Un dashboard projet pour rendre compte au Top Management

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reporting sur les projets et portefeuilles pour le top management
Prodecys 24 novembre 2023 0 Comments

Nous l’avons remarqué chez Prodecys, pour beaucoup d’organisations donner de la visibilité sur les projets au Top Management n’est pas une mince affaire. Les deux principales raisons que nous avons identifiées sont : le manque de qualité des données et/ou le reporting manuel qui prend trop de temps.

Malgré tout, le Top Management a besoin de visibilité sur les projets et portefeuilles de projets pour surveiller l’utilisation des ressources, l’évaluation des performances, ou encore l’arbitrage des projets, pour faciliter la prise de décisions. En informant et en présentant de manière claire et efficace les avancements, les enjeux et les résultats des projets en cours au Top Management, cela permet de s’assurer que les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

 

Dans cet article, nous vous donnons nos conseils pour créer un véritable outil d’aide à la décision. 

Sommaire

Définir le besoin

Avant de débuter la construction d’un reporting, la première chose à faire est de définir le besoin avec le demandeur :

·         Quel est l’objectif ? Qu’est-ce que le demandeur souhaite accomplir en utilisant ce rapport ?

·         Quelles réponses doit-il apporter ? Déterminer les informations spécifiques à intégrer.

·         Quelle est la fréquence (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc.) ? Pour déterminer la périodicité de la collecte et de la présentation des données, qui va dépendre de la pertinence et de la nature des informations à suivre.

·         A qui le rapport sera-t-il adressé ? La manière de présentée varie en fonction de la cible.

·        

Une fois que nous avons défini ces éléments, nous pouvons définir les KPIs nécessaires, puis passer à l’étape suivante, qui est d’aller chercher les données. Ces KPIs seront les mesures qui aideront à évaluer la réalisation des objectifs.

 

Cependant, si nous n’obtenons pas les réponses à nos questions initiales, pourquoi ne pas proposer des suggestions de ce qui peut être pertinent à suivre pour le Top Management. Avec une première maquette, ils auront une base pour affiner leur demande.

Exemples de KPI pour le Top Management

Pour le Top Management, il est préférable d’utiliser des KPIs qui donnent une vue d’ensemble sur les projets. Exemples :

  • L’utilisation des ressources: comment les ressources sont allouées.
  • Suivi des coûts: comparer le budget global réel à celui budgété.
  • ROI: bénéfices réalisés par rapport au coût total des projets.
  • Taux de réussite des projets: combien de projets sont un succès par rapport au nombre total de projets.

Collecter les données nécessaires

C’est selon nous, l’étape la plus compliquée, car les données nécessaires ne sont pas toujours immédiatement disponibles pour venir alimenter vos indicateurs. Le gros du travail est là :

Identifier les données nécessaires

C’est-à-dire, définir les activités minimales qui doivent être renseignées par les acteurs dans votre outil de gestion de projet.

Echanger avec les acteurs sur leur utilisation de l’outil

Pour que chacun y trouve son intérêt, il faut que les besoins de reporting convergent avec l’intérêt que les acteurs vont y trouver du fait de renseigner les données dans l’outil.

D’ailleurs, nous avons rédiger une étude de cas client pour cette problématique.

La bonne collecte des données est nécessaire pour représenter la réalité des projets.

Automatiser le reporting

Une fois toutes les étapes précédentes accomplies, nous allons pouvoir collecter les données pour les envoyer vers notre outil de reporting. Il est aussi possible de connecter votre outil de gestion de projet à votre outil de reporting pour automatiser l’alimentation de votre dashboard.

  • Gagner du temps: fini la collecte, la saisie et la mise en forme manuelle. Une fois que tout est connecté, vous ne touchez à plus rien. Le processus devient fluide et les données sont extraites de manière systématique et rapide.
  • Réduire les erreurs: comme il n’y a plus d’actions manuelles, le risque d’erreurs humaines est réduit.
  • Fréquence: les reportings sont générés et envoyés automatiquement au Top Management à la fréquence souhaitée.

Mettre en place l’automatisation

  • Evaluation des besoins : type de données à automatiser, fréquence, etc.
  • Sélection d’outil : rechercher l’outil de reporting idéal.
  • Interfaçage des systèmes : connexion entre les outils pour automatiser les flux de données.
  • Nettoyage des données: éliminer les erreurs, les doublons et les incohérences.
  • Personnalisation des rapports: créer vos graphiques en fonction des KPIs choisis.

Nos conseils

Le dashboard « clé en main » n’existe pas, il est toujours construit de façon personnalisée car, vous avez tous des besoins différents.

Nous vous recommandons de construire vos reporting avec un outil de BI, pour 3 raisons :

  • Les outils de BI sont dédiés au reporting: pas de customisation d’outil, une utilisation simple, une gestion de partage, des visuels flamboyants.
  • La BI est LE moyen d’agréger les données qui peuvent se trouver dans votre ERP, dans votre PPM ou dans des fichiers Excel par exemple.
  • Construire votre reporting dans votre outil de gestion de projet par exemple, vous limite :
    • Le Top Management ne rentrera pas dans l’outil : il a besoin qu’on lui présente les informations de manière simple et synthétique.
    • En termes de visuels : comme dit précédemment, les outils de BI sont faits pour le reporting. De ce fait, vous bénéficiez d’une multitude de visuels pour faire parler n’importe quel type de données.
    • Vous allez forcément customiser votre outil : attention des difficultés de migration peuvent subvenir. Puis, vous êtes en quelque sorte « prisonnier » si vous venez à changer.

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