Nous assistons surement à un changement dans notre mode de travail. Je pense notamment à l’intensification du télétravail (même si celui-ci existe depuis bien longtemps) ainsi qu’au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).
C’est pourquoi la communication prend tout son sens et devient primordiale dans notre quotidien.
Définir les rôles de l’équipe projet
Définir les rôles au sein de l’équipe permet à chaque membre de connaître son périmètre d’activité et les différents interlocuteurs à qui s’adresser.
Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode RACI qui se décompose en 4 rôles :
R: Réalise (celui qui réalise)
A: Approuve (celui qui valide / contrôle)
C: Consulté (contributeur / conseille)
I: Informé (informé du résultat)
Attention, il existe des variantes selon que l’on utilise la matrice en anglais ou en français.
Néanmoins, il y des règles de mise en place à respecter :
Un et un seul A
Chaque activité doit comporter au moins un R
Un acteur peut être A et R
Planifier la communication : le plan de communication
La gestion de la communication doit assurer la satisfaction des besoins en information du projet et des parties prenantes.
La gestion de la communication nécessite d’élaborer une stratégie de communication :
– Planifier la communication (fréquence, canaux)
– Créer, distribuer, partager les éléments de communication
– Maitriser la communication
Vers qui communiquer :
– Interne : équipe projet, les comités, le management
– Externe : concurrence, média
Définir vos objectifs de communication
Vos différentes communications répondent à des objectifs différents, pour cela vous n’allez pas transmettre les mêmes informations selon que vous souhaitez :
Faire adhérer au projet
Informer sur l’avancement du projet
Obtenir une prise de décision
Alerter sur un problème
Conduire le changement
Obtenir davantage de ressources
Déterminer le mode de communication dans votre gouvernance projet
La gouvernance projet sert aussi à mieux faire circuler l’information avec les canaux de communication connus et éprouvés.
L’utilisation de tous, des mêmes outils facilitera le partage et la consultation des documents.
A chaque outil son rôle mais attention à ne pas les dupliquer !
Les réunions sont clés et structurent l’avancement du projet mais elles ne remplacent pas les échanges informels qui contribuent à l’esprit d’équipe, ni les tableaux de bord réguliers qui sont également une source de communication.
Prodecys accompagne les entreprises dans leur gestion de projet et dans la mise en place de ces processus. Si vous avez des problématiques dans votre gestion de projet, n’hésitez pas à nous contacter.
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Nous assistons surement à un changement dans notre mode de travail. Je pense notamment à l’intensification du télétravail (même si celui-ci existe depuis bien longtemps) ainsi qu’au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).
C’est pourquoi la communication prend tout son sens et devient primordiale dans notre quotidien.
Définir les rôles de l’équipe projet
Définir les rôles au sein de l’équipe permet à chaque membre de connaître son périmètre d’activité et les différents interlocuteurs à qui s’adresser.
Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode RACI qui se décompose en 4 rôles :
Attention, il existe des variantes selon que l’on utilise la matrice en anglais ou en français.
Néanmoins, il y des règles de mise en place à respecter :
Planifier la communication : le plan de communication
La gestion de la communication doit assurer la satisfaction des besoins en information du projet et des parties prenantes.
La gestion de la communication nécessite d’élaborer une stratégie de communication :
– Planifier la communication (fréquence, canaux)
– Créer, distribuer, partager les éléments de communication
– Maitriser la communication
Vers qui communiquer :
– Interne : équipe projet, les comités, le management
– Externe : concurrence, média
Définir vos objectifs de communication
Vos différentes communications répondent à des objectifs différents, pour cela vous n’allez pas transmettre les mêmes informations selon que vous souhaitez :
Déterminer le mode de communication dans votre gouvernance projet
La gouvernance projet sert aussi à mieux faire circuler l’information avec les canaux de communication connus et éprouvés.
L’utilisation de tous, des mêmes outils facilitera le partage et la consultation des documents.
A chaque outil son rôle mais attention à ne pas les dupliquer !
Pour vous donner des exemples :
Les réunions projet
Les réunions projet sont indispensables au pilotage des projets ainsi qu’au partage des informations et à la prise décision.
La réunion de lancement
Cette réunion se tient après la phase de planification du projet et avant l’exécution de celui-ci. Elle permet entre autres de :
La réunion d’avancement
Cette réunion a pour objectif de s’assurer de bon avancement du projet et le cas échéant déclencher les réunions de travail.
La réunion de travail
Cette réunion permet de travailler sur des problématiques précises du projet qui nécessitent d’être discutées avec des experts / métiers
La réunion de revue de projet
Cette réunion permet de préparer la réunion de comité de pilotage et de suivre la vie du projet.
La réunion du comité de pilotage
C’est la réunion qui permet de décider de la poursuite ou non d’un projet (Go/No Go), ou de valider des changements majeurs sur le projet
Les réunions sont clés et structurent l’avancement du projet mais elles ne remplacent pas les échanges informels qui contribuent à l’esprit d’équipe, ni les tableaux de bord réguliers qui sont également une source de communication.
Prodecys accompagne les entreprises dans leur gestion de projet et dans la mise en place de ces processus. Si vous avez des problématiques dans votre gestion de projet, n’hésitez pas à nous contacter.
Les thèmes que l’on aborde dans cet article font également partie de notre formation à la gestion opérationnelle de projet qui aborde tous les aspects de la gestion d’un projet de A à Z.
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