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Comment choisir son outil de gestion de projet

Choisir Son Outil de gestion de projet -Prodecys

« Je pensais qu’avec un outil de gestion de projet je n’aurais plus ce type de problème et que je pourrais avoir une meilleure vision de l’activité des équipes et une meilleure collaboration dans les projets. La prise de décision est toujours complexe… »

Vous aussi vous envisagez de mettre en place un outil PPM pour faciliter la gestion de vos projets. Vous l’aurez compris, l’outil ne fait pas tout, les processus projets doivent être ancrés dans l’esprit de vos collaborateurs avant tout. Mais une fois cela fait, vous avez raison, il faudra choisir le bon outil, et voici notre méthode qui a fait ses preuves chez nombre de nos clients pour bien choisir votre solution PPM.

 

 

Bien choisir son outil de gestion de projet pour ne rien regretter ensuite !

Chaque jour de nouvelles idées apparaissent dans nos entreprises ce qui donne de nouveaux « Business cases » qui finiront pour certains en projets. Le nombre de projets à mener ne cesse d’augmenter, chacun devant répondre à des besoins stratégiques de l’entreprise (voir article : Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?).

Pour prendre les bonnes décisions dans ces choix stratégiques les éditeurs rivalisent sur ce marché, dont le volume peut être considérable compte tenu de l’enjeu pour les entreprises de prendre les bonnes décisions. Ces outils ont pour vocation de consolider les données du terrain recueillies au niveau des PMOs et/ou des chefs de projets pour faciliter la prise de décision.

 

Les différents outils PPM

La couverture fonctionnelle de ces outils peut être sans limite, d’où le besoin de bien savoir ce que vous attendez de votre outil pour aujourd’hui mais également pour l’avenir (on ne change pas d’outil PPM facilement, alors mieux vaut envisager l’objectif à moyen/long terme).

Nous pouvons classifier les outils PPM selon différentes catégories :

  1. Les outils collaboratifs: ce sont des outils qui permettent de favoriser la collaboration des équipes au sein des projets. Ces outils très simples d’utilisation permettent une adoption rapide mais ne couvriront pas les domaines comme : la gestion des ressources, le suivi des portefeuilles de projets ou l’aspect financier et budgétaire des projets.

 

  1. Les outils PMO « out of the box » : ceux-ci plus complexes à mettre en œuvre permettent de couvrir une grande partie des processus de la gestion de projet. Vous pourrez planifier, mais également analyser vos portefeuilles de projets, vérifier votre capacité en ressources, ou encore simuler l’impact de vos décisions sur l’intégration ou l’arrêt de projets/programmes. Leur prise en main implique un niveau de maturité projet plus élevé et peut nécessiter un accompagnement.

 

  1. Les outils PMO paramétrables: de même que les outils les plus performants des outils PMO « out of the box » ceux-ci vont couvrir tout le spectre fonctionnel de la gestion de projet. L’intérêt de ces outils est qu’ils ont la capacité d’être paramétrés pour s’ajuster à vos processus. Aussi, si vous avez une maturité projet déjà robuste avec des processus déjà bien établis, ces outils pourront s’adapter (voir notre article : Culture projet kezaco ?). Il sera nécessaire de vous faire accompagner par l’éditeur ou des partenaires certifiés pour adapter l’outil à vos activités.

 

  1. Les outils PMO type « ERP »: Il s’agit d’outils avec un niveau fonctionnel à la hauteur de leur capacité de répondre à toute la complexité des organisations. Ces outils peuvent non seulement répondre aux plus complexes exigences de la gestion de projet, mais aussi manager les activités connexes telles que le suivi de la facturation, ou encore des calculs de rentabilité totalement paramétrables … La contrepartie et qu’il vous sera nécessaire d’avoir en permanence un expert de cet outil pour vous accompagner dans son paramétrage et son administration.

 

Alors comment bien choisir mon outil de gestion de projet ?

Pour bien choisir votre outil PPM nous procédons en 3 étapes, c’est notre expérience que nous allons vous partager.

1 – Définissez bien votre besoin :

Cela semble évident mais bien souvent le besoin est mal défini ou incomplet. Or, vous allez voir que pour la suite cela est déterminant, et il faut aller dans le détail car c’est là que se cachent toutes les embûches que vous rencontrerez plus tard. N’oubliez pas d’inclure dans l’équipe de collecte des besoins tous vos experts fonctionnels qui interviendront sur l’outil et qui ont des informations précieuses concernant leurs attentes.

Un exemple vécu à ce sujet avec une entreprise qui n’ a pas été accompagnée pour ce travail d’analyse

L’organisation a déjà une maturité projet avancée et utilise un processus appelé le « Stage & Gate » (voir notre article sur ce sujet), le choix de l’outil prenait bien en compte ces besoins :

  1. #60 « Gestion de la méthodologie dite du stage & gate »
  2. #61 « Adaptation du stage & gate à notre modèle existant »

L’outil sélectionné permet de faire du « stage and gate » mais pas la soumission de « gate » dans un workflow avec la notion de « gatekeeper ».  Pourtant, cela aurait dû être une exigence exprimée au vu de l’importance de ce processus dans la méthodologie projet de ce client.

Vous voilà avec un outil qui va répondre partiellement à vos attentes et qui nécessitera un investissement supplémentaire pour être adapté aux réels besoins de l’organisation.

 

De nombreux autres exemples pourraient étayer cette première recommandation comme par exemple :

« Je pensais pouvoir planifier à l’heure »,

« Je croyais pouvoir planifier mes ressources par compétence »,

« Comment ça on ne peut pas faire la méthode de la chaîne critique dans cet outil » …

 

Si vous ne n’écrivez pas ce que vous souhaitez faire vous ne pourrez pas faire tout ce que vous voulez sauf à avoir beaucoup de chance. Mais cela n’est pas encore suffisant pour ne pas se tromper il faut maintenant évaluer les outils, nous allons voir pourquoi avec la seconde étape.

2 – Réaliser une matrice de sélection :

Comment choisir son outil ppm - Prodecys

Une fois les besoins définis et regroupés par thème il va falloir faire la sélection du bon outil déjà sur le papier. Pour cela il n’est pas envisageable de tester tous les outils qui existent sur le marché (vous n’auriez pas fini votre sélection avant de nombreuses années).

Nous procédons de la façon suivante :

  1. A partir de vos besoins, identifier les outils qui pourraient répondre à vos attentes (j’avoue cela est plus simple pour nous qui en connaissons de nombreux, mais il faut le faire)
  2. Une fois les outils identifiés, scorer chacun de vos besoins en indiquant si l’outil couvre cette fonctionnalité (Yes/ No)
  3. Si c’est « Yes » ce n’est pas terminé ! Est-ce de façon native ou bien de façon spécifique ? Ce point très important, dès que vous entrez dans du développement spécifique vous augmentez le coût de maintenance de votre outil pour le futur.
  4. Comparer le score de vos outils pour construire votre short liste de façon objective.

3 – Ajouter un peu de ressenti pour départager votre « short list »

Cet outil que vous allez sélectionner sera votre outil de travail et celui de tous les acteurs projet. Il faut que vous soyez à l’aise avec et qu’il ne vous rebute pas.

Maintenant que vous tenez les 2 ou 3 outils qui peuvent répondre à vos exigences, demandez des présentations pour les voir, et si possible demandez à ce qu’un projet type de votre domaine d’activité serve de base à la démonstration

Testez-les, posez les questions sur tous les points que vous devez approfondir et ne vous contentez pas de « oui c’est faisable » mais sachez comment c’est faisable en « standard » ou « spécifique ».

 

Maintenant à vous de décider !

Sachez qu’il n’y a pas de « bonne » ou « mauvaise » solution PPM. Il existe une solution adaptée à vos besoins, vos objectifs à plus ou moins long terme et le niveau de maturité de votre organisation en gestion de projet.

Notre connaissance de l’environnement projet et les retours d’expériences que nous avons avec nos clients nous permettent chez Prodecys de vous orienter sur la solution qui vous correspond et qui vous accompagnera pendant de nombreuses années. N’hésitez pas à nous contacter nous vous accompagnons à toutes les étapes de votre projet

Pourquoi Coacher Acteurs Projet

Comment et pourquoi coacher les acteurs projets ?

Coacher les acteurs projets c’est tout d’abord : optimiser l’outil essentiel d’une entreprise : l’humain.
La réussite de vos projets dépend grandement de la capacité de vos équipes à gérer leurs forces et leurs faiblesses que ce soit de manière individuelle mais également dans le collectif.
Dans cet article vous comprendrez comment et pourquoi coacher les acteurs projets.
Histoire et évolution gestion de projet

Histoire et évolution de la gestion de projet

Vous êtes vous déjà demandé d'où vient la gestion de projet ?
De nos jours les méthodes Agiles sont à la mode, mais à quoi ressemblaient les méthodes de management avant ça ?

Dans cet article vous en apprendrez un peu plus sur l'histoire de la gestion de projet et sur son évolution jusqu'à aujourd'hui.
Externaliser gestion de projet - Prodecys

Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Logo Hermes

La méthode Hermès

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion financière des projets

La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.
Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines et financières associées à ces activités.
Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.
En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Gérer les risques avec Planisware

Gérer les risques avec Planisware

Dans Planisware, les risques sont utilisés pour modéliser un potentiel coût supplémentaire ou un retard pouvant arriver dans un projet. Associé au processus de prise de décisions « Stage & Gate », cet outil permet de prendre des décisions éclairées.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
Kpi - Gestion de projet

Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
La conduite du changement

La conduite du changement

Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
Article Implémenter Une Culture Projet 3 De 3

Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
Article Implémenter Une Culture Projet 2 sur 3

Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
Implémenter Une Culture Projet 1/3

Culture projet kezaco ?

Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
Enjeux de la gestion de portefeuille

Gestion de portefeuille de projets, quels enjeux ?

La gestion de portefeuille de projets est utilisée dans les industries depuis de nombreuses années. L’industrie Pharmaceutique l’a même placée au cœur de sa stratégie. En donnant une vision globale des projets en cours, le portefeuille de projets permet de vérifier si les projets sont en phase avec les grandes options stratégiques.
Schéma sur la méthodologie du Stage &Gat

Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
shema-analyse-de-maturite-de projets

Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service du projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.

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