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Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

 

 

 

Vos projets mal gérés vous coûtent cher !

Comme beaucoup d’organisations, vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute par rapport à la timeline, et ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ?

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Les gestionnaires de projet ou les chefs de projet vont rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter les projets.

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?

Comment la méthodologie de conduite de projet Stage and Gate peut vous aider ?

Il n’existe pas une solution de gestion pour mettre en place une bonne gestion par projet, mais des méthodologies de conduite de projet. La méthodologie du Stage and Gate, utilisée fréquemment par le gestionnaire de projet dans le développement de nouveaux produits, va vous permettre d’implémenter un processus métier, créateur de valeur et intégrant la gestion de vos risques, on parle de « risk management ».

Ce processus incrémental, transverse à toutes les fonctions de l’entreprise impliquées dans les projets, fournit une feuille de route commune aux différentes parties prenantes. Cette méthode peut être intégrée dans le business process des start ups et des organisations de taille plus conséquente.

Les étapes de décision d’investissement sur vos projets sont formalisées lors des « Gates » qui sont les jalons décisionnels de votre projet et se fondent sur des critères objectifs et des livrables définis en amont de la phase (business case, ROI, ressources …).

Beaucoup d’idées reçues à propos du Stage and Gate!

Le Stage and Gate vous permet de vous assurer que vos investissements soient toujours en ligne avec la stratégie de votre entreprise.  La méthode Stage and Gate vous aide à structurer une gouvernance projet et une capacité d’anticipation. L’organisation du projet en Stage and Gate permettra également la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets plus aisée.

Il y a de nombreuses idées reçues concernant la méthodologie du Stage and Gate dans le management de projets.

On entend souvent ses détracteurs dire que c’est un modèle rigide et dédié seulement à l’innovation produit, mais bien au contraire, il peut et doit être adapté à votre organisation, vos types de projets, vos équipes. Le modèle de Stage and Gate demande aux organisations de se l’approprier pour établir leur « best practices » et en tirer toute la plus-value.

Ce modèle de découpage du projet est aussi accusé d’être un simple processus de revue bureaucratique et de livraison de produit.  Il s’agit d’une autre idée reçue : il permet au contraire de diriger le projet et de formaliser les livrables attendus et de réévaluer en permanence l’alignement du projet avec la stratégie de l’entreprise au cours du temps dans une amélioration continue, tout en respectant les délais des projets.

Chaque entreprise est créative et le paramétrage de votre modèle est requis. Il vous faudra pour cela définir des critères spécifiques à votre entreprise, mesurables dans le temps et révisables pour s’adapter aux aléas de votre environnement.

Le Stage and Gate en pratique : le séquençage

Il s’agit d’un processus de développement pouvant être remonté dans les 2 sens en fonction des décisions prises au moment des « Gates ». A l’origine ce flux intègre 5 Stages et 5 Gates, mais il est adaptable à votre environnement de travail et vos types de projets (nouveaux produits et services, life cycle management, technologie disruptive…). Il est en effet possible de regrouper des Stages pour réduire le nombre de points de décision à prendre pendant le cycle de vie du projet, par exemple comme le propose le Stage and Gate Xpress ou le Stage and Gate Lite. Le Stage and Gate s’intègre dans le planning fonctionnel du projet et permet de piloter son avancement dans les différentes phases par des meetings dédiés.

 

 

Shémas du Tempsnip avec la méthodologie du Stage & Gate

Pourquoi Stage and Gate : voyons ce qu’est le Stage !

Un « Stage » regroupe un ensemble d’activités requises dans un projet pour arriver à la prochaine « Gate ». Ces activités sont transverses à l’organisation et ne sont surtout pas regroupées par fonction ou responsabilité. C’est le Project Manager qui planifie enchaînement des activités nécessaires pour arriver à la prochaine « Gate ». 

Ce processus de développement est corrélé de façon croissante aux coûts du projet et de façon décroissante aux risques au fur et à mesure que le projet avance dans les Stages. 

Schéma de planification des activités avec la méthode du Stage & Gate

Voyons maintenant l’importance des « Gates » dans le processus du Stage and Gate ?

Il s’agit d’un temps du projet où les décisions d’investissements sont prises pour la poursuite ou non du projet.  

La réunion de « Gate » permet de répondre à plusieurs questions parmi lesquelles : 

  • Les livrables du projet sont-ils disponibles ? 
  • Le projet remplit-il toujours les attentes en termes de rentabilité (Business case/Goal)? 
  • Poursuivons-nous notre investissement dans ce projet ? 
Schéma décrivant le processus du Stage & Gate

Le « Gatekeeper » un rôle clé du Stage and Gate ?

Il est primordial de définir clairement les rôles et responsabilités de chacun des intervenants et les règles d’implication. Nous voyons trop souvent des « Gatekeepers » ayant le rôle de chef de projet !

Il est indispensable de faire la distinction entre :

  • Le Chef de Projet (Project Manager) qui a le leadership pour diriger le projet et l’équipe étape par étape.
  • Le(s) « Gatekeeper(s) », souvent issus du management, qui entérine(nt) le passage des « Gates » en assurant la mise à disposition ou pas des ressources nécessaires (financières et humaines) pour le « Stage » suivant.

Il existe 4 décisions possibles lors de ces réunions de « Gates » :

  • « GO » : le projet continu et les ressources nécessaires sont mises à disposition
  • « KILL » : le projet est arrêté
  • « RECYCLE » : retour à une étape antérieure
  • « HOLD » : en attente (des actions doivent encore être menées pour pouvoir passer la « Gate »)

Nous constatons que pour les entreprises qui ont plusieurs projets en cours, le Stage and Gate a considérablement amélioré l’arbitrage des portefeuilles de projets. De même, ces entreprises ont une bonne visibilité sur les risques portés par leurs projets (risk management) ce qui facilite les prises de décisions.

L’aide à la prise de décision apportée par cette méthodologie permet de faire de réelles économies sur vos projets.

Prodecys a une réelle expertise dans la mise en place collaborative de ce processus de développement et peut vous aider à définir vos « best practices » de gestion de projets et de portefeuille de projets. Nous pouvons vous accompagner sur du consulting, que ce soit pour la conduite du changement engendrée par une telle méthodologie avec nos consultants, ou bien faire monter vos équipes en compétence et qualifications sur ces sujets par des cours de gestion de projet, animés par des formateurs avec une réelle expérience en gestion de projet.

Envie d’échanger ? Nous sommes à votre écoute

Pourquoi Coacher Acteurs Projet

Comment et pourquoi coacher les acteurs projets ?

Coacher les acteurs projets c’est tout d’abord : optimiser l’outil essentiel d’une entreprise : l’humain.
La réussite de vos projets dépend grandement de la capacité de vos équipes à gérer leurs forces et leurs faiblesses que ce soit de manière individuelle mais également dans le collectif.
Dans cet article vous comprendrez comment et pourquoi coacher les acteurs projets.
Histoire et évolution gestion de projet

Histoire et évolution de la gestion de projet

Vous êtes vous déjà demandé d'où vient la gestion de projet ?
De nos jours les méthodes Agiles sont à la mode, mais à quoi ressemblaient les méthodes de management avant ça ?

Dans cet article vous en apprendrez un peu plus sur l'histoire de la gestion de projet et sur son évolution jusqu'à aujourd'hui.
Externaliser gestion de projet - Prodecys

Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Choisir Son Outil de gestion de projet -Prodecys

Comment choisir son outil de gestion de projet

« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »
Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil PPM pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.
Logo Hermes

La méthode Hermès

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion financière des projets

La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.
Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines et financières associées à ces activités.
Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.
En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Gérer les risques avec Planisware

Gérer les risques avec Planisware

Dans Planisware, les risques sont utilisés pour modéliser un potentiel coût supplémentaire ou un retard pouvant arriver dans un projet. Associé au processus de prise de décisions « Stage & Gate », cet outil permet de prendre des décisions éclairées.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Enjeux de la gestion de portefeuille

Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.
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Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service du projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.

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