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Comment réussir son implémentation d’outil PPM ?

outil ppm gestion de projet

Les outils paramétrables

La plupart des outils de gestion de projet sont dit « paramétrables ». Cela signifie qu’il est possible de les adapter au fonctionnement de votre entreprise. On entend souvent dire que le logiciel doit s’adapter à l’organisation et non l’inverse. Mais qu’est-ce que cela implique vraiment ?

 

Connaître sa gouvernance de gestion de projet

Tout d’abord, si l’on souhaite faire une implémentation s’adaptant à l’entreprise, il est impératif de connaître sa gouvernance de gestion de projet. Il faut pouvoir se projeter dans la future utilisation de l’outil. A quel moment sera-t-il utilisé, pour quoi faire et par qui ? Quel processus devra suivre chaque utilisateur ? Par exemple, on peut définir certains types d’utilisateurs qui auront comme rôle de valider les feuilles de temps.

Durant cette période de réflexion, il ne faut pas se limiter à comprendre ce qui pourrait être réellement fait ou non. Il faut réussir à imaginer ce qui vous sera utile à la réalisation de vos tâches.

 

Gantt

 

Analyse d’écarts : Standard vs Spécifique

Certains besoins ne pourront pas être satisfaits seulement grâce au paramétrage. Il faudra alors peut-être penser à faire une implémentation spécifique. Mais qu’est-ce que ça veut dire ?

 

Le besoin spécifique

Une implémentation spécifique représente une mise en place de système qui est réalisée pour répondre aux besoins particuliers d’une organisation, par opposition au standard qui lui est défini par l’éditeur et disponible pour tous.

 

C’est à ce moment que l’on va comparer les besoins aux fonctions disponibles en standard. Et si ce n’est pas le cas, attention c’est ici que le piège arrive ! On ne passe pas tout de suite à une implémentation spécifique !

Il faut à ce moment donné, commencer par se demander s’il n’existe pas une manière détournée de répondre au besoin grâce au standard. Si cela vous paraît inhabituel comme démarche c’est que vous ne challengez pas assez les besoins spécifiques. Faire une implémentation sur mesure c’est comme réaliser un gros achat, il faut que ce soit réfléchit !

 

Pendant longtemps, les éditeurs de logiciels de gestion de projets se sont vantés de la capacité de leurs outils à répondre à n’importe quel besoin grâce à l’implémentation spécifique. Cette dernière était réalisée à tout va sans prendre en compte les difficultés que cela pourrait engendrer par la suite.

 

Les difficultés que peut engendrer le développement spécifique

Outil PPM

L’utilisateur de l’outil va surement être très satisfait de l’implémentation spécifique jusqu’au moment où arrivera le besoin de maintenance. Les premiers effets indésirables du spécifique vont faire surface au moment de la maintenance.

La montée de version risque d’être compliquée à cause d’une non-compatibilité de l’implémentation spécifique réalisée avec la nouvelle version de l’éditeur. Cela va donc demander des tests plus longs, peut-être des développements à refaire et donc un effort de  maintenance plus coûteux, voire trop coûteux.

 

Intégrer les besoins spécifiques au standard ?

Depuis peu, les mentalités sont en train de changer. Chez de plus en plus d’éditeurs de logiciels, l’implémentation au plus proche du standard est recommandée et la prévention à propos du spécifique est constante.

Chez certains éditeurs, Pour chaque user story (expression du besoin d’un client), l’éditeur va juger si ce besoin pourrait être intégré au standard dans une prochaine version.

Par exemple, l’éditeur d’outil PPM Sciforma sort de nouvelles versions tous les mois en y intégrant une grande majorité des users stories.

Cela permet au logiciel d’évoluer au fur et à mesure des mois et de répondre en standard aux besoins de plus en plus de clients.

 

Pour conclure, une implémentation réussie, est une mise en œuvre qui répond au mieux aux besoins de l’entreprise en s’y adaptant tout en restant au plus proche du standard du logiciel. Prodecys réalise les implémentations de vos outils de gestion de projets (Planisware Enterprise, Orchestra, Sciforma, MS Project), n’hésitez pas à nous contacter.

 

 

 

Business Case Sciforma

Le Business Case avec Sciforma

Dans cet article, découvrez les outils à votre disposition pour évaluer l'intérêt de vos opportunités.
Sciforma intègre la notion de Business Case.
Choisir Son Outil de gestion de projet -Prodecys

Comment choisir son outil de gestion de projet

« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »
Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil PPM pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.
Gestion financière des projets

La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.
Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines et financières associées à ces activités.
Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.
En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !
Gérer les risques avec Planisware

Gérer les risques avec Planisware

Dans Planisware, les risques sont utilisés pour modéliser un potentiel coût supplémentaire ou un retard pouvant arriver dans un projet. Associé au processus de prise de décisions « Stage & Gate », cet outil permet de prendre des décisions éclairées.

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