Le sujet de cet article peut sembler évident, mais chez Prodecys nous avons rencontré beaucoup d’organisations pour qui gestion de projet, signifie avoir un outil PPM.
Nous avons tendance à croire qu’un outil de gestion de projet va faire avancer les projets plus vite, apporter plus de collaboration…
Si vous pensez cela et que ce sont vos soucis actuels, nous pouvons déjà vous dire que vous allez passer à côté de votre objectif et même l’empirer. Généralement, ce constat est dû au fait que vous n’avez pas de méthodologie projet.
Sommaire
Méthode et outil : 2 objectifs différents
La méthodologie projet et l’utilisation d’outil de gestion de projet répondent à deux objectifs bien distincts.
La méthodologie projet : elle fournit un cadre structuré et cohérent pour la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle des projets. Le but est d’obtenir une meilleure planification, communication, gestion des risques, qualité et gestion des ressources.
L’outil de gestion de projet : il facilite la mise en œuvre pratique de la méthodologie de gestion de projet en automatisant les processus, en centralisant les informations, et en suivant l’avancement des projets en temps réel.
La méthodologie établit les principes directeurs, le cadre conceptuel qui définit les pratiques, étapes et processus à suivre. C’est la carte qui guide l’équipe tout au long du voyage. Tandis que l’outil facilite la mise en œuvre de ces principes. C’est l’instrument qui permet de mettre en pratique les principes de la méthodologie.
Revenons sur la notion de « faciliter la mise en œuvre » : l’outil fournit des fonctionnalités, qui simplifient le suivi, la gestion et l’exécution des tâches et des processus du projet conformément aux directives établies par la méthodologie. Mais, les fonctionnalités nécessaires sont définies par la méthodologie. Par exemple, si dans votre méthodologie vous ne faites pas de gestion de ressources, et que ce n’est pas un de vos enjeux, alors un outil qui offre la possibilité de faire de la gestion de ressources ne sera pas une fonctionnalité requise. Donc, définir sa méthodologie projet c’est 80% du cahier des charges pour un outil PPM. Alors que, si vous vous lancez dans le choix d’un outil sans méthodologie vous ne pouvez pas savoir quelles fonctionnalités sont requises.
Les risques à sélectionner un outil avant d’avoir une méthodologie
Faire le chemin inverse n’est pas sans risques, vous allez vous retrouvez dans une situation plus compliquée :
Vous allez forcément choisir le mauvais outil : comme on a dit que la méthodologie projet c’est 80% du cahier des charges pour un outil PPM. Vous allez forcément vous retrouvez avec des fonctionnalités manquantes ou avec trop de fonctionnalités qui seront inutiles.
Les personnes ne vont pas comprendre : si les acteurs projets ne savent pas sur quoi s’appuyer pour gérer leurs projets, que voulez-vous qu’ils fassent avec un outil ? Très souvent nous sommes sollicités pour des formations sur les outils. Mais lorsque l’outil est arrivé, sans former auparavant les équipes sur la méthodologie à appliquer : nous avons la conclusion suivante de la part des utilisateurs « et maintenant que devons-nous faire ? Qu’est qui est attendu de nous à partir de maintenant ?! »
Jeter de l’argent par les fenêtres : l’acquisition et la mise en place d’un outil est coûteuse : l’expert de l’outil qui va le mettre en place, le temps passé des acteurs projet et les licences. Il faut donc être sûr de la bonne acceptation de l’outil.
Vous ne pourrez pas adapter votre méthode à l’outil : c’est l’outil qui doit être choisi en rapport avec votre méthode, autrement les adaptations vous coûterons du temps et de l’argent.
Pour minimiser ces risques, chez Prodecys nous travaillons ensemble pour définir une méthodologie de gestion de projet claire et complète, adaptée adaptée à votre contexte et à vos enjeux. Une fois que la méthodologie est solidement établie, nous pouvons choisir un outil de gestion de projet qui vous accompagnera pour longtemps. Cette approche garantit une meilleure intégration entre la méthodologie et l’outil, ce qui favorise le succès de la gestion de projet.
Zoom sur : comment choisir un outil de gestion de projet
Pour bien comprendre, si on regarde notre méthode de sélection d’un outil de gestion de projet cela sera plus clair :
Cette première étape consiste à s’imprégner de votre méthodologie et des outils actuellement utilisés pour comprendre vos enjeux actuels et futurs.
Les « users stories »
Travailler avec les acteurs métiers durant des ateliers, pour identifier vos besoins et les prioriser (les besoins, qui comme on l’a dit au-dessus, sont spécifiques à votre méthodologie). Ensuite, nous rédigerons les spécifications fonctionnelles et les « uses cases ». Finalité : définir le cahier des charges à soumettre aux éditeurs d’outils de gestion de projet.
Evaluation
Proposer une short-list d’outils à évaluer et vous accompagner aux démonstrations éditeurs et évaluer les outils présentés grâce à notre outil de matrice de sélection.
Sélection
Grâce à notre expérience du marché et notre connaissance de votre contexte, nous vous fournissons une recommandation détaillée et objective de l’outil qui vous conviendrait.
Vous voyez, c’est surtout dans les deux premières étapes que votre méthode projet sera requise pour pouvoir s’y appuyer. N’oubliez pas, la méthode c’est 80% du cahier des charges pour sélectionner votre outil.
Pour aller plus loin, découvrez les outils incontournables au PMO digital et des exemples de processus que vous pourriez digitaliser.
![](https://www.prodecys.com/wp-content/uploads/2023/12/LinkedIn.png")
Nous vous recommandons de télécharger notre guide sur la gestion de projet transverse.
Le sujet de cet article peut sembler évident, mais chez Prodecys nous avons rencontré beaucoup d’organisations pour qui gestion de projet, signifie avoir un outil PPM.
Nous avons tendance à croire qu’un outil de gestion de projet va faire avancer les projets plus vite, apporter plus de collaboration…
Si vous pensez cela et que ce sont vos soucis actuels, nous pouvons déjà vous dire que vous allez passer à côté de votre objectif et même l’empirer. Généralement, ce constat est dû au fait que vous n’avez pas de méthodologie projet.
Sommaire
Méthode et outil : 2 objectifs différents
La méthodologie projet et l’utilisation d’outil de gestion de projet répondent à deux objectifs bien distincts.
La méthodologie projet : elle fournit un cadre structuré et cohérent pour la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle des projets. Le but est d’obtenir une meilleure planification, communication, gestion des risques, qualité et gestion des ressources.
L’outil de gestion de projet : il facilite la mise en œuvre pratique de la méthodologie de gestion de projet en automatisant les processus, en centralisant les informations, et en suivant l’avancement des projets en temps réel.
La méthodologie établit les principes directeurs, le cadre conceptuel qui définit les pratiques, étapes et processus à suivre. C’est la carte qui guide l’équipe tout au long du voyage. Tandis que l’outil facilite la mise en œuvre de ces principes. C’est l’instrument qui permet de mettre en pratique les principes de la méthodologie.
Revenons sur la notion de « faciliter la mise en œuvre » : l’outil fournit des fonctionnalités, qui simplifient le suivi, la gestion et l’exécution des tâches et des processus du projet conformément aux directives établies par la méthodologie. Mais, les fonctionnalités nécessaires sont définies par la méthodologie. Par exemple, si dans votre méthodologie vous ne faites pas de gestion de ressources, et que ce n’est pas un de vos enjeux, alors un outil qui offre la possibilité de faire de la gestion de ressources ne sera pas une fonctionnalité requise. Donc, définir sa méthodologie projet c’est 80% du cahier des charges pour un outil PPM. Alors que, si vous vous lancez dans le choix d’un outil sans méthodologie vous ne pouvez pas savoir quelles fonctionnalités sont requises.
Les risques à sélectionner un outil avant d’avoir une méthodologie
Faire le chemin inverse n’est pas sans risques, vous allez vous retrouvez dans une situation plus compliquée :
Pour minimiser ces risques, chez Prodecys nous travaillons ensemble pour définir une méthodologie de gestion de projet claire et complète, adaptée adaptée à votre contexte et à vos enjeux. Une fois que la méthodologie est solidement établie, nous pouvons choisir un outil de gestion de projet qui vous accompagnera pour longtemps. Cette approche garantit une meilleure intégration entre la méthodologie et l’outil, ce qui favorise le succès de la gestion de projet.
Zoom sur : comment choisir un outil de gestion de projet
Pour bien comprendre, si on regarde notre méthode de sélection d’un outil de gestion de projet cela sera plus clair :
La familiarisation
Cette première étape consiste à s’imprégner de votre méthodologie et des outils actuellement utilisés pour comprendre vos enjeux actuels et futurs.
Les « users stories »
Travailler avec les acteurs métiers durant des ateliers, pour identifier vos besoins et les prioriser (les besoins, qui comme on l’a dit au-dessus, sont spécifiques à votre méthodologie). Ensuite, nous rédigerons les spécifications fonctionnelles et les « uses cases ». Finalité : définir le cahier des charges à soumettre aux éditeurs d’outils de gestion de projet.
Evaluation
Proposer une short-list d’outils à évaluer et vous accompagner aux démonstrations éditeurs et évaluer les outils présentés grâce à notre outil de matrice de sélection.
Sélection
Grâce à notre expérience du marché et notre connaissance de votre contexte, nous vous fournissons une recommandation détaillée et objective de l’outil qui vous conviendrait.
Vous voyez, c’est surtout dans les deux premières étapes que votre méthode projet sera requise pour pouvoir s’y appuyer. N’oubliez pas, la méthode c’est 80% du cahier des charges pour sélectionner votre outil.
Pour aller plus loin, découvrez les outils incontournables au PMO digital et des exemples de processus que vous pourriez digitaliser.
Digitaliser le PMO
Rechercher
Catégories
Favoris