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La gestion de portefeuille sans compter sur la chance

Gestion portefeuille

Complémentaires et répondant à des questions bien différentes, la gestion de projet constitue le socle indispensable à la gestion de portefeuille de projet, alors que la gestion de portefeuille de projets inclut les projets au sein de la Stratégie de l’entreprise et leur donne tout leur sens.

Si la différence entre gestion de projet et gestion de portefeuille n’est pas évidente pour vous, nous vous conseillons cet article sur les enjeux de la gestion de portefeuille.

 

Passer de la gestion de projet à la gestion de portefeuille de projets

Le passage de la gestion de projet à la gestion de portefeuille nécessite la mise en place d’outils permettant de consolider et suivre les informations majeures qui remontent des projets. Nous allons détailler un peu plus loin dans cet article quelles sont ces informations qu’il va falloir suivre sous forme d’indicateurs.

En plus des outils, il va vous falloir définir les processus d’arbitrage de portefeuille de projets, de sélection des nouvelles opportunités et donner une véritable légitimité à cette organisation et au portfolio manager. Nous abordons ces concepts dans notre formation dédiée à la gestion de portefeuille de projets.

gouvernance projetUn bon modèle de gestion de portefeuille regroupe les compétences du PMO : Project Management Office et Portfolio Management Office au cœur d’une même organisation. Ce pôle d’expertise est bien souvent en charge de la gouvernance des activités projet. Dans les organisations les plus matures, il arrive que l’outil soit géré au sein de ce PMO pour être au plus proche à votre méthodologie projet.

 

La valeur ajoutée du Chef de Projet en gestion de portefeuille

Si pour vous la mission du chef de projet laisse encore planner des zones d’ombres, Prodecys propose une formation complète de 3 jours qui vous permettra de mettre en pratique toutes les facettes du chef de projet.

L’activité projet est complexe et les conditions de succès peuvent être difficiles à réunir bien que les objectifs soient simples à exprimer.

  • Ordonnancer les activités dans le temps
  • Respecter le budget et les délais du projet
  • Gérer les risques qui pèsent sur le projet
  • S’assurer de la mise à disposition des ressources nécessaires à l’avancement du projet

Mais parmi tous ces objectifs, il en est un qui concerne particulièrement la gestion de portefeuille « fournir une vision de l’avancement du projet »

Cela implique l’industrialisation et la mise en place d’un système de partage des informations projets pour que les chefs de projet puissent facilement faire remonter les données de leurs projets.

Les outils de gestion de projets (PPM : Project Portfolio Management) sont conçus pour répondre à ce besoin. Mais attention tous les outils de gestion de projet ne sont pas des outils PPM, et ne vous permettront pas de faire de la gestion de portefeuille. Nous avons traité ce point concernant le choix des outils de gestion de projet dans un article complet : comment choisir son outil de gestion de projet ?

Le choix de l’outil et la façon de l’implémenter vont conditionner votre capacité à gérer facilement vos portefeuilles de projets. Le grand nombre d’outils présents sur le marché nous a conduit à en sélectionner 2 parmi les meilleurs (Planisware et Sciforma). Nous pouvons vous accompagner de la phase la plus précoce de votre réflexion jusqu’à l’implémentation de votre outil et le paramétrage pour répondre à vos règles métiers.

 

Mesurer la performance avec des indicateurs clefs (KPI)

kpi projet

Pour prendre les bonnes décisions, la gestion de portefeuille a besoin d’objectiver la performance des différents projets. Pour cela, la mise en place d’indicateurs clefs est un outil qui permettra d’alerter sur les dérives de certains projets.

De plus en plus d’entreprises organisent leur gestion de projet, mais encore trop peu analysent le résultat de leur effort. Selon Gartner, « non seulement les dirigeants du PMO ont besoin de mesures et d’indicateurs pour rendre compte avec exactitude des activités de leur organisation, mais ils doivent également faire la promotion de l’utilité et de la valeur du PMO pour l’entreprise ».

Il est important de définir ces indicateurs clefs, un trop grand nombre va générer de la confusion, il faut donc choisir ceux qui font consensus au niveau de l’entreprise.

Pour exemple, voici quelques indicateurs clefs (KPI) qui vont vous permettre de suivre la performance des différents projets :

  • Alignement budgétaire: cet indicateur va permettre de savoir si votre projet est en ligne avec le budget qui lui est consacré.
    • Comment : Le chef de projet doit suivre si les coûts réalisés sont en ligne avec les coûts estimés.
    • Intérêt : Le portfolio management pourra anticiper des budgets qui se libèrent (dépenses inférieures) ou au contraire des besoins de ressources supplémentaires.

 

  • Contribution aux objectifs (ROI): cet indicateur va permettre de connaitre la contribution du projet au chiffre d’affaires de l’entreprise par rapport aux investissements réalisés.
    • Comment : Le chef de projet doit anticiper les gains escomptés par le projet dans le temps et les comparer aux investissements nécessaires.
    • Intérêt : Le portfolio management a une vision des projets à plus ou moins forte plus-value financière et gagne en visibilité pour sélectionner les projets.

 

  • Respect des délais: cet indicateur donne la visibilité sur l’état d’avancement du projet, et permet d’anticiper les dérives dans le temps
    • Comment : Le chef de projet doit suivre le planning (Gantt) et notamment son chemin critique pour voir les impacts sur ses activités et la date de fin du projet.
    • Intérêt : Le portfolio manager peut anticiper d’éventuels retards de projet et maintenir son pipeline projets à jour.

 

  • Intérêt du projet: cet indicateur peut venir contrebalancer des indicateurs qui sont orientés strictement Finance et profitabilité.
    • Comment : Le chef de projet va côter son projet selon une échelle pour classer le projet sur différents critères (par exemple : avantage concurrentiel, renforcement satisfaction clients, réglementation, avantage concurrentiel …)
    • Intérêt : Ce/ces indicateurs permette(nt) de revaloriser des projets qui pourraient ne pas sortir profitables mais répondant tout de même à des besoins stratégiques de l’entreprise.

Avec le temps, certains indicateurs clés de performance de la gestion des portefeuilles de projets peuvent gagner en importance, tandis que d’autres deviendront secondaires.

 

Qu'y-a-t-il de pire que de prendre des décisions en étant mal informé !

Vous n’accepteriez pas longtemps de conduire un véhicule sans destination établie, alors pourquoi piloter ainsi votre entreprise ?

Comme vous pouvez le constater la mise en place d’une gestion de portefeuille robuste s’appuie sur toute l’organisation projet. Chacun a un rôle à jouer, que ce soient les Opérationnels au niveau des activités des projets, les Managers pour libérer et motiver les ressources, le Chef de projet pour organiser et remonter les informations, ou encore la Finance pour construire les modèles d’analyses financières. Ce n’est qu’une fois ces conditions réunies que la consolidation de des résultats au niveau du portefeuille de projet va vous permettre de faire les bons choix.

Prodecys est une structure issue d’un bureau de gestion de projet de l’Industrie, et a donc de ce fait une forte expérience terrain.

Nous apportons une expertise PMO globale avec du conseil, de l’accompagnement (organisme de formation) et des partenariats avec de véritables outils PPM. Ensemble cela donne une cohérence aux actions que nous mettons en place pour vous.

Portfolio management

prioriser projet

Comment et pourquoi prioriser vos projets ?

Bien faire les projets n’est pas suffisant pour assurer le succès des organisations, faire les bons projets est tout aussi important. Malgré le succès que peut être un projet vous comprendrez en lisant cet article comment celui-ci peut être un échec pour l’entreprise.
Enjeux de la gestion de portefeuille

Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.

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