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7 Outils et Méthodes de Gestion de Projet

Outils Méthodes gestion projet

Entre les outils et les méthodes de gestion de projet il y a de quoi s’y perdre !  Cet article va vous aider à prendre connaissance des concepts que vous rencontrerez très souvent en gestion de projet et sur lesquels Prodecys a bâti son expertise pour vous accompagner.

 

Les méthodes Agile

Elles mettent en avant la collaboration, la flexibilité et la réactivité des équipes afin qu’elles puissent immédiatement s’adapter aux besoins du client.

Dans le manifeste Agile on retrouve plusieurs méthodes qui ont en commun :

4 valeurs :

  • L’interaction des individus au détriment des processus et des outils.
  • Un logiciel de gestion de projet adapté (Sciforma, Planisware, MSProject).
  • La collaboration avec les clients.
  • S’adapter au changement aux dépens du plan.

12 principes :

  • La satisfaction client.
  • Accepter les changements de dernière minute.
  • Fournir un logiciel opérationnel sur des cycles (de préférence) courts.
  • La collaboration permanente des acteurs tout au long du projet.
  • Confier le ou les projets à des personnes motivées.
  • Le dialogue en face à face est plus efficace.
  • Le logiciel de gestion de projet va être un repère dans le temps pour situer l’avancement du projet.
  • Un rythme de conduite du projet régulier.
  • Une rigueur dans la technique et la création.
  • Faire simple.
  • Responsabiliser les équipes.
  • Être plus efficace en adaptant les processus à intervalles réguliers.

Dans leur fonctionnement, les méthodes Agiles reposent sur la collaboration et la flexibilité des équipes qui devront s’adapter régulièrement à des évolutions dans leur plan du projet. Les acteurs du projet devront établir une relation favorable avec le client de façon à être réactifs face aux changements et aux imprévus.

 

Le diagramme de GANTT

C’est l’outil qui va vous permettre de représenter graphiquement les tâches de votre projet, leur enchaînement et les durées. Le graphique du Gantt se compose de 2 éléments : la colonne de gauche liste toutes les tâches du projet et l’axe horizontal avec l’unité de temps qui correspond à votre projet (jour, mois, semaine…).

 

Les composantes du diagramme sont les suivantes :

  • Les tâches qui sont représentées par un rectangle horizontal sa longueur va dépendre de sa durée en y indiquant la date de début et la date de fin.
  • Les jalons, symbolisés par des losanges qui se traduisent par une étape, un événement (exemple : signature d’un contrat).
  • Les liensde dépendances vont indiquer les tâches qui sont dépendantes : l’une ne pouvant être réalisée que si la précédente a été accomplie par exemple, ou deux taches devant commencer ou terminer en même temps.Outil Gantt

Cet outil va vous apporter une visibilité sur les différentes tâches qui composent votre projet, les dates de début et fin de chaque tâche et leur durée, les tâches interdépendantes et la date de début et de fin du projet.

 

La méthode Kanban

Le Kanban permet une représentation visuelle de l’avancement du flux de travail et une meilleure gestion des tâches dans une équipe.

Kanban, en japonais signifie étiquette. Une étiquette représente une tâche à réaliser qui est positionnée dans un tableau sur une colonne va dépendre de son avancement (par exemple « à faire », « en cours », « à tester » « terminées »).

Ainsi, chaque membre de l’équipe sait ce qu’il a à faire et partage avec les autres membres son état d’avancement, sa réussite ou pas et les problématiques rencontrées.

Outil Kanban

 

La méthode PERT : Program Evaluation and Review Technic

Cette méthode, qu’il ne faut pas confondre avec le diagramme de GANTT, vise à gérer les composants d’un projet sous forme de graphique en un réseau de tâches qui va mener à atteindre les objectifs du projet.

Comme pour le GANTT, vous devez au préalable découper le projet en tâches et estimer leur durée.

Le réseau PERT se compose de 3 éléments :

  • Les tâches représentées par des flèches correspondant à un code et une durée.
  • Les étapes qui sont le début et la fin des tâches. Sauf les étapes initiales et finales car chaque étape de fin est le début de la tâche suivante. Les étapes sont numérotées et représentées par un cercle.
  • Les tâches fictives représentées par des flèches en pointillés qui représentent les contraintes d’enchaînement entre les étapes.

Pert

L’objectif de la méthode PERT est d’identifier le chemin critique qui représente l’ensemble des tâches qui font la durée minimale du projet. Ce sont les tâches ou le chef de projet doit porter toute son attention.

 

La méthode Prince 2

C’est un processus d’approche qui met l’accent sur l’organisation et le contrôle du projet.

Chaque phase est soigneusement planifiée et les étapes sont structurées

La méthode Prince 2 repose sur 7 thèmes :

  1. Business Case : terminologies (output, résultat, bénéfice…), plan de revue des bénéfices, objectifs du Business Case.
  2. Organisation : enjeux, structure de management projet, parties prenantes, enjeux d’une stratégie de communication.
  3. Qualité : enjeux du thème, rôles de l’équipe revue qualité, technique de revue qualité, différences entre assurance qualité et assurance projet, entre attentes client et critères d’acceptation, description du produit du projet, description produit, registre qualité, stratégie de management qualité.
  4. Plans : enjeux, planning basé sur le produit, plan projet, plans d’une séquence, plans d’équipe, plan d’exception.
  5. Risque : terminologies (risque, menace et opportunité), types de réponse, procédure de gestion des risques, budget risque, cause, évènement et effet d’un risque, registre des risques, tolérance au risque.
  6. Changement : enjeux, gestion des configurations, budget changement, rapport des incidents, registre des incidents, contrôle du changement, procédure.
  7. Progression : enjeux, les 4 niveaux de management et reporting, contrôles basés sur les événements et le temps, séquence de management vs séquence technique, facteurs d’identification des séquences de management, tolérance/exception, journal projet, retours d’expérience, rapport de fin de séquence et de fin de projet.

Concrètement, cette méthode est faite pour garantir la livraison du projet dans les temps impartis, respecter le budget alloué et gérer au mieux les risques.

Vous avez aussi la possibilité de passer la certification Prince 2.

 

Les objectifs SMART

Avant de lancer le projet, vous allez obligatoirement définir ses objectifs. Les objectifs SMART sont là pour vous aider à les définir.

Afin que vos objectifs soient :

Spécifique : l’objectif doit être clairement défini et précis.

Mesurable : l’objectif doit pouvoir être quantifiable.

Atteignable : l’objectif doit pouvoir être atteint selon les moyens mis à disposition.

Réalisable : l’objectif est-il rentable ? Que va-t-il nous apporter ?

Temporellement défini : l’objectif doit pouvoir être atteint en un temps défini.

 

La méthode Waterfall

La méthode Waterfall (ou cascade) consiste à suivre une succession d’étapes, chaque étape menant à la suivante sans retour en arrière.

Ce modèle suit une série de six étapes :

  • Exigences : les besoins du client sont identifiés au démarrage du projet, afin de planifier les étapes suivantes sans l’implication du client jusqu’à sa livraison.
  • Analyse : les exigences sont analysées afin d’établir un cahier des charges fonctionnel.
  • Conception : planifier les étapes nécessaires à la réalisation du projet.
  • Mise en œuvre : réalisation du projet en suivant les besoins du client.
  • Validation : on test le projet de sorte qu’ils correspondent aux exigences du client.
  • Mise en service : le projet est mis en œuvre.

Méthode Waterfall

La méthode Waterfall est simple et logique, son organisation stricte facilite la détermination du budget, du temps et du travail requis pour le projet. Il s’agit d’une méthode séquentielle logique pour créer le meilleur produit final.

Il n’y a pas d’interaction avec le client, il recevra son projet une fois terminé.

En revanche, il est très complexe de prendre en compte les changements qui auront un impact sur toutes les phases en cours et à venir du projet, mais aussi sur les phases déjà validées, ce qui engendrera des retards et des coûts supplémentaires.

Par conséquent, il est préférable de l’utiliser lorsque le projet a une vision claire dès le début et que le client n’a pas la flexibilité de modifier la portée du projet une fois qu’il est lancé.

 

Dernier petit conseil, vous pouvez tester ces méthodes pendant un certain temps afin de trouver celle qui vous correspond le mieux selon le type de projets que vous devez mener.

 

Les équipes de Prodecys espèrent que cet article vous sera utile dans votre gestion projet. Nous pouvons aussi vous aider à optimiser vos méthodes avec nos formations

 

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La planification est essentielle au pilotage des projets. Bien souvent professionnalisée dans les grandes entreprises elle est délaissée dans les plus petites que ce soit pour des raisons de manque de compétences ou d’outils adéquats.
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Dans cet article vous en apprendrez un peu plus sur l'histoire de la gestion de projet et sur son évolution jusqu'à aujourd'hui.
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Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Logo Hermes

Connaissez-vous la méthodologie Hermès ?

La gestion de projet grâce à la méthode Hermès, vous connaissez ?
Si vous travaillez en Suisse, vous avez certainement déjà entendu parler de cette méthode, sinon vous êtes probablement plus habitués à entendre parler de PMI, de norme ISO ou encore de Prince2.
Nous allons vous éclairer sur cette méthode, moins connue, hors des frontières de la Confédération Helvétique mais très intéressante.
Gestion de projet Agile - Prodecys

Gestion de projet et agilité : les grands principes

L’approche Agile est née du constat d’échec des méthodes traditionnelles de gestion de projets informatiques, en particulier pour les développements Web, technologiques ou innovants.
Ces modes de développement basés sur des cycles courts et sur l’amélioration continue trouvent leur fondement dans les années 70 dans le « toyotisme ».
A cette époque on ne parle pas encore de méthode agile mais les préceptes sont établis. C’est dans les années 90, sous l’impulsion de Jeff Sutherland et de l’élaboration de la méthode qu’il baptise Scrum, que l’on commence à parler de méthode agile.
C’est une dizaine d’années plus tard, en 2001, que le Manifeste Agile donne ses lettres de noblesse aux méthodes agiles en édictant les 4 valeurs et les 12 principes qui les régissent.
Management du risque - Prodecys

Savez vous gérer les risques de vos projets ?

Bon nombre d’articles sur le web traitent des principes et de l’importance de la gestion des risques et en effet, ce serait une erreur de négliger cet aspect de la gestion de projet. Il est très important de garder l’idée suivante en tête : la prise de risque est inévitable pour tout projet.
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Comment mesurer le succès d’un projet ?

Le projet fait partie inhérente de la vie de l’Entreprise. Il contribue fortement à son développement s’il est aligné à la stratégie de l’entreprise et s’il est correctement mené. Le réaliser, c’est fixer des objectifs précis qui seront mesurés en termes de réalisations tout au long de son déroulement. Mais comment mesurer le succès d’un projet ? Sa réussite se limite-t-elle à l’atteinte de ses objectifs ?
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Au cours de la vie d’une entreprise, il est inévitable de devoir traverser de nombreux changements. Mais comment s'assurer que tout se déroule au mieux ?
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Prêt à mettre en place votre culture projet dans votre entreprise ?

Si vous avez lu nos 2 articles « Culture projet Kezaco ? » et « Pourquoi mettre en place une culture projet ? » et que vous souhaitez passer à l’action, nous y voilà ! Vous aurez compris qu’une culture projet ne se décrète pas, elle doit se construire avec le temps, être une volonté de l’organisation et seulement ensuite vous allez pouvoir récupérer tous les fruits de ce travail.
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Pourquoi mettre en place une culture projet ?

Si vous avez lu notre article « Culture projet kezaco ? », vous aurez compris qu’il existe un lien entre culture projet et culture d’entreprise. Il ne reste plus qu’un pas à faire pour établir le lien entre culture projet et stratégie d’entreprise.
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Dans cette première introduction à la culture projet, vous apprendrez comment faire la différence entre culture projet et projet. Vous comprendrez quel est son lien avec la culture d'entreprise et quelles sont ses fondations.
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Gouvernance Projet : Le Stage and Gate pour quoi faire ?

Comme beaucoup d’organisations vos projets prennent du retard, subissent des changements de dernière minute, ne sont pas toujours alignés avec la stratégie de l’entreprise ou l’attente du client ? 

Tout projet, qu’il s’agisse d’innovation produit ou pas, répond au moment de son lancement à un besoin stratégique et financier de l’entreprise. Le gestionnaire de projet va rencontrer différents aléas internes et externes à votre organisation qui vont impacter vos projets. 

Votre projet vous coûte cher, mais allez-vous avoir le retour sur investissement attendu ?
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Comment évaluer la maturité de la gestion de projets dans son organisation?

La gestion de projets regroupe un nombre important d’activités telles que la sélection des idées et des opportunités à intégrer dans votre liste de projets à mener.
On y trouve également l’arbitrage des projets qui est de la responsabilité du management de portefeuille de projets et recommande la direction à suivre pour les projets à lancer, arrêter ou mettre en suspens.
Gestion Des Ressources

Comprendre les concepts de la gestion des ressources

Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l’ensemble des domaines de la gestion de projet (périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains.
Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu’elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais.
Visual Management 2

Le Visual Management au service de la gestion de projet

Inspiré de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, le Visual Management a été récupéré par les méthodes “Agile”.
Outil d’anticipation, le Visual Management est le complément indispensable des outils PPM (Portfolio and Project Management). Le premier dédié au pilotage opérationnel, les seconds au pilotage stratégique du portefeuille de projets.

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