Les risques à changer d'outil PPM

3 mauvaises raisons à changer d’outil PPM

« Personne n’a adopté l’outil »

La raison qu’on entend le plus souvent : « Personne n’a adopté l’outil ». Et vous pensez qu’en changeant les acteurs l’adopteront plus facilement ?

Revenons au fondamentaux et explorons le fond de ce sujet. Posez-vous des questions, demandez-vous pourquoi l’outil n’est pas adopté ? Le premier constat que l’on fait est le suivant : si l’outil n’est pas impulsé par le Top Management, effectivement il est plus difficile que celui-ci soit adopté. Si l’on ne donne pas les gains au quotidien aux acteurs projets, pourquoi l’utiliseraient-ils ? Si vous ne les avez pas impliqués dès le début du projet, alors l’outil sera moins enclin à une bonne adoption. Tout n‘est pas perdu, mettre en place un accompagnement est souvent plus efficace et moins onéreux que de repartir à zéro sur un nouvel outil, auquel vous trouverez ses travers aussi dans quelques semaines.

Eviter les problèmes internes

Prétendre qu’un changement d’outil PPM est un moyen d’éviter de traiter des processus inefficaces, une mauvaise communication ou une mauvaise gestion de projet, ne résoudra pas ces problèmes sous-jacents. Les outils PPM ne sont pas destinés à régler des problèmes organisationnels, vous pouvez essayer, cela rajoutera de la complexité à vos équipes et l’outil ne sera pas utilisé. Il n’est pas rare, que nous intervenions pour une formation sur un outil PPM, et souvent nous avons la question « très bien cet outil, mais qu’attend-on de nous ? ».

Il vous faut mettre en place des processus et une méthode de travail en amont que l’outil viendra appuyer, cela s’appelle la “gouvernance projet”.

Trop compliqué à utiliser

Effectivement, l’utilisation trop complexe d’un outil de gestion de projet engendre souvent des protestations quant à son utilisation, un refus ou un abandon de la part des utilisateurs. Mais pourquoi ne pas faire un audit de l’outil et des processus projet qui sait, on pourra certainement simplifier l’approche projet et optimiser l’utilisation de l’outil pour simplifier son utilisation ?

Savez-vous ce qu’implique de changer d’outil PPM ?

Je pense que l’on ne se rend pas compte, de ce que mettre en place un outil PPM implique en termes de ressources matérielles, humaines et budgétaires.

Lorsque vous mettez en place un outil PPM, cela nécessite une expertise externe et des ressources internes à l’organisation, qui vont consacrer du temps à la mise en place de l’outil. Changer d’outil mobilise des moyens, et nécessite d’impulser un nouveau changement (pas forcément nécessaire) : vous allez faire double travail et perdre de l’argent.

D’autant plus que si l’origine du changement est le manque d’adoption de l’outil actuel, les acteurs vont être plus réticents et plus méfiants. Pourquoi adopteront-ils mieux le prochain si vous reproduisez les mêmes erreurs ?

• Mauvaise sélection d’outil.
• Processus projet pas suffisamment robustes.
• Achat coup de cœur….
• Manque d’accompagnement des équipes.

Les risques liés à la migration des données et à la perte d’informations.

Si vous décidez de changer d’outil, il faudra récupérer les informations sur les projets en cours. Cette opération est bien évidemment nécessaire, mais pas sans risques : perte de données (des informations sur les projets en cours), incohérences (si les formats de données entre l’ancien et le nouveau système diffèrent), interruption des opérations, coûts imprévus, etc. La migration des données est une étape sous-estimée dans la phase d’implémentation d’un nouvel outil, mais celle-ci est déjà le premier frein que vous allez créer chez vos utilisateurs, qui vont voir ce travail comme une surcharge inutile.

Selon une étude d’Info-Tech Research Group, environ 30% des entreprises qui ont changé d’outil PPM ont rencontré des difficultés liées à la migration des données, notamment des pertes de données ou des erreurs de transfert.

Les risques liés à la résistance au changement.

C’est l’un des risques les plus courants et l’adaptation de l’équipe à cette transition est selon nous l’étape la plus importante, mais aussi la plus cruciale : résistance au changement, formation inadéquate, perte de productivité, etc.

Selon une enquête menée par le PMI (Project Management Institute), 57% des organisations ont des problèmes de résistance au changement lors de la mise en place de nouveaux outils de gestion de projet. Cette statistique montre l’importance de la gestion du changement lors de la transition vers un nouvel outil PPM, car les collaborateurs peuvent résister au changement ou avoir du mal à s’adapter à de nouvelles méthodes de travail.

Tout un travail de conduite de changement va devoir être fait. En moyenne, nous estimons que pour ce type de projet la conduite du changement dure entre 6 mois et 1 an.

Il est essentiel d’investir dans la formation de votre équipe pour vaincre la peur de l’inconnu et donner toutes les compétences à la bonne utilisation de l’outil.

Etablir une bonne communication sur les raisons du changement, les avantages attendus et le processus de transition. Les employés peuvent se sentir dépassés par leurs charges de travail et considérer que la mise en place d’un nouvel outil prendra trop de temps.

En fin de compte, un changement d’outil PPM doit être bien réfléchi. En évitant les décisions impulsives et en s’assurant que les raisons sous-jacentes sont valables. Il est essentiel de comprendre qu’un changement d’outil n’est pas une solution miracle pour tous les problèmes de gestion de projet, et que les défis et les coûts associés à cette transition doivent être pris en compte de manière réaliste.