« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »
Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil de gestion de projet pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.
Bien choisir son outil de gestion de projet pour ne rien regretter ensuite !
Chaque jour de nouvelles idées apparaissent dans nos entreprises ce qui donne de nouveaux « Business cases » qui finiront pour certains en projets. Le nombre de projets à mener ne cesse d’augmenter, chacun devant répondre à des besoins stratégiques de l’entreprise (voir article : Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?).
Pour prendre les bonnes décisions dans ces choix stratégiques les éditeurs rivalisent sur ce marché, dont le volume peut être considérable compte tenu de l’enjeu pour les entreprises de prendre les bonnes décisions. Ces outils ont pour vocation de consolider les données du terrain recueillies au niveau des PMOs et/ou des chefs de projets pour faciliter la prise de décision.
Les différents outils PPM
La couverture fonctionnelle de ces outils peut être sans limite, d’où le besoin de bien savoir ce que vous attendez de votre outil pour aujourd’hui mais également pour l’avenir (on ne change pas d’outil PPM facilement, alors mieux vaut envisager l’objectif à moyen/long terme).
Nous pouvons classifier les outils PPM selon différentes catégories :
Les outils collaboratifs: ce sont des outils qui permettent de favoriser la collaboration des équipes au sein des projets. Ces outils très simples d’utilisation permettent une adoption rapide mais ne couvriront pas les domaines comme : la gestion des ressources, le suivi des portefeuilles de projets ou l’aspect financier et budgétaire des projets.
Les outils PMO « out of the box » : ceux-ci plus complexes à mettre en œuvre permettent de couvrir une grande partie des processus de la gestion de projet. Vous pourrez planifier, mais également analyser vos portefeuilles de projets, vérifier votre capacité en ressources, ou encore simuler l’impact de vos décisions sur l’intégration ou l’arrêt de projets/programmes. Leur prise en main implique un niveau de maturité projet plus élevé et peut nécessiter un accompagnement.
Les outils PMO paramétrables: de même que les outils les plus performants des outils PMO « out of the box » ceux-ci vont couvrir tout le spectre fonctionnel de la gestion de projet. L’intérêt de ces outils est qu’ils ont la capacité d’être paramétrés pour s’ajuster à vos processus. Aussi, si vous avez une maturité projet déjà robuste avec des processus déjà bien établis, ces outils pourront s’adapter (voir notre article : Culture projet kezaco ?). Il sera nécessaire de vous faire accompagner par l’éditeur ou des partenaires certifiés pour adapter l’outil à vos activités.
Les outils PMO type « ERP »: Il s’agit d’outils avec un niveau fonctionnel à la hauteur de leur capacité de répondre à toute la complexité des organisations. Ces outils peuvent non seulement répondre aux plus complexes exigences de la gestion de projet, mais aussi manager les activités connexes telles que le suivi de la facturation, ou encore des calculs de rentabilité totalement paramétrables … La contrepartie et qu’il vous sera nécessaire d’avoir en permanence un expert de cet outil pour vous accompagner dans son paramétrage et son administration.
Alors comment bien choisir mon outil de gestion de projet ?
Pour bien choisir votre outil PPM nous procédons en 3 étapes, c’est notre expérience que nous allons vous partager.
1 – Définissez bien votre besoin :
Cela semble évident mais bien souvent le besoin est mal défini ou incomplet. Or, vous allez voir que pour la suite cela est déterminant, et il faut aller dans le détail car c’est là que se cachent toutes les embûches que vous rencontrerez plus tard. N’oubliez pas d’inclure dans l’équipe de collecte des besoins tous vos experts fonctionnels qui interviendront sur l’outil et qui ont des informations précieuses concernant leurs attentes.
Un exemple vécu à ce sujet avec une entreprise qui n’ a pas été accompagnée pour ce travail d’analyse
L’organisation a déjà une maturité projet avancée et utilise un processus appelé le « Stage & Gate » (voir notre article sur ce sujet), le choix de l’outil prenait bien en compte ces besoins :
#60 « Gestion de la méthodologie dite du stage & gate »
#61 « Adaptation du stage & gate à notre modèle existant »
L’outil sélectionné permet de faire du « stage and gate » mais pas la soumission de « gate » dans un workflow avec la notion de « gatekeeper ». Pourtant, cela aurait dû être une exigence exprimée au vu de l’importance de ce processus dans la méthodologie projet de ce client.
Vous voilà avec un outil qui va répondre partiellement à vos attentes et qui nécessitera un investissement supplémentaire pour être adapté aux réels besoins de l’organisation.
De nombreux autres exemples pourraient étayer cette première recommandation comme par exemple :
« Je pensais pouvoir planifier à l’heure »,
« Je croyais pouvoir planifier mes ressources par compétence »,
« Comment ça on ne peut pas faire la méthode de la chaîne critique dans cet outil » …
Si vous ne n’écrivez pas ce que vous souhaitez faire vous ne pourrez pas faire tout ce que vous voulez sauf à avoir beaucoup de chance. Mais cela n’est pas encore suffisant pour ne pas se tromper il faut maintenant évaluer les outils, nous allons voir pourquoi avec la seconde étape.
2 – Réaliser une matrice de sélection :
Une fois les besoins définis et regroupés par thème il va falloir faire la sélection du bon outil déjà sur le papier. Pour cela il n’est pas envisageable de tester tous les outils qui existent sur le marché (vous n’auriez pas fini votre sélection avant de nombreuses années).
Nous procédons de la façon suivante :
A partir de vos besoins, identifier les outils qui pourraient répondre à vos attentes (j’avoue cela est plus simple pour nous qui en connaissons de nombreux, mais il faut le faire)
Une fois les outils identifiés, scorer chacun de vos besoins en indiquant si l’outil couvre cette fonctionnalité (Yes/ No)
Si c’est « Yes » ce n’est pas terminé ! Est-ce de façon native ou bien de façon spécifique ? Ce point très important, dès que vous entrez dans du développement spécifique vous augmentez le coût de maintenance de votre outil pour le futur.
Comparer le score de vos outils pour construire votre short liste de façon objective.
3 – Ajouter un peu de ressenti pour départager votre « short list »
Cet outil que vous allez sélectionner sera votre outil de travail et celui de tous les acteurs projet. Il faut que vous soyez à l’aise avec et qu’il ne vous rebute pas.
Maintenant que vous tenez les 2 ou 3 outils qui peuvent répondre à vos exigences, demandez des présentations pour les voir, et si possible demandez à ce qu’un projet type de votre domaine d’activité serve de base à la démonstration
Testez-les, posez les questions sur tous les points que vous devez approfondir et ne vous contentez pas de « oui c’est faisable » mais sachez comment c’est faisable en « standard » ou « spécifique ».
Maintenant à vous de décider !
Sachez qu’il n’y a pas de « bonne » ou « mauvaise » solution PPM. Il existe une solution adaptée à vos besoins, vos objectifs à plus ou moins long terme et le niveau de maturité de votre organisation en gestion de projet.
Notre connaissance de l’environnement projet et les retours d’expériences que nous avons avec nos clients nous permettent chez Prodecys de vous orienter sur la solution qui vous correspond et qui vous accompagnera pendant de nombreuses années. N’hésitez pas à nous contacternous vous accompagnons à toutes les étapes de votre projet
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« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »
Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil de gestion de projet pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.
Bien choisir son outil de gestion de projet pour ne rien regretter ensuite !
Chaque jour de nouvelles idées apparaissent dans nos entreprises ce qui donne de nouveaux « Business cases » qui finiront pour certains en projets. Le nombre de projets à mener ne cesse d’augmenter, chacun devant répondre à des besoins stratégiques de l’entreprise (voir article : Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?).
Pour prendre les bonnes décisions dans ces choix stratégiques les éditeurs rivalisent sur ce marché, dont le volume peut être considérable compte tenu de l’enjeu pour les entreprises de prendre les bonnes décisions. Ces outils ont pour vocation de consolider les données du terrain recueillies au niveau des PMOs et/ou des chefs de projets pour faciliter la prise de décision.
Les différents outils PPM
La couverture fonctionnelle de ces outils peut être sans limite, d’où le besoin de bien savoir ce que vous attendez de votre outil pour aujourd’hui mais également pour l’avenir (on ne change pas d’outil PPM facilement, alors mieux vaut envisager l’objectif à moyen/long terme).
Nous pouvons classifier les outils PPM selon différentes catégories :
Alors comment bien choisir mon outil de gestion de projet ?
Pour bien choisir votre outil PPM nous procédons en 3 étapes, c’est notre expérience que nous allons vous partager.
1 – Définissez bien votre besoin :
Cela semble évident mais bien souvent le besoin est mal défini ou incomplet. Or, vous allez voir que pour la suite cela est déterminant, et il faut aller dans le détail car c’est là que se cachent toutes les embûches que vous rencontrerez plus tard. N’oubliez pas d’inclure dans l’équipe de collecte des besoins tous vos experts fonctionnels qui interviendront sur l’outil et qui ont des informations précieuses concernant leurs attentes.
Un exemple vécu à ce sujet avec une entreprise qui n’ a pas été accompagnée pour ce travail d’analyse
L’organisation a déjà une maturité projet avancée et utilise un processus appelé le « Stage & Gate » (voir notre article sur ce sujet), le choix de l’outil prenait bien en compte ces besoins :
L’outil sélectionné permet de faire du « stage and gate » mais pas la soumission de « gate » dans un workflow avec la notion de « gatekeeper ». Pourtant, cela aurait dû être une exigence exprimée au vu de l’importance de ce processus dans la méthodologie projet de ce client.
Vous voilà avec un outil qui va répondre partiellement à vos attentes et qui nécessitera un investissement supplémentaire pour être adapté aux réels besoins de l’organisation.
De nombreux autres exemples pourraient étayer cette première recommandation comme par exemple :
« Je pensais pouvoir planifier à l’heure »,
« Je croyais pouvoir planifier mes ressources par compétence »,
« Comment ça on ne peut pas faire la méthode de la chaîne critique dans cet outil » …
Si vous ne n’écrivez pas ce que vous souhaitez faire vous ne pourrez pas faire tout ce que vous voulez sauf à avoir beaucoup de chance. Mais cela n’est pas encore suffisant pour ne pas se tromper il faut maintenant évaluer les outils, nous allons voir pourquoi avec la seconde étape.
2 – Réaliser une matrice de sélection :
Une fois les besoins définis et regroupés par thème il va falloir faire la sélection du bon outil déjà sur le papier. Pour cela il n’est pas envisageable de tester tous les outils qui existent sur le marché (vous n’auriez pas fini votre sélection avant de nombreuses années).
Nous procédons de la façon suivante :
3 – Ajouter un peu de ressenti pour départager votre « short list »
Cet outil que vous allez sélectionner sera votre outil de travail et celui de tous les acteurs projet. Il faut que vous soyez à l’aise avec et qu’il ne vous rebute pas.
Maintenant que vous tenez les 2 ou 3 outils qui peuvent répondre à vos exigences, demandez des présentations pour les voir, et si possible demandez à ce qu’un projet type de votre domaine d’activité serve de base à la démonstration
Testez-les, posez les questions sur tous les points que vous devez approfondir et ne vous contentez pas de « oui c’est faisable » mais sachez comment c’est faisable en « standard » ou « spécifique ».
Maintenant à vous de décider !
Sachez qu’il n’y a pas de « bonne » ou « mauvaise » solution PPM. Il existe une solution adaptée à vos besoins, vos objectifs à plus ou moins long terme et le niveau de maturité de votre organisation en gestion de projet.
Notre connaissance de l’environnement projet et les retours d’expériences que nous avons avec nos clients nous permettent chez Prodecys de vous orienter sur la solution qui vous correspond et qui vous accompagnera pendant de nombreuses années. N’hésitez pas à nous contacter nous vous accompagnons à toutes les étapes de votre projet
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