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Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Vos projets mal gérés vous coûtent cher !

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ?

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Les gestionnaires de projet ou les chefs de projet vont rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter les projets.

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?

Comment la méthodologie de Stage and Gate peut vous aider ?

Il n’existe pas une solution de gestion pour mettre en place une bonne gestion par projet, mais des méthodologies de conduite de projet. La méthodologie du Stage and Gate, utilisée fréquemment dans le développement de nouveaux produits, va vous permettre d’implémenter un processus métier, créateur de valeur et intégrant la gestion de vos risques, on parle de « risk management ».

Ce processus, transverse à toutes les fonctions de l’entreprise impliquées dans les projets, fournit une feuille de route commune aux différentes parties prenantes.

Les étapes de décision d’investissement sur vos projets sont formalisées lors des « Gates » qui sont les jalons décisionnels de votre projet et se fondent sur des critères objectifs et des livrables définis en amont de la phase (business case, ROI, ressources …).

Beaucoup d’idées reçues à propos du Stage and Gate!

Le Stage and Gate vous permet de vous assurer que vos investissements soient toujours en ligne avec la stratégie de votre entreprise.  La méthode Stage and Gate vous aide à structurer une gouvernance projet et une capacité d’anticipation. L’organisation du projet en Stage and Gate permettra également la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets plus aisée.

Il y a de nombreuses idées reçues concernant la méthodologie du Stage and Gate.

On entend souvent ses détracteurs dire que c’est un modèle rigide et dédié seulement à l’innovation produit, mais bien au contraire, il peut et doit être adapté à votre organisation, vos types de projets, vos équipes. Le modèle de Stage and Gate demande aux organisations de se l’approprier pour établir leur « best practices » et en tirer toute la plus-value.

Ce modèle est aussi accusé d’être un simple processus de revue bureaucratique et de livraison de produit.  Il s’agit d’une autre idée reçue : il permet au contraire de diriger le projet et de formaliser les livrables attendus et de réévaluer en permanence l’alignement du projet avec la stratégie de l’entreprise au cours du temps.

Chaque entreprise est créative et le paramétrage de votre modèle est requis. Il vous faudra pour cela définir des critères spécifiques à votre entreprise, mesurables dans le temps et révisables pour s’adapter aux aléas de votre environnement.

Le Stage and Gate en pratique : le séquençage

Il s’agit d’un processus de développement pouvant être remonté dans les 2 sens en fonction des décisions prises au moment des « Gates ». A l’origine ce flux intègre 5 Stages et 5 Gates, mais il est adaptable à votre environnement et vos types de projets (nouveaux produits, life cycle management, technologie disruptive…). Il est en effet possible de regrouper des Stages pour réduire le nombre de points de décision à prendre sur le projet, par exemple comme le propose le Stage and Gate Xpress ou le Stage and Gate Lite. Le Stage and Gate s’intègre dans le planning fonctionnel du projet et permet de piloter son avancement dans les différentes phases par des meetings dédiés.

 

 

Shémas du Tempsnip avec la méthodologie du Stage & Gate

Pourquoi Stage and Gate : voyons ce qu’est le Stage !

Un « Stage » regroupe un ensemble d’activités requises dans un projet pour arriver à la prochaine « Gate ». Ces activités sont transverses à l’organisation et ne sont surtout pas regroupées par fonction ou responsabilité. C’est le Project Manager qui planifie enchaînement des activités nécessaires pour arriver à la prochaine « Gate ». 

Ce processus de développement est corrélé de façon croissante aux coûts du projet et de façon décroissante aux risques au fur et à mesure que le projet avance dans les Stages. 

Schéma de planification des activités avec la méthode du Stage & Gate

Voyons maintenant l’importance des « Gates » dans le processus du Stage and Gate ?

Il s’agit d’un temps du projet où les décisions d’investissements sont prises pour la poursuite ou non du projet.  

La réunion de « Gate » permet de répondre à plusieurs questions parmi lesquelles : 

  • Les livrables du projet sont-ils disponibles ? 
  • Le projet remplit-il toujours les attentes en termes de rentabilité (Business case/Goal)? 
  • Poursuivons-nous notre investissement dans ce projet ? 
Schéma décrivant le processus du Stage & Gate

Le « Gatekeeper » un rôle clé du Stage and Gate ?

Il est primordial de définir clairement les rôles et responsabilités de chacun des intervenants et les règles d’implication. Nous voyons trop souvent des « Gatekeepers » ayant le rôle de chef de projet !

Il est indispensable de faire la distinction entre :

  • Le Chef de Projet (Project Manager) qui a le leadership pour diriger le projet et l’équipe étape par étape.
  • Le(s) « Gatekeeper(s) », souvent issus du management, qui entérine(nt) le passage des « Gates » en assurant la mise à disposition ou pas des ressources nécessaires (financières et humaines) pour le « Stage » suivant.

Il existe 4 décisions possibles lors de ces réunions de « Gates » :

  • « GO » : le projet continu et les ressources nécessaires sont mises à disposition
  • « KILL » : le projet est arrêté
  • « RECYCLE » : retour à une étape antérieure
  • « HOLD » : en attente (des actions doivent encore être menées pour pouvoir passer la « Gate »)

Nous constatons que pour les entreprises qui ont plusieurs projets en cours, le Stage and Gate a considérablement amélioré l’arbitrage des portefeuilles de projets. De même, ces entreprises ont une bonne visibilité sur les risques portés par leurs projets (risk management) ce qui facilite les prises de décisions.

L’aide à la prise de décision apportée par cette méthodologie permet de faire de réelles économies sur vos projets.

Prodecys a une réelle expertise dans la mise en place de ce processus de développement et peut vous aider à définir vos « best practices » de gestion de projets et de portefeuille de projets. Nous pouvons vous accompagner que ce soit pour la conduite du changement engendrée par une telle méthodologie, ou bien faire monter vos équipes en compétence sur ces sujets par des cours de gestion de projet.

Envie d’échanger ? Nous sommes à votre écoute

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Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service du projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.