Tout d’abord avant de parler de Culture Projet, parlons de Projet.
Un projet se définit comme un ensemble d’activités pour réaliser un objectif commun, il est délimité par un début et une fin nécessitant la mise en œuvre de ressources humaines et matérielles pour atteindre un objectif unique. Un projet n’affecte pas l’organisation de l’entreprise (un projet est une organisation temporaire), contrairement à la culture projet.
La culture projet se caractérise par la capacité d’une entreprise à décloisonner les métiers et services pour mobiliser les compétences nécessaires au service des projets. L’affectation des ressources humaines et financières de l’entreprise se fait en adéquation avec les besoins projets et non selon les demandes des services. Une entreprise avec une forte culture projet aura une organisation dite « matricielle », par opposition à un fonctionnement en silos.
Sommaire
Culture projet versus culture d’entreprise
Il est difficile de dissocier culture projet et culture d’entreprise, les deux étant fortement liées. La culture d’entreprise ou culture organisationnelle différencie une entreprise de ses concurrents, mais permet aussi de fédérer les membres par les valeurs qu’ils partagent. Cette culture d’entreprise va directement impacter la culture projet. Il n’est pas difficile d’imaginer qu’avec une culture d’entreprise favorisant une récompense générale au détriment des résultats, il sera plus difficile de mobiliser les équipes sur un livrable souhaité (projet).
J’ai rencontré une fois une entreprise qui avait une culture projet avancée, mais une culture d’entreprise présentant une faible appétence au risque.
La gouvernance projet était là, avec tous les éléments nécessaires à une bonne culture projet, pourtant les projets avaient du mal à avancer. En effet cette aversion au risque se répercutait dans les équipes projets qui ne prenaient pas d’initiatives face aux risques sans l’aval de la Direction.
Dans bon nombre de cas, cette latence engendrait des retards sur les projets qui avaient plus de conséquences que le risque lui-même.
Les fondations d’une culture projet
Pour Prodecys, il y a 3 piliers à la culture projet, vous en trouverez parfois 4, mais nous allons vous expliquer pourquoi, pour nous, le 4ème n’est pas un pilier mais une conséquence de cette culture projet :
La communication et la collaboration entre les membres doit être honnête et bienveillante afin de permettre à l’équipe de travailler dans un climat de confiance au service des objectifs du projet. La réussite dans une culture projet ne peut être que collective, il ne doit pas y avoir de réussite individuelle.
L’organisation matricielle est la caractéristique d’une entreprise qui a réussi à implémenter une culture projet. La structure matricielle coexiste avec l’organisation fonctionnelle pour donner l’autorité au responsable de projet sur les ressources nécessaires à la bonne conduite de celui-ci. En fonction du degré d’autorité du chef de projet, nous parlons de structure matricielle forte, équilibrée ou faible. Plus votre culture projet sera ancrée, plus votre structure matricielle sera forte.
La gouvernance projet englobe les activités de pilotage de projets et de portefeuille de projets, ainsi que le fonctionnement de tous les comités décisionnels en lien avec les projets de l’entreprise. Elle est garante de l’homogénéité des méthodologies de gestion des projets et des portefeuilles de projets en fournissant un socle de règles communes à toute l’organisation.
Le 4ème pilier que vous pouvez trouver dans certains articles, mais que nous contestons chez Prodecys, sont les outils. Trop souvent les outils de gestion de projet sont vendus comme une solution aux problèmes de pilotage de projets. Chez Prodecys, nous avons à la fois l’expérience métier PMO et des outils de gestion de projet.
Le succès des outils est assuré là où l’organisation s’est structurée en mode projet en amont. L’outil devient un support indispensable aux processus, au suivi et à la prise de décision. Mais l’outil ne doit jamais être le commencement d’une culture projet !
Un état d’esprit orienté stratégie d’entreprise
Pour conclure cette première introduction à la culture projet, nous pouvons dire qu’elle est étroitement liée à la culture d’entreprise et qu’elle caractérise les organisations qui ont réussi à créer une forte adhésion des équipes autour des objectifs stratégiques de l’entreprise. Ces entreprises parviennent à réaliser des projets complexes là où des entreprises avec une organisation plus fonctionnelle échouent.
Pourquoi mettre en place une culture projet ?
Il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
En effet, la stratégie de l’entreprise est élaborée par les décideurs des organisations et doit être déclinée au niveau de toute l’entreprise pour pouvoir ensuite être déroulée. La gestion de portefeuille, qui est une composante de la culture projet, va permettre d’arbitrer les projets prioritaires pour répondre à la stratégie de l’entreprise dans la limite des moyens disponibles.
La gestion de portefeuille de projets est le bras armé qui permet de réaliser la stratégie de l’entreprise. Si votre culture projet est bien ancrée, les ressources seront d’autant plus investies que la vision stratégique conduisant à ces choix est expliquée. Par opposition, une organisation ayant une faible culture projet rencontrera de nombreux freins pour faire accepter des arrêts prématurés de projets, même pour des changements de stratégie ou des problèmes de rentabilité.
Mon projet est arrêté !
La culture projet d’une entreprise passe par différentes étapes que Prodecys a déjà pu appréhender chez ses clients pour les aider à les traverser.
Il y a la première phase où tout va bien, mes projets avancent (bien que cela ne soit souvent pas mesuré), et j’ai un portefeuille de projets bien rempli. Formidable direz-vous voilà une entreprise ayant de nombreux projets ! Lorsque l’on commence à regarder de plus près, souvent ces organisations ont en effet un grand panel de projets avec certains toujours en veille mais qui ne sont pas arrêtés, au cas où… Ces projets répondent-il encore à la stratégie de l’entreprise ? Si oui, alors il faudra les pousser et engager des ressources, autrement il faudra les arrêter !
Ensuite, il y a les organisations qui ont une culture projet plus avancée, celles-ci pourront vous expliquer comment leurs projets sont arbitrés en fonction de la stratégie de l’entreprise. Les projets ne répondant plus à la stratégie sont arrêtés, mais nous allons rencontrer de vraies frustrations suite à ces prises de décision au niveau des équipes projets. Comme expliqué dans notre article précédent « Culture projet kezaco ? », il manque la Vision, sur les objectifs stratégiques au niveau des équipes projets.
On identifiera une organisation avec une forte culture projet à sa capacité à arrêter les projets en fonction de sa stratégie. Toutefois la réaction des équipes projet qui, redéployées sur d’autres projets, seront totalement mobilisées sur de nouveaux objectifs sans jamais avoir eu le sentiment d’être remises en question du fait de l’arrêt de leurs projets.
Il vaut mieux arrêter un projet qui se déroule bien, mais ne répondant plus à la stratégie de l’entreprise, plutôt que d’abandonner un projet en ligne avec la stratégie, compliqué à mener et nécessitant davantage de ressources.
L’arrêt d’un projet, pour être utile à l’entreprise doit s’accompagner d’un processus de clôture clair, permettant de capitaliser dans la mémoire de l’organisation l’expérience acquise sur ce projet.
Créer de la valeur
La culture projet aide les entreprises à créer de la valeur, elle va permettre d’éclairer les choix d’investissement en accord avec la stratégie de l’entreprise et mobiliser les équipes autour de ces choix. Il est difficile de mesurer l’impact de la culture projet dans une organisation, car bien souvent c’est cette culture du projet qui accompagne la mise en place de nombreux indicateurs de suivi de la performance des projets, de retour sur investissement. Sans culture projet il existe peu ou pas de mesures objectives ce qui rend difficile l’évaluation du gain lié à ce changement.
La culture projet ne se décrète pas, elle nécessite du temps pour se mettre en place et doit être accompagnée pour éduquer à tous les niveaux de l’organisation. Chacun à un rôle à jouer dans cette démarche. Celui de Prodecys est de vous accompagner pour vous faire bénéficier de son expérience.
Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?
Nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Obtenir de l’adhésion !
Il va falloir s’atteler à conduire le changement, il vous faudra pour cela un Sponsor fort pour appuyer cette stratégie, car comme nous l’avons vu, même si la culture projet n’est pas une organisation, elle va tout de même la bousculer. Le projet va être au cœur des actions et des décisions et les services en silos traditionnels vont perdre de leur influence. La volonté de la Direction doit être présente au travers du Sponsor pour appuyer cette démarche et placer l’intérêt de la stratégie d’entreprise au-dessus de l’intérêt organisationnel.
Il sera nécessaire de redéfinir certaines missions et en créer de nouvelles (Manager de portefeuille projets, responsable de gouvernance projet, contrôleur de gestion …). Selon la culture que vous souhaitez mettre en place, de simples ajustements peuvent suffire ; si vous souhaitez avoir une organisation totalement matricielle, alors il vous faudra modifier une partie de votre organisation.
Chez Prodecys, nous avons été acteurs dans la mise en place d’un pôle de gestion de projets dans une grande entreprise. Cette société, sous l’impulsion de la Direction, a décidé de mettre le projet au cœur de l’entreprise. Un département de « Project & Portfolio Management » en est né avec de nombreux acteurs tel que des chefs de projets, des planificateurs, un outil de gestion de projet, une équipe de gouvernance et de portefeuille projets. Puis les moyens ont été donnés à cette organisation pour appliquer la stratégie de l’entreprise. Les processus et les budgets des projets ont également été sous la responsabilité de ce département. L’implication de la Direction dans ce changement aura permis cette transformation d’une organisation verticale à matricielle en moins de 18 mois.
Définissez les règles et donnez les outils à vos équipes
Vous souhaitez mettre en place une culture projet : définissez les règles, dites comment cela doit fonctionner, donnez des outils pour permettre de faciliter la gestion de projet et faites-en sorte que tout le monde parle le même langage dans votre entreprise. Mettez en place la gouvernance de vos projets !
Avant de demander à vos équipes de faire autrement, avant de basculer sur un mode projet et de les bousculer, dites leur comment faire. Une fois que vous aurez indiqué vos attentes et comment vos équipes doivent faire pour y répondre, le changement sera beaucoup plus facile à mettre en place.
Prodecys a été sollicité pour aider une organisation qui souhaitait gagner en visibilité sur ses projets. Malgré des rituels projets déjà bien établis les acteurs projets ne parvenaient pas à planifier les grandes dates de leurs projets. Il nous aura suffit de fournir un outil de Visual Management puis d’expliquer aux équipes son utilisation pour qu’elles parviennent à planifier et gérer les aléas des projets et donner à l’organisation la visibilité attendue.
De la collaboration
N’oubliez pas que la gestion de projet est avant tout de la collaboration entre les personnes. Il est nécessaire dans une organisation en mode projet de promouvoir cette collaboration. Un projet est une réussite collective, vous devez entretenir l’esprit d’équipe, impliquer chacun et gagner l’adhésion de l’équipe avec des chefs projets qui sont de véritables leaders.
Les outils collaboratifs de gestion de projet seront l’aboutissement de votre culture projet afin de permettre le partage de l’information et l’implication de chacun dans la mise à jour des données projets (avancement, budget, besoin en ressources…).
Cet article vous aura permis d’appréhender ce qu’est une culture projet, son impact sur l’organisation et les acteurs de l’entreprise. Vous aurez compris qu’une culture projet s’implémente avec le temps et nécessite une volonté au plus haut niveau de l’organisation. Comme il s’agit d’un changement qui bouscule, il est souvent conduit par des professionnels de la gestion de projet pour replacer en permanence l’intérêt de l’organisation au cœur des décisions. La mise en place de gouvernance projet est un axe fort de l’expertise de Prodecys.
![](https://www.prodecys.com/wp-content/uploads/2023/12/LinkedIn.png")
Projet et culture projet : quelle différence ?
Tout d’abord avant de parler de Culture Projet, parlons de Projet.
Un projet se définit comme un ensemble d’activités pour réaliser un objectif commun, il est délimité par un début et une fin nécessitant la mise en œuvre de ressources humaines et matérielles pour atteindre un objectif unique. Un projet n’affecte pas l’organisation de l’entreprise (un projet est une organisation temporaire), contrairement à la culture projet.
La culture projet se caractérise par la capacité d’une entreprise à décloisonner les métiers et services pour mobiliser les compétences nécessaires au service des projets. L’affectation des ressources humaines et financières de l’entreprise se fait en adéquation avec les besoins projets et non selon les demandes des services. Une entreprise avec une forte culture projet aura une organisation dite « matricielle », par opposition à un fonctionnement en silos.
Sommaire
Culture projet versus culture d’entreprise
Il est difficile de dissocier culture projet et culture d’entreprise, les deux étant fortement liées. La culture d’entreprise ou culture organisationnelle différencie une entreprise de ses concurrents, mais permet aussi de fédérer les membres par les valeurs qu’ils partagent. Cette culture d’entreprise va directement impacter la culture projet. Il n’est pas difficile d’imaginer qu’avec une culture d’entreprise favorisant une récompense générale au détriment des résultats, il sera plus difficile de mobiliser les équipes sur un livrable souhaité (projet).
J’ai rencontré une fois une entreprise qui avait une culture projet avancée, mais une culture d’entreprise présentant une faible appétence au risque.
La gouvernance projet était là, avec tous les éléments nécessaires à une bonne culture projet, pourtant les projets avaient du mal à avancer. En effet cette aversion au risque se répercutait dans les équipes projets qui ne prenaient pas d’initiatives face aux risques sans l’aval de la Direction.
Dans bon nombre de cas, cette latence engendrait des retards sur les projets qui avaient plus de conséquences que le risque lui-même.
Les fondations d’une culture projet
Pour Prodecys, il y a 3 piliers à la culture projet, vous en trouverez parfois 4, mais nous allons vous expliquer pourquoi, pour nous, le 4ème n’est pas un pilier mais une conséquence de cette culture projet :
Le 4ème pilier que vous pouvez trouver dans certains articles, mais que nous contestons chez Prodecys, sont les outils. Trop souvent les outils de gestion de projet sont vendus comme une solution aux problèmes de pilotage de projets. Chez Prodecys, nous avons à la fois l’expérience métier PMO et des outils de gestion de projet.
Le succès des outils est assuré là où l’organisation s’est structurée en mode projet en amont. L’outil devient un support indispensable aux processus, au suivi et à la prise de décision. Mais l’outil ne doit jamais être le commencement d’une culture projet !
Un état d’esprit orienté stratégie d’entreprise
Pour conclure cette première introduction à la culture projet, nous pouvons dire qu’elle est étroitement liée à la culture d’entreprise et qu’elle caractérise les organisations qui ont réussi à créer une forte adhésion des équipes autour des objectifs stratégiques de l’entreprise. Ces entreprises parviennent à réaliser des projets complexes là où des entreprises avec une organisation plus fonctionnelle échouent.
Pourquoi mettre en place une culture projet ?
Il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
En effet, la stratégie de l’entreprise est élaborée par les décideurs des organisations et doit être déclinée au niveau de toute l’entreprise pour pouvoir ensuite être déroulée. La gestion de portefeuille, qui est une composante de la culture projet, va permettre d’arbitrer les projets prioritaires pour répondre à la stratégie de l’entreprise dans la limite des moyens disponibles.
La gestion de portefeuille de projets est le bras armé qui permet de réaliser la stratégie de l’entreprise. Si votre culture projet est bien ancrée, les ressources seront d’autant plus investies que la vision stratégique conduisant à ces choix est expliquée. Par opposition, une organisation ayant une faible culture projet rencontrera de nombreux freins pour faire accepter des arrêts prématurés de projets, même pour des changements de stratégie ou des problèmes de rentabilité.
Mon projet est arrêté !
La culture projet d’une entreprise passe par différentes étapes que Prodecys a déjà pu appréhender chez ses clients pour les aider à les traverser.
Il vaut mieux arrêter un projet qui se déroule bien, mais ne répondant plus à la stratégie de l’entreprise, plutôt que d’abandonner un projet en ligne avec la stratégie, compliqué à mener et nécessitant davantage de ressources.
L’arrêt d’un projet, pour être utile à l’entreprise doit s’accompagner d’un processus de clôture clair, permettant de capitaliser dans la mémoire de l’organisation l’expérience acquise sur ce projet.
Créer de la valeur
La culture projet aide les entreprises à créer de la valeur, elle va permettre d’éclairer les choix d’investissement en accord avec la stratégie de l’entreprise et mobiliser les équipes autour de ces choix. Il est difficile de mesurer l’impact de la culture projet dans une organisation, car bien souvent c’est cette culture du projet qui accompagne la mise en place de nombreux indicateurs de suivi de la performance des projets, de retour sur investissement. Sans culture projet il existe peu ou pas de mesures objectives ce qui rend difficile l’évaluation du gain lié à ce changement.
La culture projet ne se décrète pas, elle nécessite du temps pour se mettre en place et doit être accompagnée pour éduquer à tous les niveaux de l’organisation. Chacun à un rôle à jouer dans cette démarche. Celui de Prodecys est de vous accompagner pour vous faire bénéficier de son expérience.
Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?
Nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Obtenir de l’adhésion !
Il va falloir s’atteler à conduire le changement, il vous faudra pour cela un Sponsor fort pour appuyer cette stratégie, car comme nous l’avons vu, même si la culture projet n’est pas une organisation, elle va tout de même la bousculer. Le projet va être au cœur des actions et des décisions et les services en silos traditionnels vont perdre de leur influence. La volonté de la Direction doit être présente au travers du Sponsor pour appuyer cette démarche et placer l’intérêt de la stratégie d’entreprise au-dessus de l’intérêt organisationnel.
Il sera nécessaire de redéfinir certaines missions et en créer de nouvelles (Manager de portefeuille projets, responsable de gouvernance projet, contrôleur de gestion …). Selon la culture que vous souhaitez mettre en place, de simples ajustements peuvent suffire ; si vous souhaitez avoir une organisation totalement matricielle, alors il vous faudra modifier une partie de votre organisation.
Chez Prodecys, nous avons été acteurs dans la mise en place d’un pôle de gestion de projets dans une grande entreprise. Cette société, sous l’impulsion de la Direction, a décidé de mettre le projet au cœur de l’entreprise. Un département de « Project & Portfolio Management » en est né avec de nombreux acteurs tel que des chefs de projets, des planificateurs, un outil de gestion de projet, une équipe de gouvernance et de portefeuille projets. Puis les moyens ont été donnés à cette organisation pour appliquer la stratégie de l’entreprise. Les processus et les budgets des projets ont également été sous la responsabilité de ce département. L’implication de la Direction dans ce changement aura permis cette transformation d’une organisation verticale à matricielle en moins de 18 mois.
Définissez les règles et donnez les outils à vos équipes
Vous souhaitez mettre en place une culture projet : définissez les règles, dites comment cela doit fonctionner, donnez des outils pour permettre de faciliter la gestion de projet et faites-en sorte que tout le monde parle le même langage dans votre entreprise. Mettez en place la gouvernance de vos projets !
Avant de demander à vos équipes de faire autrement, avant de basculer sur un mode projet et de les bousculer, dites leur comment faire. Une fois que vous aurez indiqué vos attentes et comment vos équipes doivent faire pour y répondre, le changement sera beaucoup plus facile à mettre en place.
Prodecys a été sollicité pour aider une organisation qui souhaitait gagner en visibilité sur ses projets. Malgré des rituels projets déjà bien établis les acteurs projets ne parvenaient pas à planifier les grandes dates de leurs projets. Il nous aura suffit de fournir un outil de Visual Management puis d’expliquer aux équipes son utilisation pour qu’elles parviennent à planifier et gérer les aléas des projets et donner à l’organisation la visibilité attendue.
De la collaboration
N’oubliez pas que la gestion de projet est avant tout de la collaboration entre les personnes. Il est nécessaire dans une organisation en mode projet de promouvoir cette collaboration. Un projet est une réussite collective, vous devez entretenir l’esprit d’équipe, impliquer chacun et gagner l’adhésion de l’équipe avec des chefs projets qui sont de véritables leaders.
Les outils collaboratifs de gestion de projet seront l’aboutissement de votre culture projet afin de permettre le partage de l’information et l’implication de chacun dans la mise à jour des données projets (avancement, budget, besoin en ressources…).
Cet article vous aura permis d’appréhender ce qu’est une culture projet, son impact sur l’organisation et les acteurs de l’entreprise. Vous aurez compris qu’une culture projet s’implémente avec le temps et nécessite une volonté au plus haut niveau de l’organisation. Comme il s’agit d’un changement qui bouscule, il est souvent conduit par des professionnels de la gestion de projet pour replacer en permanence l’intérêt de l’organisation au cœur des décisions. La mise en place de gouvernance projet est un axe fort de l’expertise de Prodecys.
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