Comment choisir son outil de gestion de projet

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Prodecys vous accompagne pour choisir l’outil de gestion de projet adapté à votre contexte, vos processus et vos enjeux à court et moyen terme.

En échangeant avec vous et votre équipe sur votre contexte actuel, nous nous imprégnons des processus communs pour comprendre vos enjeux actuels et futurs. 

Cela nous permettra ensemble de définir vos besoins pour vous fournir :

  • Une matrice d’évaluation des outils.
  • Un accompagnement aux démonstrations éditeurs.
  • Une recommandation justifiée.

Choisir un outil de gestion de projet

Sommaire

« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »

Attention, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout (pour en savoir plus, nous avons un article dédié).

Une fois cela fait, il faudra choisir le bon outil. Mais avec autant d’options disponibles sur le marché, comment choisir l’outil qui convient le mieux à votre entreprise ? Dans cet article, nous vous présentons notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution.

Etape 1 : Identifier les besoins

Avant de regarder quels sont les outils sur le marché, il faut comprendre les besoins de l’organisation.

Cela semble évident mais bien souvent le besoin est mal défini ou incomplet. Or, vous allez voir que pour la suite cela est déterminant et il faut aller dans le détail car c’est là que se cachent toutes les embûches que vous rencontrerez plus tard. N’oubliez pas d’inclure dans l’équipe de recueil des besoins tous vos experts fonctionnels qui interviendront sur l’outil et qui ont des informations précieuses concernant leurs attentes.

Un exemple vécu à ce sujet avec une entreprise qui n’a pas été accompagnée pour ce travail d’analyse : l’organisation a déjà une maturité projet avancée et utilise un processus appelé le « Stage & Gate« , le choix de l’outil prenait bien en compte ces besoins :

  1. #60 « Gestion de la méthodologie dite du stage & gate »
  2. #61 « Adaptation du stage & gate à notre modèle existant »

L’outil sélectionné permet de faire du « Stage & Gate » mais pas la soumission de « Gate » dans un workflow avec la notion de « Gatekeeper ».  Pourtant, cela aurait dû être une exigence exprimée au vu de l’importance de ce processus dans la méthodologie projet de ce client.

Vous voilà avec un outil qui va répondre partiellement à vos attentes et qui nécessitera un investissement supplémentaire pour être adapté aux réels besoins de l’organisation.

De nombreux autres exemples pourraient étayer cette première recommandation comme :

« Je pensais pouvoir planifier à l’heure »,

« Je croyais pouvoir planifier mes ressources par compétence »,

« Comment ça on ne peut pas faire la méthode de la chaîne critique dans cet outil » …

Si vous n’écrivez pas ce que vous souhaitez faire, ce n’est pas l‘éditeur qui vous dira ce qu’il ne fait pas et que vous ne pourrez pas faire plus tard.

 

Etape 2 : Faites des recherches sur les outils de gestion de projet

 

Les différents outils de gestion de projet

La couverture fonctionnelle de ces outils peut être sans limite, d’où le besoin de bien savoir ce que vous attendez de votre outil pour aujourd’hui mais également pour l’avenir (on ne change pas d’outil PPM facilement, alors mieux vaut envisager l’objectif à moyen/long terme).

Nous pouvons classifier les outils PPM selon différentes catégories :

  1. Les outils collaboratifs: ce sont des outils qui permettent de favoriser la collaboration des équipes au sein des projets. Ces outils très simples d’utilisation permettent une adoption rapide mais ne couvriront pas les domaines comme : la gestion des ressources, le suivi des portefeuilles de projets ou l’aspect financier et budgétaire des projets. Vous avez des outils comme Trello ou Planner.
  1. Les outils PMO « out of the box » : ceux-ci plus complexes à mettre en œuvre permettent de couvrir une grande partie des processus de la gestion de projet. Vous pourrez planifier, mais également analyser vos portefeuilles de projets, vérifier votre capacité en ressources, ou encore simuler l’impact de vos décisions sur l’intégration ou l’arrêt de projets/programmes. Leur prise en main implique un niveau de maturité projet plus élevé et peut nécessiter un accompagnement. Vous avez des outils comme Smartsheet par exemple.
  1. Les outils de gestion de projet paramétrables: de même que les outils les plus performants des outils PMO « out of the box » ceux-ci vont couvrir tout le spectre fonctionnel de la gestion de projet. L’intérêt de ces outils est qu’ils ont la capacité d’être paramétrés pour s’ajuster à vos processus. Aussi, si vous avez une maturité projet déjà robuste avec des processus déjà bien établis, ces outils pourront s’adapter (voir notre article : Culture projet kezaco ?). Il sera nécessaire de vous faire accompagner par l’éditeur ou des partenaires certifiés pour adapter l’outil à vos activités. Il y a les outils Smartsheet, Sciforma ou Plansiware Orchestra.
  1. Les outils PMO type « ERP »: Il s’agit d’outils avec un niveau fonctionnel à la hauteur de leur capacité de répondre à toute la complexité des organisations. Ces outils peuvent non seulement répondre aux plus complexes exigences de la gestion de projet, mais aussi manager les activités connexes telles que le suivi de la facturation, ou encore des calculs de rentabilité totalement paramétrables … La contrepartie et qu’il vous sera nécessaire d’avoir en permanence un expert de cet outil pour vous accompagner dans son paramétrage et son administration. Vous avez des outils comme Planisware Enterprise ou Planview.

 

Etape 3 : Evaluer les outils de gestion de projet

Une fois les besoins définis et après avoir fait le tour du marché, vous allez définir une short-list (car il n’est pas envisageable de tester tous les outils du marché) et la prochaine étape est d’évaluer chaque fonctionnalité en fonction de vos besoins. Pour cela, vous pouvez réaliser une matrice de sélection :

matrice de sélection pour un outil de gestion de projet

Nous procédons de la façon suivante :

  1. A partir de vos besoins, identifier les outils qui pourraient répondre à vos attentes (j’avoue cela est plus simple pour nous qui en connaissons de nombreux, mais il faut le faire)
  2. Une fois les outils identifiés, scorer chacun de vos besoins en indiquant si l’outil couvre cette fonctionnalité (Yes/ No)
  3. Si c’est « Yes » ce n’est pas terminé ! Est-ce de façon native ou bien de façon spécifique ? Ce point très important, dès que vous entrez dans du développement spécifique vous augmentez le coût de maintenance de votre outil pour le futur.
  4. Comparer le score de vos outils pour construire votre short liste de façon objective.

Cet outil que vous allez sélectionner sera votre outil de travail et celui de tous les acteurs projet. Il faut que vous soyez à l’aise avec et qu’il ne vous rebute pas.

Maintenant que vous tenez les 2 ou 3 outils qui peuvent répondre à vos exigences, demandez des présentations pour les voir et si possible demandez qu’un projet type de votre domaine d’activité serve de base à la démonstration.

Testez-les, posez les questions sur tous les points que vous devez approfondir et ne vous contentez pas de « oui c’est faisable » mais sachez comment c’est faisable en « standard » ou « spécifique ».

 

Analyse des écarts : Standard vs Spécifique

Certains besoins ne pourront pas être satisfaits seulement grâce au paramétrage. Il faudra alors peut-être penser à faire une implémentation spécifique. Mais qu’est-ce que ça veut dire ?

Le besoin spécifique

 

Une implémentation spécifique représente une mise en place de système qui est réalisée pour répondre aux besoins particuliers d’une organisation, par opposition au standard qui lui est défini par l’éditeur et disponible pour tous. 

C’est à ce moment que l’on va comparer les besoins aux fonctions disponibles en standard. Et si ce n’est pas le cas, attention c’est ici que le piège arrive ! On ne passe pas tout de suite à une implémentation spécifique !

Il faut à ce moment, commencer par se demander s’il n’existe pas une manière de répondre au besoin grâce au standard, ou si d’autres outils le font. Si cela vous paraît inhabituel comme démarche c’est que vous ne challengez pas assez les besoins spécifiques. Faire une implémentation sur mesure c’est comme réaliser un gros achat, il faut que ce soit réfléchit !

Pendant longtemps, les éditeurs de logiciels de gestion de projets se sont vantés de la capacité de leurs outils à répondre à n’importe quel besoin grâce à l’implémentation spécifique. Cette dernière était réalisée à tout va sans prendre en compte les difficultés que cela pourrait engendrer par la suite.

Les difficultés que peut engendrer le développement spécifique

Outil PPM

L’utilisateur de l’outil va surement être très satisfait de l’implémentation spécifique jusqu’au moment où arrivera le besoin de maintenance. Les premiers effets indésirables du spécifique vont faire surface au moment de la maintenance.

La montée de version risque d’être compliquée à cause d’une non-compatibilité de l’implémentation spécifique réalisée avec la nouvelle version de l’éditeur. Cela va donc demander des tests plus longs, peut-être des développements à refaire et donc un effort de maintenance plus coûteux, voire trop coûteux.

Intégrer les besoins spécifiques au standard ?

Depuis peu, les mentalités sont en train de changer. Chez de plus en plus d’éditeurs de logiciels, l’implémentation au plus proche du standard est recommandée et la prévention à propos du spécifique est constante.

Chez certains éditeurs, pour chaque user story (expression du besoin d’un client), l’éditeur va juger si ce besoin pourrait être intégré au standard dans une prochaine version.  Ce changement de paradigme est lié à l’arrivée du cloud, qui permet de réduire les coûts de maintenance en réduisant le nombre de version à maintenir.

Réussir l’implémentation d’un outil de gestion de projet

Vous tenez entre vos mains l’outil idéal, il ne reste plus qu’à l’utiliser ! Avez-vous pensé à son adoption ? Parfois, ça ne se passe pas vraiment comme on l’avait imaginé, voici quelques conseils pour réussir l’adoption de l’outil :

  • Définir une équipe pilote: si vous intégrez un outil dans plusieurs équipes, commencez avec une équipe restreinte.
  • Communication: l’intégration d’un outil de gestion de projet se fait au tout début, il faut inclure les personnes et les consulter pour connaître leurs besoins.
  • Former: avant de commencer à utiliser l’outil, il va falloir former l’équipe. Même une fois formé, les utilisateurs ont toujours besoin de soutien, vous pouvez mettre en place un système de support technique pour résoudre les problèmes et répondre aux questions rapidement.
  • Evaluer et ajuster : Surveillez régulièrement l’utilisation de l’outil et les résultats obtenus. Identifiez les domaines où des améliorations sont nécessaires et apportez les ajustements pour optimiser l’efficacité de l’outil.

Sachez qu’il n’y a pas de « meilleur » outil de gestion de projet. Il existe une solution adaptée à vos besoins, vos objectifs à plus ou moins long terme et le niveau de maturité de votre organisation en gestion de projet.

Notre connaissance de l’environnement projet et les retours d’expériences que nous avons avec nos clients nous permettent chez Prodecys de vous orienter sur la solution qui vous correspond et qui vous accompagnera pendant de nombreuses années. N’hésitez pas à nous contacter nous vous accompagnons à toutes les étapes de votre projet.

Prodecys vous accompagne pour choisir l’outil de gestion de projet adapté à votre contexte, vos processus et vos enjeux à court et moyen terme.

En échangeant avec vous et votre équipe sur votre contexte actuel, nous nous imprégnons des processus communs pour comprendre vos enjeux actuels et futurs. 

Cela nous permettra ensemble de définir vos besoins pour vous fournir :

  • Une matrice d’évaluation des outils.
  • Un accompagnement aux démonstrations éditeurs.
  • Une recommandation justifiée.

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