi le système mis en place n’est pas utilisé ou est abandonné par les utilisateurs.

Dans ce cas, plusieurs pistes peuvent être envisagées comme une mauvaise conduite du changement, un manque de formations des utilisateurs…

4. Vous avez de nouveaux besoins

Vous voulez aller plus loin dans le regroupement des informations projet… Vous émettez alors de nouveaux besoins à gérer dans votre outil.

Un système de gestion de projets regorge de fonctionnalités dont vous ignorez l’existence ! Vous ne le savez pas encore mais votre outil actuel peut couvrir vos nouveaux besoins.

Dans ce cas-là, nous évaluons si votre système dispose de ces fonctionnalités dans votre version actuelle, s’il faut évoluer vers une nouvelle version, ou si votre outil ne permet pas de couvrir vos nouveaux besoins.

Pour cela, réaliser un recueil de vos besoins et rédiger un cahier des charges précis permettront de comprendre le niveau d’adéquation de l’outil avec vos besoins et vous orienter en dernier recours vers un nouvel outil.

Prodecys est un cabinet de conseil qui vous accompagne sur toutes les problématiques auxquelles vous faites face en gestion de projet. Les outils de gestion de projet font partie de notre ADN pour les auditer, les choisir, les implémenter, former les utilisateurs et administrateurs passer par Prodecys est un gage de réussite pour vous.

Nous restons à l’écoute de vos attentes.